高校会计档案电子化发展问题研究

陈甲智

摘   要：在新时代下有效地推进高校会计档案电子化，不仅能够提升档案管理的效率，在一定程度上节约管理的成本，而且对于跟上时代的发展都具有十分重要的意义。文章根据当前国内高校会计档案管理的工作实际，在分析了会计档案电子化内涵的基础上，并且着重研究了会计档案电子化实施的必要性以及可行性，明确地指出了我国高校档案电子化的道路上所面临的困境，并且针对性地提出了相应的解决对策。

关键词：会计档案;电子化;管理

1    高校会计档案电子化的内涵

在综合会计档案的标准规范、特征认知以及电子化的一般概念后，可以得出高校会计档案电子化的内涵，高校会计档案电子化就是在科技日新月异的今天，以信息技术作为根本从而实现将会计信息的载体由传统的纸质媒介向电子化媒介进行转化，并且实现高效管理会计档案的目标[1]。高校会计档案电子化不是简单地把会计档案的内容进行信息化和数字化，而是想要协调传统的纸质档案与电子档案的关系，从而更好地发挥出电子化档案在当今快节奏社会中的作用和优势。

2    高校会计档案电子化可行性分析

2.1  制度保障

近年来，实施并发行的文件中明确强调了电子档案的重要地位，对电子档案的管理也作出了明确的规定，而这为电子档案在未来的实施提供了一定的制度规范，为了会计凭证取得等全过程的电子化也奠定了坚固的基石。

在高校会计工作中，源于外部的主要原始凭证是发票，但是自从国家税务总局积极地推进电子发票的工作进程，并且给出了相关的指导意见后，各个高校已经开始逐渐接受新的发票形式，虽然仍然是将其转化为纸质凭证进行保留，但是这一做法却为电子发票存档在制度上提供了重要保证[2]。

2.2  技术保障

高校会计档案的电子化实行还是要依靠信息化的发展水平，虽然高校会计档案未来一段时间的发展可能还是要依靠电子发票等外部凭证的电子化以及相关的电子签名、网络报销等系统技术的普及程度，但是就目前来讲还是以内部为主。一般高校会计核算工作都使用符合财务要求的软件进行制作会计凭证并且生成财务报表，与此同时，为了保证软件的正常使用以及文件的保密和安全，都会定期地对软件、系统进行维护。所以当前高校会计电算化的普及已经为档案电子化的到来铺垫了一定的技术基础。可以模仿会计档案电子化的试点单位仅使用电子形式保存内部信息产生的原始凭证，并且使得原始凭证与记账凭证产生联系从而避免打印记账凭证，另外，可以通过软件的权限控制以及文件保存的独立从而最大限度地保证电子档案的安全性。

3    高校会计档案电子化必要性分析

3.1  降低管理成本的必然选择

高校会计档案的记账凭证通常采用的是印刷精细、成本高的纸张并且打印耗费很大，由于会计档案的保存年限很久，所以一定程度上造成了纸质档案的数量庞大并且占据很大的空间。但是电子会计档案一般具有高密度存储的特征而且不会造成资源和办公成本费用的浪费。

3.2  提升管理水平的必要方式

针对当前电子档案的推行问题，国家档案局已经明确的提出了要提升电子会计档案的管理水平。其中重要的原因是目前电子会计档案的已经日渐普及，并且其所具有的地位也极大程度的提升了。会计档案的电子化避免了在档案的整理、搬运以及销毁等过程中所需要的人力资源和金钱成本，而且也让工作的效率有了很大的提升。

3.3  适应新时代发展的必由途径

OA系统办公以及档案数字化的理念，都展示了会计档案未来将在网络技术的进步中实现绿色以及便利的目标[3]。电子回单和一些电子会计档案试点单位的执行也向我们预示了会计档案的电子化将不断提高。所以信息化时代的到来使得会计档案向电子化、智能化发展的趋势成为必然。

4    高校会计档案电子化困境

4.1  电子档案利用程度低

电算化自从运用于高校会计档案以来就出现了大量具有保存价值的电子档案，电子文件在最后归档前的作用为输出原始凭证以及财务报表，而这减轻了会计核算的工作量，电子文件在进行归档以后，其主要作用是用来检索，但是电子档案却没有实现替代传统纸质档案的功能，而且也未能起到档案发展空间的拓展作用，所以可以说当前高校会计档案的电子化能够实现的有效用途并不多。

4.2  会计档案电子化实施难度大

高校會计的工作内容呈现出复杂和多样化的特征，并且财务制度的内容也十分精细，其业务内容如果涉及工会、基金以及需要单独进行核算的单位则需按照相应的财务制度，有的甚至还要求使用会计指定的软件以及固定格式的记账凭证，所以会计业务难以形成统一的规范[4]。

随着高校内部控制联合外部监督的强化而会计凭证也需要接受财政、税务等多样化的部门以及专项小组的检查。而不同的部门对会计的核算要求也不全相同，比如审计部门的监督主要是以调取纸制凭证为主。另外电子档案的自身属性决定了它很大程度依赖信息技术并且读取也需要通过相关电子设备，而在读取档案内容这方面，显然电子档案不如纸质档案的灵活。会计档案中具有大量重要的纸质凭证，而由于高校在信息技术方面的发展有所局限，纸质原始凭证还没有与电子记账凭证产生联系。另外电子档案的储存也是一大问题，特别是相关的系统安全不能保证，从而使得电子档案的可信程度不高。以上因素使得电子档案的实施难度很大。

4.3  会计档案电子化动力不足

从目前的外部因素来看，相关的文件中只是允许高校会计档案可以通过电子的形式进行保存，但是却没有具体的硬性要求，所以高校会计档案在实施电子化的过程中并没有外部的压力。与此同时，从内部因素来看，纸质档案的历史非常悠久并且相关的规范和制度也较为完善，高校档案和财务工作者对纸质档案的管理方式比较适应和依赖，从而在推行高校会计档案电子化时缺乏一定的积极性和热情。

5    高校会计档案电子化发展对策

5.1  自上而下推进电子化进程

高校会计档案的电子化的实行是一项艰巨并且复杂的系统工程，首先需要决策层高瞻远瞩地进行推动。高校领导首先要立足当下、眼光长远并且认识到会计档案电子化的价值和作用，并且要意识到推行高校档案电子化在当下时代发展中的必要性。其次，要为推行高校档案电子化工作进行基础工作的部署，比如根据当前高校的情况建立一套与之相适应的高校电子档案管理的制度和规范，并且制定一套奖励制度调动财务和档案人员的主动性，最后还要做好迎接档案电子化所需要的人才、技术以及设备的部署工作。

5.2  财务与档案部门加强协作

会计档案的电子化使得具有长期保存价值档案的权重得以增加，而电子文件的形成是在财务核算过程中通过收集形成的而不是在归档环节进行文件的电子化。所以财务和档案部门的相关人员应该做好协调、分工以及衔接，财务部门的人员在进行会计档案电子化的过程中应该强化档案意识，从而使得电子档案的真实性以及完整安全性得到保障。与此同时，档案人员也要提升自身的服务能力从而使得文件在归档后的作用得以更好地发挥。

5.3  纸质档案与电子档案协调并存

在推行会计档案电子化的过程中，最重要的是要处理好传统纸质档案和电子会计档案二者之间的关系。目前，纸质会计档案的部分可替代性给了电子档案一定的发展空间，但是纸质会计档案的可替代性不是一成不变的，可以预测，随着高校财务环境的更迭变化，电子化的财务资料也会随着不断地增多，所以会計档案的电子化发展也是具有阶梯性发展趋势的。因此，应该充分了解不同阶段电子会计档案的特征，从而保证会计档案的真实、可靠以及安全的基础上降低纸质和电子会计档案二者之间的重叠性，使得两者之间呈现一种协调并存的发展局面。

6    结语

当前，各种新技术、新理念的出现也加快了高校会计档案电子化的进程，这将彻底改变我国原有的纸质档案管理模式并且实现档案资料的信息化、数字化管理，从而使得会计档案的管理效率得到极大程度的提升。高校应该把握住时代的机遇，引进档案管理的人才并且改进原有的档案管理方法，从而加快电子会计档案的建设。

[参考文献]

[1]金宇.大数据背景下会计档案电子化管理的路径优化研究[J].经济问题，2019（5）：100-104.

[2]何施陶，张绍婉，霍茵.高校会计资料无纸化管理研究[J].商业会计，2018（23）：92-93.

[3]董俊皊.信息化背景下高校会计档案电化管理的路径探索[J].山东农业工程学院学报，2018（9）：189-192.

[4]温琬稀.信息化条件下会计档案的电子化管理探究[J].办公室业务，2018（5）：89.