提升办公室文书档案管理工作的有效路径

武庆霞

【摘要】办公室文书档案管理工作对于企业整体工作的开展有着重要的作用，在新时代，应该通过有效的手段提升档案管理工作的效率，为企业的发展提供助力。本文从办公室文书档案管理工作的问题入手，探讨提升办公室文书档案管理工作的有效路径。

【关键词】办公室文书  档案管理工作  路径

办公室业务是单位工作中一个重要的环节，承担了很多重要的职责，办公室工作水平直接影响了单位的工作效率。办公室工作中，文书记录了单位的发展、业务情况和人事变化以及重要会议记录等信息，是单位后续工作的重要参考，文书档案管理工作有着十分重要的作用。

一、办公室文书档案管理工作常见的问题

想要有效改善办公室文书档案管理工作，需要先对其中的问题进行掌握，下面对其工作中的不足进行分析：

（1）很多单位对于办公室文书档案管理工作的重要性认识不够，因此对这项工作不够重视，领导层面将文书档案管理工作作为一项常规的工作，布置相对简单的任务。办公室文书档案管理工作的重要性还没有被办公室管理人员和档案管理人员意识到，工作人员只是把相关的资料进行整理和保存，并没有深入的挖掘这些资料和数据的实际价值。

（2）辦公室文书档案管理工作制度不健全，没有明确的操作流程。工作人员只是将资料整理成档案，粗略的进行分类。因为工作松散，还会导致档案内容不符、部分档案遗失的情况。并且因为制度不健全，责任不明确，当工作中出现问题的时候，存在互相推脱责任的情况。因为缺乏工作依据，导致档案管理工作存在各种问题，无法真正的发挥其实际作用。

（3）因为对办公室档案管理工作重视度不够，因此在人员安排上也会选择素质一般的工作人员，单位认为这个岗位是个“闲职”，不需要专业的技术和能力就可以胜任。虽然办公室工作对人员的要求较高，但是这个岗位很少设置专业的档案管理专业人才，很多单位会将一些年龄较大的人安排到这个岗位上，因为缺乏工作积极性，导致文书档案管理工作效率低下。

二、提升办公室文书档案管理工作的有效措施

办公室作为单位处理各项事务的核心部门，对单位内部的工作有着非常重要的作用，文书档案中会详细的记录办公室各种较为重要的事务和数据，为后续开展工作提供有效的参考和数据支持。

（1）单位领导应该认识到办公室文书档案管理工作的重要作用，在日常的工作中，提升对其重视程度，尤其是办公室的主管领导，要深入的挖掘文书档案管理工作的实际价值，主动的带领工作人员对文书档案管理工作进行创新和改革，根据实际的工作重点，有计划的安排文书档案管理工作的各项部署，同时在工作中还要强化对档案管理工作的监督和指导，及时改正发现的问题。在工作中要不断的总结和完善档案管理工作，让文书档案管理工作真正的发挥其实际的价值，促进办公室工作的更好发展。

（2）单位建立完善的办公室文书档案管理制度体系。在现代社会发展过程中，办公室工作过程中产生越来越多的档案信息，要确保对其相关档案信息进行充分利用，就必须进行档案管理制度的科学制定，首先要制定科学全面的文书档案管理工作制度，将各部门和文书管理工作有效的融合，明确文书档案管理部门的责任，并且要求各部门进行积极的配合。保障文书档案管理的准确性和全面性，提升文书档案管理工作的效率和质量。主管领导应该明确文书档案管理工作的工作责任，工作人员要规范对档案进行收集和整理，按要求将档案进行细致的分类，并保证文书的字迹清楚、文书标准、页面齐全且排序正确，有明确的编码，确保办公室文书档案细致有条理，易于查询和操作。并且实行岗位责任制，对于每个岗位都明确其工作职责，如果出现问题对相关的责任人进行处罚，避免因为责任不明确造成的工作混乱。

（3）想要提升单位办公室文书档案管理工作的水平，只有规范的制度是不够的，还要对档案管理工作的管理模式进行创新和改革。现在社会科学技术发展迅速，各行各业都在广泛的应用信息技术，档案管理工作中有大量的数据和资料，如果只是依靠纸质档案或者简单的电脑备份，那么在应用的时候还是无法满足实际工作的需求。办公室文书档案管理工作中应该充分的利用现代化的设备和技术，更为科学的进行文书档案管理工作。工作人员可以利用网络在线上收集各部门资料，利用计算机技术处理资料后进行归档保存，能够清楚的了解档案文件的种类、内容和汇总情况，能够提高档案管理的工作效率。工作人员还可以利用各种新技术和新型管理软件，制作文书档案的电子检索系统，能够快速准确的寻找查询的档案。档案管理人员还可以将部分档案进行资源共享，其他部门可以在网上就可以查阅自己权限范围内的档案资料，大大提高了工作效率。

（4）提高办公室文书档案管理工作人员的整体素质。文书档案管理人员作为档案管理工作的具体执行者，其职业素质以及档案管理水平也会直接影响到整个文书档案的管理效果。提高工作人员的专业素质，提高档案管理工作的质量，为其他部门的工作提供有效的保障。同时要提高工作人员的思想观念，认识到本职工作的重要作用，在工作中严格按照规章制度完成日常工作，并且通过学习和培训不断自高自身的业务能力和计算机能力。能够充分的利用网络技术提升文书档案管理工作的工作效率和工作水平。

三、结束语

办公室文书档案管理工作对单位的发展有着重要的作用，因此在实际的工作中，主管领导应该加强对文书档案管理工作重视度，完善文书档案管理工作的管理制度，提升档案管理工作人员的整体素质，规范档案管理工作，在工作中利用信息技术和计算机，让档案的存储和查询更科学、更便利，进一步提高办公室文书档案管理工作的工作效率和整体水平。

参考文献：

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