社会保险档案管理存在的问题及其解决方法分析

李秋果

摘 要：为了使我国的社会保障体系越来越完善，工作人员应当重视档案管理，提高档案管理能力。为此，本文先说明社会保险档案管理存在的问题，然后针对性的提出改进方法，提出档案管理人员应当提高管理意识、构建专业的档案管理队伍、应用先进的管理手段、完善档案管理体系，从而提升档案的管理能力。

关键词：社会保险;档案管理;信息开发

随着档案管理体系的不断完善，社会保险的档案管理体系也随之变革。社会保险的档案管理主要针对的是保险机构在办理保险的过程中所形成的各种具有一定价值的档案，包括纸质档案、电子文件、视频图片等。工作人员应当加强对这些档案的管理，为保险事业提供信息支持，为需要保险的人民提供帮助。

1 社会保险档案管理存在的问题

1）管理意识有待提升。我国社会保障体系在不断完善的同时，管理人员的思想觉悟也应当随之提升。但是，社保体系的建设工作中，领导更加关注的是社保的业务工作，有时会忽略对档案管理的关注，因此在资金的投入与宣传开发上面缺乏一定的支持，从而导致社保档案的人员在意识上面没有得到明显提升。同时，我国部分地区缺乏专业的社会保障管理机构，某些档案管理者并不是专业的档案管理人员，因此对于档案管理的意识并不高，没有提供足够的管理技术支持，增加了社保档案的管理难度，降低了管理人员的工作效率。

2）管理队伍人员不足。社保档案管理是一项极为复杂的工作，一个专业的档案管理团队可以为社保档案的管理提供安全保障。我国一些省级、市级的社保机构基本拥有完善的档案管理团队，但是在一些地方的社保机构中，为了减少在社保档案管理方面的资金投入，管理者降低了对人才的综合要求，因此在部分部门中仍然缺乏专业性强、能力高的管理人才。同时，档案管理工作颇为复杂，尤其是保险方面的档案管理工作，任何一个环节的疏漏就可能导致工作整体出现错误，因此，档案管理的工作人员需要承受很大的工作压力，影响了管理人员的工作效率。

3）管理手段较为传统。多头管理是现代社保档案管理工作中的一项重大难题。这种传统的管理手段源自社保业的不断发展中，社保档案涉到的层面较多且极为复杂，因此会对工作人员开展工作造成影响。如，某些参保人的社保档案存在于多个部门中，参保人如果要想对自所有的社保档案进行查询，就需要去各个部门进行档案查询，这样的方式过于麻烦，耗费时间也较长。同时，部分社保机构没有拥有充足的信息技术，增加了参保人员进行档案查询的难度。

4）管理制度不统一。在最近几年社保业的发展中，很多档案管理部门为了提升自身的档案管理能力，其开始向着制度化、科学化、标准化的目标发展，因此各个地区的社保档案部门也纷纷制定了全新的管理制度。这些制度虽然提升了工作人员们的管理能力，但是，这些地区的社保机构因为地区差异，其实行的管理制度也没有得到统一，因此存在着一定程度的差异性，所以很多参保人在离开当地前往另一个地区时，要办理社保也较为麻烦。

2 社会保险档案管理存在问题的解决方法

1）提高管理意识。社保机构想要提升档案的管理水平，就应当在档案部门的工作人员心中树立正确的管理意识，解放他们的思想，从而提升管理人员的积极性。为此，工作人员应当加强各级社保档案管理部门的宣传工作，以此提升社保檔案人员的管理意识与法制意识。通过良好的宣传可以让档案管理人员明确其工作的重要性与必要性，使其重视社保的档案管理工作，让他们可以端正自身的工作态度，经常进行工作经验与业务知识的交流工作，做到合作发展、共同进步。此外当地政府也应当提供经济、政策等方面的支持，这样可以为社保档案部门的工作提供保障，使社保事业蒸蒸日上。例如，2019年，河南省开封市社保局积极迎合市档案局的号召，认真学习《中华人民共和国档案法》等政策文件，以“记录一生、服务一生、保障一生”为核心思想在市民之家的二楼展厅进行了社保档案的宣传活动，工作人员精心制作了宣传展板，让市民可以近距离感悟档案管理文化，感受到档案管理的魅力，使人们深刻理解社保档案管理的重要性，也提升了管理人员的个人意识。

2）构建专业的档案管理队伍。社保档案存在着广泛性、规范性、变动性以及权益性的四个特点，因此社保档案的管理人员应当拥有较强的个人素质。所以，管理者应当注重人才的招聘、培养以及管理。首先，档案部门中应当拥有健全的用人机制，招聘的档案人员应当用拥有专业的工作能力与职业技能，并扩大档案管理团队。其次，管理者应当定期邀请档案管理的专家对工作人员进行全面的培训，使工作人员可以掌握各种先进的档案管理技能，提升他们的工作质量以及工作效率。最后，还应当做好管理精神的培养工作，管理者应当培养员工拥有爱岗乐业的工作态度以及与积极奉献的工作精神，从而缓解员工的工作压力，使他们可以为参保人提供更加优质的服务。例如，2018年，辽宁省大连市档案馆的工作人员就对当地各个机构的档案工作人员进行了全面的培训，包括业务能力、计算机操作、档案的收集与整理等，使工作人员掌握了档案管理的核心技能，同时，管理人员还将《档案法》、《保密法》以及《社会保险法》作为员工学习的主要内容，通过让这些员工学习法律法规来培养他们的自觉性，使其拥有良好的法律意识及社会责任感[1]。

3）应用先进的管理手段。先进的管理手段需要先进的科学技术作为支持，而在现代社会中国，最常见的管理技术就是信息管理技术。管理者应当增加对档案管理部门的投资，使这些工作人员在面对社保问题时可以井然有序的处理。例如，2018年，上海市社保局进行了档案管理技术的全面改革，其邀请专业的工作人员建立了档案数据库，利用微光档案管理软件为社保的参保人进行立卷与归档工作，通过网路软件将参保人的信息输入到“云”中，并建立官方网站来让参保人进行直接的数据查询，参保人只要使用网络就可以自行查询，通过这样的方式，工作人员的工作压力得到缓解，参保人也不需要花费过多的时间与精力，节省了工作时间，也为人民提供了更为优质的服务。

4）完善档案管理体系。一个健全的管理体系可以保证员工的工作态度，激发其工作的积极性，避免他们在工作中出现问题，因此，管理者应当根据当前管理局的实际情况来构建档案管理体系。例如，2018年，舟山市社保局为了提升其服务能力，管理者严格按照档案室的创建标准开展了档案室的建设工作，其完善了基础设施，并提供业务建设与利用服务，全面普及信息技术的运用，拓展当前档案管理在社保机构中的功能，实现了社保档案管理工作的“信息共享化、服务大众化、需求扩大化、资源多样化、载体多元化、保存集中化、库房规范化、监督制度化。”的目标，从原本传统的横向管理体系向着多级的纵向服务一体化体系进行延伸，推动了社保档案管理工作的开展，取得了良好的改进效果[2]。

3 结论

综上所述，在社会保险的档案管理工作中，工作人员应当明确其存在的问题并及时进行优化改正。经过上述内容可知，社会保险是人们生活中必不可少的一部分，所以工作人员应当保证社保档案的完整性、有效性，使社会保险业可以更快更好的发展，为参保人的生活提供保障，为社会的稳定发展提供帮助。

参考文献

[1]姚金玉.社会保险档案管理存在的常用问题及其解决方法[J].劳动保障世界，2018（30）：56.

[2]钱均.社会保险档案管理存在的问题及其解决方法研究[J].办公室业务，2018（13）：180-181.