基层社保档案规范化管理分析

摘 要：众所周知，基层社保工作的重要价值和意义是不言而喻的，关于基层社保档案规范化管理工作则显得至关重要。基层社保档案作为具有利用价值和保存价值的有效记录和凭证，其在推动我国社会保险事业的健康发展中发挥着不可替代的重要作用。本文将就基层社保档案规范化管理进行深入的分析和探究。

关键词：基层社保;档案管理;规范化;管理策略

社會保险是关系国计民生的事业，是我国民生管理与发展工作中不可或缺的重要环节，而基层社保档案的管理工作是为我国社会保险事业发展提供有力保障的渠道和方式。以下是笔者结合自己多年相关工作经验，就此议题提出自己的几点看法和建议。

1 关于基层社会保险档案管理工作的概述

基层社会保险，不同于商业保险，其本身是带有公益性质的，不以获得收益为目的。在开展社会保险事业的过程当中，社保工作真正关心到了广大人民群众的切身利益，其从具体且现实的方面来解决人民群众的生活顾虑。

何为基层社会保险档案，顾名思义，其指的是对投保流程进行详细的记录，对被保险人在投保过程中所发生的各种变动情况随时进行记录、变更和总结，通过档案这种真实存在的凭证方式来证明被保险人的确与相关社保单位存在着保险合作关系，社保单位有责任和义务在被保险人需要保险帮助时提供服务。

2 基层社会保险档案管理工作的价值

基层社会保险档案管理工作对于社保单位和被保险人双方的利益都起到了很好的维护作用。负责社会保险档案管理工作的部门可以根据被保险人或者社保单位的实际需求来随时调取和查看保险合同的情况，为双方维护各自利益以及明确各自保险关系提供有力的凭证，此外，通过对社会保险档案进行管理，也有助于国家各项保险政策工作的开展和落实。还有，基层社会保险档案管理工作还有一个至关重要的价值和作用，那就是借助档案的记录有效降低了社会中骗保案例发生的概率，为骗保案例的审理与解决提供真实的参考依据。

3 基层社保档案规范化管理工作中出现的问题

1）基层工作人员业务能力有待提升。根据笔者的调查和了解，发现我国当前一些基层社保单位存在着人员岗位职业分配不清的情况，特别是在一些乡镇地区，甚至没有专职的社保档案管理人员，而社保档案管理工作则是由其他部门的工作人员来兼职管理。此外，笔者还了解到从事基层社保档案管理工作的人员在业务能力上面存在着很大的欠缺，其具体体现在以下几个方面：第一，基层从事社保档案管理工作的人员年龄都偏大，他们的档案管理意识以及档案管理技能都比较传统和落后，而且他们不愿意去学习一些新的管理方式，结果大致他们所负责的社保档案管理工作的规范性非常低。第二，一些基层单位并不是很重视基层社保档案管理工作，对于相关岗位上的工作人员也未能进行及时的指导和培训。第三，基层社保档案管理工作相对比较枯燥乏味，一些年轻人进入到这一工作岗位之后总在想办法转岗或者调动工作，导致档案管理岗位上的人员流动性非常大，社保档案的整体管理水平难以提升。

2）社保档案分类不清楚。在基层社保档案管理工作中，分类不清楚是一个非常普遍性的问题，其具体体现在：保险档案的年份混乱、档案书写格式不统一、社保档案装订规章不合规、档案归置位置不恰当、档案里面缺少该有的标记等等。

3）档案管理制度在基层的落实效果不理想。虽然国家部门出台的档案管理制度逐步趋于完善，但是，档案管理制度在被落实到实际工作中时却未能实现理想的档案管理效果。笔者了解到，在基层社保档案管理工作当中，虽然也都在积极落实信息化管理，但是因为受到自身条件的局限，诸如人员业务能力、软硬件设施、管理规章制度等等因素的影响，这些都在不同程度上影响着档案管理制度的落实效果。

4）规范化升级脱离了现实档案管理需求。基层社保档案管理工作一直都在积极迎合上级的指令和规定，其将关注点中放在了如何做能够达到规定和要求，我们不能对基层社保单位作出的行为一概否定，但是，很多基层社保单位的确忽视了自身的实际情况，盲目迎合，将很多并不适合自身档案管理工作的设施强制应用其中，导致最终结果不仅没能达到预期的效果反而影响到自身档案管理工作质量的提升。

5）基层社保单位的档案管理配套设施落后。一些基层社保单位在档案管理配套设施方面存在着显著的落后情况。笔者在了解的过程中发现，部分基层社保单位安排用于档案存放的空间非常有限，一些并没有录入到信息档案管理体系中的档案分散存放，并没有按照固定的顺序来及时归档和存放，这很容易导致档案资料的丢失，即使档案资料被保存下来，但是也非常不便于档案资料的查找。

4 如何提升基层社保档案管理的规范化水平

1）全方位提升基层社保档案管理意识。要想提升基层社保档案规范化管理水平，其不仅仅是相关部门和工作人员应尽的义务和责任，其更需要从整体上提升广大人民群众对基层社保档案的认知水平。相关部门和工作人员应该积极利用当前新媒体方式，利用公众号、网站以及各种APP等宣传手段和方式来普及社保档案管理工作的重要性，提高大众对社保档案管理工作的关注。

2）加强对基层社保档案管理工作人员的培训力度。基层社保档案管理工作人员是负责档案管理工作的一线人员，他们的业务能力以及综合素养在很大程度上影响着档案管理工作的整体质量。相关部门必须要重视起这一点，结合自身的实际情况，积极为相关工作人员提供参加培训的机会，帮助和引导他们更好的提升自己的业务能力，进而实现提升档案管理规范性的目的。

3）积极引进和应用先进的档案管理设备和信息化管理系统。信息化管理是未来基层社保档案管理工作的主流发展方向，基层社保单位必须要积极引进和应用先进的信息化管理系统，同时积极引进和应用各种先进的档案管理设备，推动基层社保档案管理水平的提升，从根源上解决之前传统管理模式下遗留的档案资料丢失或者档案资料查询困难等问题。

4）建立起科学合理且明确的档案规范化管理流程。笔者建议，基层社保业务主管部门应该考虑将档案管理工作成绩纳入年终目标管理考核体系当中，将档案管理工作质量作为重要考核标准之一。各重要的是基层社保业务主管部门必须要结合当地社保档案管理工作的实际情况，建立起一套适合自身工作需求的规范化档案管理流程，为实际档案管理工作提供重要的参考依据，确保所有档案管理工作都是有章可依、有章可循的。其中，主管部门必须要高度重视起居民基层养老保险和医疗保险的档案资料的关系，因为这两项档案资料直接关系着广大人民群众的切身利益，一定要竭尽全力降低安全隐患。

5 结束语

综上所述，伴随着我国社会保障体系的不断完善，基层社保档案规范化管理的需求和标准将会变得越来越高，我们必须要高度重视起档案管理工作，要全力保障好广大人民群众的切身利益。

参考文献

[1]姜楠.初探社保档案管理的创新途径[J].劳动保障世界，2018年.

[2]范晶.论社会保险业务档案管理工作的信息化[J].办公室业务，2017年.

[3]王连营.信息技术在社保档案管理中的应用研究[J].明日风尚，2018年.

[4]鲁艳丽.论新形势下社保业务档案工作规范化建设[J].办公室业务，2017年.

作者简介

李刚（1985-），男，汉族，河北泊头，助理馆员，本科，研究方向：档案管理。