对于档案管理规范化的几点思考

摘 要：当档案的急速发展与社会对于档案的需要一直增长，档案管理已从单纯的存档变为实施各种各样的新技术和方法来开发与使用档案资源来满足大众对档案的要求。因而，必须注重档案管理的标准化，以使档案的管理变得越来越具有科学性。本文对如何做好标准化的档案管理提供了一些思考。

关键词：档案管理;规范化

档案是对自然，社会和人类思想和知识的总结，并且领有丰硕的自然和社会信息资料。档案管理是需使用科学的原理和技巧来执行的，以及提供档案信息为各种各样的社会实践所服务。其任务是科学地管理有价值的档案，用来实现大众对于档案信息的需求。随着国家各种经济和社会企业的迅速发展，人们越来越关注于获取，检查，分析和研究档案。处于这样的情况下，作为档案管理单位，如何规范档案管理，使档案能够得到充分利用，并为知识创新，经济发展和社会生活服务，已成为档案管理专业人员认真考虑的重要问题。关于档案管理的标准化架构，我认为以下方面应做得很好。

1 现状分析

目前，档案任务的现状主要包括：1）人员流动性大，业务知识水平低，新时期档案工作能力较差。2）单个文件有很长的延迟并且是随机的，即使是已排序的文件也存在诸如分类，分组，分类和错误排序等问题，这给文件的管理和使用带来了一些困难。3）部分单位的档案容纳室比较粗糙，房屋陈旧，防尘，防潮，防盗，和防火等基础设施条件差。4）借阅和注册不规范，使用文件效果不佳。这些原因的存在将对档案的平安和高效率的使用有着的直接影响。认识到这些问题，尽可能避免它们并在实际工作中解决它们将有助于标准化档案管理。

2 管理标准化

档案管理的规范化是社会主义现代化中档案管理的要求，是档案管理的一个方向。首先是严格遵守标准。各级档案管理部门和档案管理人员必须努力提高国家档案局制定的标准，包括档案和仓库标准，档案保护和设备标准以及档案的收集和处置，评估，统计，开发和使用标准，档案描述标准等。按照标准化要求进行工作，使标准化国家档案管理得提供了坚实的根底。二是建立扎实的问责制。需要定义职责，以便每个档案管理员都可以承担责任，为工作，工作，责任，权限和评估设定标准，并清楚地区分奖励和惩罚。第三是目标管理的介绍。每个单位的档案管理应使用国家档案的总体目标和要求，以检查工作质量。

3 专业人才培养

随着变革的不停的深化和科学技术的提高，档案管理对其专业性的突出日益提高。因而，档案管理人员需要具备宽泛的专业理论以及全面的素质，才能够高质量完成档案管理中的任务。为了提高整体质量，档案管理人员首先需要在学习和操作的同时结合他们的工作实践，同时要特别注意和掌握计算机科学和信息文化，同时要提高业务质量。并拥有完善的档案管理人才网络文化。第二个目标是积极参与相关培训，以达到业务水平进步。在新的形势下，档案管理员需要感到紧迫感和危机感，或者不希望跟上时代的要求，踊跃加入继续教育，把理论时刻更新，提高相关水平能力。

4 基础设施

具有良好办公条件的单位应为档案空间留出足够的空间，以分隔办公室，阅览室和仓库，并让档案工作有着优秀的工作环境。做到“三防铁”（防铁门，防铁柜，和防铁窗）“八防措施”（防火措施，防潮措施，防鼠措施，防高温措施，防光措施，防霉措施，防虫措施，防盗措施）。购买并使用现代管理工具改善档案工作环境，例如，计算机，记录器，打印机，多功能打孔器，扫描仪，装订机等。

5 科学管理

随着信息社会中电子档案的数量迅速增加，对在Internet上使用档案信息的要求变得越来越严格。根据档案管理的要求，档案馆加强对单位记录的收集，评估，描述和提交的监控和管理，并确保每个单位产生的电子记录具有真实，完整和有效的保存价值。同时，研究电子档案的接收，存储和使用技术方法以及电子档案的管理设计方法，以完成档案信息处理的电子化，信息存储的数字化，实时信息的收集，信息服务的利用网络，并积极宣传档案与多媒体的大数据资料。临时档案馆应接收电子档案，进行对不同类型的档案数字管理，踊跃开发适当的全部数据和多媒体大数据库，尽快完成对全文档案查询的需求，并持续在服务效率和质量上取得进步。全方位增强档案管理任务旨在于是有意识的认识档案的角色，帮助经济发展和社会进步。需要加强档案的开发和使用以及信息交流。一是加强档案业务管理。除了努力收集，编译，评估和存储文件外，档案管理人员还应着重于档案的归档，检索和研究，编译适当的检索工具以及开发和改进档案和档案等参考系统。第二个是加强文件保留，并准备向用户提供他们所需的文件。重要或有价值的档案应提供微型或重复副本，而不是原始档案。第三个目标是加大档案和储存设施的建设的力度，降低由于外部因素所造成档案的破坏。档案馆的管理還必须与社会需求同发展，开掘创新技巧来更有效地服务，使其更加科学化并且能够为社会主义现代化而效力。

6 开发工作

增强档案资源研究，开发与利用，为达到有效运用档案资源提供快速便捷的内部服务的前提。档案人员应当需要探究现实情况，集中精力调查档案，档案中有用的资料的以积极开发，制作有用的管理检索工具，给予大众一个良好的档案服务。做好档案借阅服务。提供了要求提供档案资料和信息的付费服务，指明调查程序，收费标准和查询范围，并修改了封闭档案，以开放在线查询以进行标准化档案管理。编辑和研究档案是根据用户需求进行的，经过对档案的剖析和对给定主题的研讨，可以对于档案中包含的许多资料能够搜索，集成，检索等。并编入各种档案参考资料中，以使档案信息资源更加准确，系统和简化，以方便档案使用。编辑和研究档案具有诸如主动性，科学和系统内容的使用，搜索和使用的简便性和永久性等优点，是开发和使用档案信息资源的一种改进模式。因而，鼎力开发研究工作，能够为档案管理任务提供全方位，系统化与科学形式存在的数据，有助档案工作的规范化发展。

7 结束语

档案管理作为人类知识和信息资源传播的一项任务，在社会发展和进步中存在着重要角色。良好的档案管理模式是加大部门工作质量和效率提升的前提，也是确定部门绩效和管理水平的重要标准。标准化的档案管理能够持续提高单位管理水平，不仅能够完成档案管理本身的价值的实现，而且能够在整个经济发展和社会进步中有着重要的奉献。

参考文献

[1]杨杰.事业单位档案管理规范化措施探讨[J].中外企业家，2020（02）：139.

[2]周婷.新形势下档案管理工作的规范化思考[J].现代经济信息，2019（23）：105.

[3]李光磊.浅谈人事档案管理的重要性[J].中国标准化，2019（22）：232+234.

[4]杨颖，聂红梅，张鑫.大数据背景下高校科研档案管理规范化路径探析[J].内蒙古科技与经济，2019（17）：26-28.

作者简介

王海蓉（1985-），女，汉，湖南省武冈市，本科，邵阳市燃气总公司办公室。