高校财务电子档案管理探析

王立新

摘 要： 近年来，随着互联网应用领域的拓宽，互联网给我们的生活和工作带来了很多便利。而我国高等学校的财务管理也成功地将网络应用于工作之中，高等学校财务电子档案的管理已经被普遍的使用，并有完全取代传达财务档案管理的趋势，具有很多优势和特点得以广泛应用，并将在未来的高校财务管理中发挥越来越大的作用。

关键词： 高等学校;财务电子档案;管理

【中图分类号】G270.7     【文献标识码】A     【文章编号】1674-3733（2020）01-0297-01

在电子与信息技术高度发展的今天，处于知识前沿的高校的会计电算化已广泛应用。而由会计电算化产生的，蕴含着高科技的档案存储介质，就是财务电子档案。它不仅体积小，容量大，而且易于查阅和传递，而备受青睐，做好这些财务电子档案的管理工作，进行有效的保管、维护和利用，充分发挥其便捷、高效的作用，在高等职业院校的财务管理应用中将越来越广泛，作用不可忽视、不容替代。

1 财务电子档案与纸质档案比较优势所在

传统的财务档案管理工作就是将学校的所有财务记录交由财务人员进行分类处理，按照时间顺序将所有记载用文字记录下来，并以纸质文档档案形式加以保留。这种传统的财务档案管理形式不仅耗费巨大的人力物力，也可能由于工作疏忽造成在财务档案归档过程中文件丢失或材料不完整，具有一定的缺陷，而现代高新科技的产物—财务电子档案，较之传统的财务档案，有了许多新的特点。

（1）与传统财务档案管理相比，财务电子档案的存贮介质具有多种形式。可存贮于可读写的磁性介质中，还可直接刻录为不可擦写的光盘，也可打印输出存贮于纸质材料中。

（2）财务电子档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递。

（3）财务电子档案的体积小，容量大，占用存储空间小，不易丢失和损坏。

（4）财务电子档案易于计算、分析，方便、快捷。

（5）财务电子档案内涵广泛。不仅包括票据、记账凭证、账簿、报表等传统会计档案，还包括会计电算化中的各种系统软件和应用程序等等。

2 财务电子档案管理的主要形式

高校财务电子档案管理的主要形式主要有以下几种。

（1）财务电子档案能够提供财务档案信息方便快捷的服务方式。数字化的财务电子档案信息可以通过网络等现代技术实现远程利用，提供方便快捷的财务档案信息服务方式和途径。

（2）财务电子档案能够使不同载体形式的财务档案信息得到转化与再现。根据财务档案载体形式的不同，可以将电子文档、录音、录像、幻灯、照片等各种形式的财务档案信息经过数字转换，并再现其它载体档案信息的真实内容，既加强管理又方便应用。

（3）财务电子档案为财务管理水平的提高奠定基礎。在当今信息化和数字化技术飞速发展的时代，档案信息数字化是财务电子档案管理发展的必然趋势和方向，财务档案数字转化工作有利于财务信息的推广，为财务管理水平的提高做好基础准备。

（4）财务电子档案为财务信息体系的完善创造条件，随着无纸办公和电子文档的普遍应用，财务电子档案与纸制档案共同组成完整的财务档案信息库，为财务信息体系的完善创造条件。

3 高校财务电子档案的现代管理

财务电子档案的现代管理是指运用现代技术手段对财务电子档案实施有效管理，包括四个环节即财务电子档案的收集、整理、保存和利用。

3.1 财务电子档案的收集

（1）设定固定的收集区间。一般可视业务量大小，按月、季或年度来设定;也可以视具体项目周期长短，实行分段、分项或全程设定。但必须注意保证收集区间连续、无间断。

（2）制定固定的数据收集程序。选用质量好、可靠性高的贮存介质，备份所有财务数据，存贮于磁性介质，并刻录于光盘，确保备份的一致有效，必要时还可打印备份于纸质介质;同时应在磁性介质上，附加其运行的语言程序版本及操作环境标识，作为以后复现时的参照。

（3）制定软件环境更替的收集程序。在更换新程序软件时，应首先备份原有的操作系统及语言运行程序，以备旧资料的往复查询。对转换前的初始数据备份，确保无误后，再做谨慎转换。

（4）制定硬件更新的收集程序。详细记录微机主板的级次、型号，内存的大小、硬盘的容量以及外部设备的配套类型等，有时还可记录下微机的品牌和使用起、止期。更新后，视储存条件的许可，尽可能留存一套完整的设备，预防意外。

3.2 财务电子档案的整理与保存

财务电子档案的整理与保存是其管理的关键，关系到整个管理工作的有效性。不仅需要兼具财务、档案和现代电子技术知识的专业人员来管理，而且还需根据各种介质的特性，实施不同的整理与保存措施。

（1）贮存的磁性介质。磁性介质档案应远离磁场或者专设磁场屏蔽柜，以防消磁，丢失数据。收集的双备份，应载明操作员姓名、运行环境和形成时间，连续顺序编号，再分放于不同储柜，以防意外。

（2）贮存的光盘介质。光盘介质档案对储存环境的清洁度要求较高，需要专用的防尘储柜;光盘的保护膜应完好无损，防止的盘面磨损、刮擦;每张光盘应附有硬质护壳，避免挤压损毁，不可读取。

（3）贮存的纸质介质。纸质介质是电子介质的辅助文本，多是打印输出，字迹由墨粉形成，见光、受潮易模糊、淡化，因此要注意避光和防潮，置于背光、干燥处。

3.3 财务电子档案的利用

财务电子档案的充分利用是电子介质新载体、高科技特性的全面展现，也是档案管理有效性的最终体现。财务电子档案具有密集性和微化性，需要配套有较高性能的复现媒体，方能充分发挥其效能。

（1）财务电子档案的查阅。查询帐目，可直接利用微机检索，参照版本记录标识，打开相应程序和运行环境进行读取，省时、快捷。但磁性介质易于修改，所以要专设查阅微机，提供只读方式查阅界面，防止不法修改。使用双备份中一个盘面，保证另一盘面的无介入、封存性。

（2）财务电子档案的计算与分析。财务电子档案的数据汇集，通过微机计算，集成产生多项分析结果。但因其涉及的盘面多，范围广，存有潜在危险，因此应指定专业人员，在内控专用机器上调阅、操作，避免实在危险。同时还要注意各介质的运行环境，以免不同软件带来的误差，生成错误的分析。分析结果一经得出，可以直接打印、复制或传送，为决策者提供迅速、快捷、详尽的数据信息。

结束：随着数字化、信息化时代的到来，财务电子档案会有不断的新发展，档案管理工作者要紧跟时代步伐，不断更新知识结构，使财务电子档案的效能得以充分发挥，更好的为高校的财务管理服务。

参考文献

[1] 闭线林.新时期高校档案信息化建设探析[J].山西档案，2014（5）：69-71.

[2] 蔡雪，韩莹.数字环境下高校档案管理工程探析[J].兰台世界，2013（35）：66-67.