文书档案管理工作的创新方法分析

摘要：通常而言，单位文书档案是一个信息储存库，能够为单位未来各项工作的开展提供一个相对科学的参考依据。但是，如何才能管理好这一信息储存库，转变档案管理理念，实现管理模式以及服务手段的创新，則十分考验档案管理人员。在此这种背景下，对文书档案管理工作进行探讨，从多个层面进行创新，使得档案需求主体能够快速、便捷、准确地获取到需要利用的信息不仅具有理论意义，也能够为相关主体提供实践指引。文章对此予以研究，提出自己的观点，希望能够实现精细化管理、现代化管理以及创新化管理的目标。

关键词：创新方法;文书档案;标准;专业化

一、文书档案管理创新的现实意义

（一）继续发挥文书档案价值，促进单位发展

文书档案中的信息资源能够为单位管理者、决策者提供决策依据，增强单位决策的科学性。尤其是对于重视文书档案编研、文书档案专题建设的单位，文书档案的这种价值更是会被无限放大。新时期，创新文书档案管理模式，能够为单位管理者、决策者提供更为全面的信息咨询服务。

（二）减少文书档案管理成本，避免文书档案管理边缘化

过去一段时间内，部分单位内部文书档案管理效率低下、质量不高，消耗人力、物力以及财力的同时，没有取得应有的效果，导致单位管理者逐渐忽视文书档案管理工作。为了避免陷入这种恶性循环，进一步让全员认识到文书档案的价值，减少文书档案管理成本，必须要创新文书档案管理模式。

二、文书档案管理中存在的常态问题

（一）文书档案管理机制需进一步理顺

伴随单位工作目标、工作内容以及工作量发生变化，文书档案的数量也会随之增加，文书档案管理人员面临着新的挑战。然而，部分单位由于尚未理顺文书档案管理机制，对于文书档案管理各个流程的分工不明确，导致管理工作出现无序化、不规范化、不标准化的现象。一是尚未明确不同种类文书档案的管理标准，存在格式不统一、标准不统一的问题，影响了文书档案管理质量。二是尚未出台具体的管理细则对档案收集、管理、服务、借阅、销毁、更新的内容进行明确，各个档案管理人员按照不同的标准开展工作。尤其是对于部分涉及政策文件、法律法规类的文书档案而言，如果不能及时进行销毁和更新，会影响单位的决策。

（二）文书档案管理信息化程度不高

当前，部分单位尚未借助信息化工具搭建文书档案管理网络体系，不利于减轻档案管理人员的工作负担。一是文书档案管理系统与OA系统、财务系统、合同管理系统以及其他信息系统之间无法实现数据关联，难以打造“一体化”的文书档案管理模式以及服务模式。在这种环境下，文书档案的归档效率、检索效率以及利用效率都会大幅度下降。二是文书档案数字化进程缓慢，许多文书档案仍然以纸质类的方式保存，不利于实现对文书档案的长期保存。尤其是对于部分涉及单位财务管理、合同管理类别的文书档案，其是单位未来审计工作和维权工作的基础，一旦丢失，会给单位造成难以估量的损失。三是文书档案安全管理工作滞后，容易受到黑客、木马等网络病毒的影响而导致档案管理工作瘫痪。

（三）文书档案人员的专业化程度有待提升

总体而言，近些年来随着各个单位愈发重视文书档案管理工作，文书档案管理人员的综合能力有了不错的提升。但是相较于档案馆、图书馆等专业化的机构，大部分单位文书档案管理人员的专业化程度仍然不高。一是部分单位培训工作欠缺科学性，过于重视理论化教学，忽视从实践操作的视角对文书档案管理人员予以培训。二是部分单位培训工作没有紧贴本单位文书档案的种类，与单位实际不匹配，难以提升培训实效。

三、文书档案管理工作的创新方法

（一）理顺文书档案管理机制

单位要立足于本单位实际情况理顺文书档案管理机制，推动文书档案管理标准化、规范化以及科学化。一是要对文书档案资料进行分类整理，区分不同种类文书档案的档案属性。同时，对于不同类型的文书档案，应当明确不同的归档格式，做到重点突出。二是要立足于政策法规、上级规章制度来尽快出台相关的管理细则，确保各个管理流程有机衔接，为档案管理人员提供指引。单位尤其是重视文书档案销毁以及文书档案更新工作，确保文书档案内部信息资源的有效性。同时，要通过制度建设来明确分工，避免出现分工不明、责任推诿的问题。三是对于电子类以及纸质类档案，应当采取“双轨制”的管理模式。

（二）综合利用多种信息技术，创新文书档案管理模式

单位要借助信息化工具搭建文书档案管理网络体系，创新文书档案管理模式。一是要确保文书档案管理系统与OA系统、财务系统、合同管理系统以及其他信息系统之间能够实现数据关联，确保文书档案管理人员可以直接通过档案管理系统检索并收集其他系统的文件信息，减少不必要的管理环节。二是要推动文书档案数字化进程，配置高速扫描仪、微缩相机等硬件设施的同时，结合单位实际完善档案管理系统的功能，及时对纸质文书档案进行数字化转化。三是要重视文书档案安全管理工作，将新型的区块链技术、云加密技术、数字加密加密应用到文书档案管理领域，夯实文书档案管理的基础。

（三）提升文书档案人员的专业化程度

单位要做好文书档案管理人员的培训工作，结合单位实际来优化培训内容，全方位提升文书档案管理人员的综合能力。一是要进一步应用案例教学、实践模拟等方式来对档案管理人员进行培训，做到理论与实际相贴合。同时，要注重对文书档案管理人员进行信息化培训，不断适应档案事业信息化的发展趋势。二是要重点围绕单位当前文书档案的种类以及文书档案管理中存在的不足来进行培训，避免培训形式化。

四、结束语

单位要遵循“质量第一”“与时俱进”“大胆创新”的基本原则，严格文书档案管理程序，加强指导监督，满足档案需求主体对于文书档案多层次的需求。具体而言，一是要理顺文书档案管理机制;二是要综合利用多种信息技术，创新文书档案管理模式;三是要提升文书档案人员的专业化程度。

参考文献：

[1]李晓莉.浅谈文书档案管理信息化建设利用率和安全保护[J].农家参谋，2019 （21）：170.

作者简介：唐欣（1980.03-）女，汉族，籍贯：辽宁省清原满族自治县，学历：本科，毕业于吉林大学，职称：助理馆员，研究方向：档案管理。