文书档案管理中存在的问题及对策

侯莉

摘 要： 本文简述了文书档案管理中存在的主要问题，并提出了几点有效的解决策略，希望能为企业的未来文书档案管理工作提供一些参考。

关键词： 文书档案;管理;问题与对策

【中图分类号】G275.2     【文献标识码】A     【文章編号】1674-3733（2020）01-0298-01

一个企业想要获得长久的发展，其文书档案管理工作是非常重要的，不仅体现出了企业的档案管理水平，更重要的是通过规范化的文书档案管理工作提升了企业的整体工作效率。但从实际情况看，当前的文书档案管理工作依然存在这一些问题，需要管理人员对这些问题进行深入分析才能最大程度的提升其档案管理水平，为单位的发展奠定基础。文书档案管理工作覆盖到了多个方面，包括信息的收集整理、归档、催办以及后续利用等。想要让企业获得长效发展的动力，就必要保证文书档案管理的工作质量与效率，因此对其过程中产生的问题进行深入分析是极其必要的。

1 文书档案管理中存在的主要问题

1.1 文书工作与档案工作的衔接

文书与档案之间的工作具有一定联系，虽然分工不同但在实际的工作过程中有较多的需要衔接之处。实际的工作中二者应该互相配合，在形成分体式管理体系的同时也能对一些工作细节进行完善。分块管理的制度是文书与档案工作的进行基础，这也是各类企业在日常运行中主要采取的档案工作形式，但这种方式在一定程度上却使得文书与档案工作出现了衔接不到位的问题[1]。实际的工作中经常会出现文书人员档案意识不强、档案人员不考虑文书实际工作的现象，从而影响了工作之间的衔接配合。

1.2 档案员素质偏低

很多企业的档案管理员由于没有经过专业的档案培训因此在对档案的处理方面缺少专业知识，无论是分类还是立卷工作都出现了较多的问题，已经无法满足实际的档案管理需要。另外一些档案员虽然有上岗资格证，但却缺少后期的持续教育，导致对新式技术应用以及最新的政策理论等全然不知，其所应用的知识体系严重落后，影响了档案工作的发展速度。在当下的信息时代，在计算机的辅助下进行文书档案工作已经成为了社会发展的未来趋势，对于档案人员来说不仅要强化其相关的知识技能培训，更要学会刘勇新技术来实现工作的标准化与规范化。

1.3 领导对文书档案工作的重视程度不够

相较于其他国家我国的文书档案工作发展较晚，尤其是企业的行政管理部门更是在近几年才有意识的招聘相关人才，起步较晚的实际情况使得多数员工缺乏对于文书档案工作的认识，导致了一系列由于不规范工作造成的问题。很多大企业的领导对于文书档案采取放任自流的态度，认为只要存在这个部门即可，缺少科学的管理流程使得其浪费了大量的人力物力。

2 文书档案管理中问题的解决策略

2.1 注意文书与档案工作之间的衔接变化

文件与档案的质量是在进行文书档案工作时应重点注意的问题，由于二者之间的联系较为紧密因此要注重二者之间的工作衔接环节以保证工作质量与效率。实际的工作过程中应提高对于文书档案管理工作的重视程度，在有文书资料产生或需要文书档案管理工作参与其他工作细节时能够将这些资料进行正确的归档与立卷，从而实现两种类型的工作环节的协调统一[2]。以文件审核环节为例，包纸张大小、格式等都是需要认真核查的细节，避免出现字迹模糊以及乱涂乱改的现象。为了最大程度的提高管理水平不仅需要保证档案工作的完整度与对应文件信息的应用价值，还应做好材料的前端收集工作并按照相关的要求对新增档案进行登记。

2.2 强化部门间的互动从而有序开展文书档案工作

只有保证文书档案的收集有效性才能保证文书档案的工作质量，这就需要企业的各个部门强化沟通与互动，让文书档案管理人员能在了解部门信息的过程中找出其中存在的问题，在保证材料信息掌握及时性的同时提高文书档案管理的工作水平。另外文书档案工作还应该保证规范化与标准化，在结合企业未来发展方向与阶段发展目标的基础上制定合理的文书档案管理的工作计划，从而实现工作的现代化发展。

2.3 完善管理机制以提高文书档案管理效果

当前我国的市场经济体制仍然处于不断完善的状态，因此想要保证文书档案管理工作能顺利推进最基本的就是管理机制的建立，以更好的为未来文书档案管理工作提供标准与指导。不仅要将其规定与程序细化，还应在工作展开的过程中保证其可操作性与实用性，从而满足企业的实际发展需求。以公文签发为例，应按照发布的公文签发条例的相关程序才能保证文件的发放有效性。在检查的过程中应对字体、字号以及公文装订情况进行检查，规范化的管理有助于提升文书档案管理的工作水平。

2.4 强化管理人员培训以提升其综合素质

管理人员的队伍建设是保证管理工作能够顺利进行的前提，因此应加强对于工作人员的培养，使其掌握最新的管理方式与管理理念，为其综合素质的持续提升做好铺垫。新员工在入职后企业应对其进行系统的岗位培训，保证让所有员工都能持证上岗，以保证工作的规范化与标准化。在实际文书档案管理工作中不仅应该重视档案的收集工作，更要对文字的规范性与字迹等进行检查，检查合格后才能进入下一步。另外应尤其注意档案与文书工作的管理协调性，包括文号、发文范围以及标题文字等，这些细节问题需要认真核对后才能遵循相关程序对文件进行登记，保证归档的准确性。

2.5 提高对文书档案管理工作的重视

部分企业的领导对文书档案管理工作缺乏最基本的重视，严重影响了工作的未来发展。针对这种情况不仅需要从管理细节入手提高其管理水平，更需要提高员工对于此类工作的认识，思想改变的情况下实际的行动才会改变。作为企业的领导应认识到文书档案管理工作的重要价值，提升对工作环节的重视程度才能提高工作质量。

结语：综上所述，企业的档案管理水平与文书档案管理工作的工作质量有着密切联系，甚至决定了企业的未来发展状态。不仅领导要认识到文书档案管理工作的价值，还应对文件的完整性以及使用价值进行深入分析，满足各个部门对于文书档案的管理需求，以完善其管理规章制度。，从而保证文书档案的最大化利用。

参考文献

[1] 叶莉.法院行政文书档案管理面临的问题及应对之策[J].浙江档案，2019，（8）：60-61.

[2] 李静丹.新形势下加强事业单位文书档案管理工作的思考[J].办公室业务，2017，（6）：123，107.