基于用友资产管理系统的设备信息化管理平台建设与应用

刘平

随着企事业单位资产规模的增大，传统的资产管理模式已不能适应发展需要。无锡市公共实训基地资产管理系统是基于用友资产管理系统开发建设的，通过相关功能模块的配置与应用，实现了资产管理的信息化、科学化、精细化，大大提高了管理效率。

无锡市公共实训基地作为政府投入建设的公益性培训平台，随着建设和发展的推进，资产规模日益庞大，种类繁多，存放地点分散，传统的资产管理方式已不能适应发展要求。为实现资产管理各环节的信息化管理，无锡市公共实训基地使用了用友资产管理系统，根据实际情况对相关功能模块进行了开发配置，以满足使用要求。

一、系统初始数据设置

系统使用前，首先需要输入初始化信息，包括人员、组织结构、设备类别、位置、用户权限等信息。

（一）人员信息

人员信息包括：编码、姓名、所属部门等。组织结构信息包括：组织编码、组织名称、下设部门等。

（二）设备类别

设备类别包括：土地、房屋及构筑物，通用设备、专用设备、家具用具、电子产品及通信设备等分类。用户可以根据实际情况添加、删除分类及其子类。

（三）位置

位置是指设备的存放地点，根据实际情况分别设置了楼号、楼层、及房间，为每个存放地点设置了唯一编码（如图1所示）。

（四）用户

用户是指系统的操作者，用户信息包括：用户编码、名称、登录密码、身份（与其对应人员信息关联）、角色及其对应权限。用户的登录密码，由系统随机生成，首次登陆时，需修改密码。角色包括：系统管理员、领导、库管员、采购员、实训管理员。其中实训管理员是设备的直接责任人，负责设备信息的维护、设备采购、入库、维修等环节的操作，其具体职责如图2所示。

二、设备登记卡片信息维护

设备卡片记载设备的基本信息，设备与卡片一一对应，主要包括：设备编号、设备名称、使用部门、设备类别、位置、价值、投用日期、录入日期、规格、型号等。

（一）设备新增

设备新增可以单条纪录直接录入，也可通过Excel批量导入。单次录入设备条目数较少时，可选择直接录入，在设备卡片界面选择“新增”功能下的“自制”即可。设备条目数较多时，可选择批量导入。在设备卡片的“导入导出”功能中选择“Excel导出”即可导出模板，然后在模板中批量输入设备信息。输入完毕后，在设备卡片的“导入导出”功能中选择“Excel导入”，选择已录入设备信息的Excel文件，即可实现批量设备信息导入。

（二）设备信息查询

在设备卡片中选择“查询”功能，输入查询条件，即可查询到满足条件的设备信息。值的一提的是，对于新增设备，除了在系统中录入设备信息外，还需要打印“新增设备交接表”，由设备负责人签字确认。根据此需求，我们在系统的输出模板中，设置了“新增设备交接表”打印模板。这样用户在设备卡片查询界面中，点击“打印”功能下的打印清单，即可打印新增设备交接表，如图3所示。打印模板可在模板编辑中进行编辑，具体操作为：在动态建模平台？客户化配置？模板设置-集团中选择：资产管理？资产信息管理？设备卡片？输出模板中点击“打印清单”，即可进入模板编辑器，进行该模板的配置，如图4所示。

系统还允许将查询到的设备信息，以Excel文件的形式导出系统。在资产管理？资产信息管理？设备台账中点击查询功能，输入查询条件，即可查询到所需的设备信息。然后在打印功能中，选择输出为Excel文件，即可实现设备台账的输出。

三、设备维修

为实现设备维修过程的信息化、精细化管理，同时便于后期对设备历史维修情况的查询，我们在系统中配置了设备维修流程，实现设备维修过程在系统中留痕。具体流程是：实训管理员作为设备的直接負责人，先就需维修的设备制作维修工单，维修过程如需领用物料，则填写计划物料；然后由技术部门对需维修情况进行审核，经领导批准后，仓库员进行“材料出库”，并从系统中打印材料出库单，由领料员签字确认；维修完成后，由实训管理员填写维修情况，并流转设备使用部门对设备维修情况进行确认，最后由实训管理员验收确认。具体的工作流配置，如图5所示。

四、零备件采购

在设备维修、使用过程中，经常需要采购相关零备件，种类、数量繁多，大部分零备件单价不大，但日积月累下来量较多，总额就大了。为实现对零备件采购、入库流程的有序管理，我们在系统中配置了相关流程：由实训管理员制请购单，经领导审批后，实训管理员将该请购单转为采购单；然后线下进行采购，采购完成后，实训管理员进行到货单维护，到货验收；验收完成后，进行入库操作，仓库员签收。具体流程，如图6所示。这里的请购单需要领导审批，则需要配置审批流：实训管理员制单后，由其部门负责人审批，如图7所示。

五、设备借用归还

之前的设备借用归还，是采用手工借条的形式，若借用时间长了，容易遗忘。特别是在设备管理责任人更换，又没有做好借条交接时，就容易导致账实不符，甚至设备遗失。为了实现设备借用归还的有效管理，我们在系统中配置了设备借用归还流程，如图8所示。

具体流程如下：

设备借用时，实训管理员制作“借用申请”单，填写借用设备的相关信息，再由该设备区域维管单位确认申请，然后可以打印出“实训资源借用转移单”，签字确认，这样可以实现纸质流程与电子流程同步。“实训资源借用转移单”是根据单位实际情况，在输出模板编辑中进行配置的，借用设备的一些信息通过系统变量从系统中读取，包括：借用人、部门、填表时间、设备名称、设备编号、设备型号、数量、审批意见、原存放地、现存放地等。如图9所示。

实训管理员把借用申请单转为资产借用单，资产借用单上的“使用位置”必须填写为“原存放地”，否则按原存放地查询该设备时，就查询不到了。我们变通地把设备的“现存放地”填写在“备注”里。

设备归还时，实训管理员制借用归还单，并由借出维管单位确认。同时，从系统打印一张借用归还单，签字后与之前的借用单一起归档。

配置了工作流后，工作流在执行过程中，工作任务里会有相关通知信息，通知下一步的操作者进行相应的操作，这样可以提高沟通效率。

六、耗材出入庫

除了一卡一物的固定资产，还有大量的耗材、零备件需要管理。我们开发了系统中的库存管理来实现对耗材的出入库管理，这样耗材使用情况在系统中可随时查询，大大提高了管理效率。

（一）新增物料

首先要添加物料的基本分类，具体操作为：在动态建模？基础数据？物料基本分类-集团）中添加物料基本分类。然后在物料-业务单元中新增物料，填写物料名称、编号、型号、计量单位等信息。

（二）物料分配

对于新增的物料需要做分配，可在物料-业务单元？分配中选择“向导分配”，根据提示完成操作。

（三）入库

物料信息准备好后，就可以进行相关物料的入库操作。新增一条入库记录，填写入库物料的信息，包括仓库名称、出入库类型、业务员、部门，物料名称，数量等，并打印入库单，签字确认。

（四）出库

在需要领用物料时，需要进行出库操作。新增一条出库记录，填写出库物料信息，保存后从系统中打印“库存材料出库单”出来，由领用人签字。

（五）库存量查询

物料信息录入系统后，即可实现库存量、出入库情况等方面的信息查询。具体操作为：在供应链？库存管理？现存量中，点击“查询”，设定查询条件，即可查询到需要的物料信息。

随着该信息化管理平台的建设与应用，我们有效地实现了设备管理各环节的高效管理。设备信息全部录入系统，实现一卡一物，方便查询，便于清点，为实现“账实相符”提供了基础；设备维修实现审批、物料领用、维修验收等环节的信息化管理，避免了不必要的维修，并提高了维修效率；设备借用归还，实现系统留痕，有据可查，并在接近归还时间进行提醒，确保了设备“物归原主”；零备件采购管理及出入库操作，实现了流程在使用者、管理者、仓库管理员之间的自动流转，并提供了便捷的查询服务，大大提高了工作效率。

作者单位：无锡市高技能人才公共实训管理服务中心