如何加强学校档案收集与整理工作的思考

陈宝锋

摘  要：现阶段，在学校教育事业发展的情况下，学校的档案工作也是非常基础重要的工作一部分。为了迎合时代信息发展的需要，针对档案管理水平好坏的衡量，关键就在于学校内部对档案管理方式的优化创新。因此，收集档案和整理档案也就显得尤为重要，这将关乎到学校教育事业的发展。该文将通过分析学校的档案收集和整理工作，进一步探究思考档案管理方面的积极作用，为学校的档案工作提供有效措施。

关键词：学校  档案  收集  整理

中图分类号：G420    文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2020）02（a）-0199-02

学校档案包括了学校从事各类教学、科研等活动的文字、图片及影像的记录素材，这些素材在收集、浏览、整理以及传承发展中都有着重大意义，这些对于学校日常工作以及促进学校教育长期稳定、健康、持续发展的价值无法估量。因此，针对不同档案素材，把握不同的记录方式、不同的管理方式，在收集和整理的过程中，要结合其特点以及相应措施，推进档案工作落实，促进学校教育管理效率提高，推动学校活动的顺利开展。

1  分析学校档案收集与整理工作的特点

1.1 档案收集的种类量大

档案收集是学校的档案管理部门按照相关的规定，通过征集等方式将笔者学校校内或者有价值的外部社会档案信息收集到学校，通过一定的整理藏入到学校综合档案室的过程。对于信息化时代的今天，学校通过各种方式记载记录了大量文档文献，随着时代的进步，学校汇聚了纸质档案、音频档案、图片档案、电子档案等。这些档案的存在真实地记录了学校运转与发展活动的各个流程与行为事项，这些资料将会是学校对教育及未来发展进行决策的依据与参考[1]。

1.2 收集与整理的面范围广

学校档案收集的资料信息是全方位、多范围的，它的涉及面广，学校档案工作者以及全校师生都需要积极参与配合。伴随着科技手段广泛运用到档案的管理当中，档案的存储于载体的形式逐渐也在发生了变化，档案形式从实物档案增添了电子档案并存的新型模式，这些档案的种类变得丰富多样，扩大了学校资料的收集面与档案整理工作的范围，对于今后的档案管理，需要进一步地学习新的技能，提高档案管理水平与涉及面。

1.3 档案工作较强的连续性

随着学校教育事业的不断发展，招生、建设、实验、教学等重大事件的改革。这些事件的建设发展需要延续几年完成或者更长时间来完善。这些资料形成档案是一个连续性的过程，在档案收集中需要人员持续地跟踪调查。在档案的整理中，需要大量的人力、物力，合理性地分配資源、有效的收集方式、快速的整理方式，这些都将会提高完善档案的管理。

1.4 收集与整理档案过程的影响因素

对于学校档案的收集整理工作，也会受到一定的因素影响。首先，学校的校领导管理档案的程度不同，决定着学校档案管理的力度。其次，档案管理人员的工作责任意识，影响着档案的收集水平与真实度。另外，学校针对档案管理制度的建立完善、制度的落实落地情况，都会影响着档案整理工作的质量水平，不同的影响因素对于档案的管理工作也会产生一定程度的影响[2]。

2  加强完善档案收集与整理工作的思考

档案收集的优劣将直接影响学校档案工作的最初开展，档案整理工作的好坏将会影响着档案管理的整体水平。目前人们对于档案管理的意识比较薄弱，缺乏档案管理的有效措施等。针对目前档案管理的现状问题，就如何进一步加强完善档案收集与整理工作进行以下思考。

2.1 增强认识强化意识

因为档案的收集影响着档案基础工作。对于要进一步做好档案收集，必须要增高工作人员对档案管理工作意义的认识。只有高度重视档案管理，强化档案意识，才能进一步做好档案收集与整理工作。对于档案意识，主要是指人们对于档案在经济建设、社会生活性质、作用及地位的认识，它是一种管理责任的法制观念，又是法律意识。对于学校来说，做好档案管理工作，必须要强化全员的档案意识，即强化领导、部门及工作人员的档案管理意识[3]。

（1）加强领导层的责任意识。各学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的管理。学校的档案管理工作具体工作情况，一定程度上取决于学校的领导层对档案管理规定的理解与掌握情况，以及重要的执行程度情况。（2）加强档案队伍管理的责任意识。档案管理工作人员的基本工作要求就是要具有专业知识，遵守纪律法规，忠于职守。这也是档案部门与其他工作管理部门在档案责任意识方面的不同之处。档案工作人员的责任心、意识强度，对于档案的管理、开发、收集、质量都起着至关重要的作用。（3）增强学校各部门的档案意识。学校的各个部门都是档案材料收集与整理的重要部门，是档案资料立卷整理归档的基层部门单位，他们工作人员的档案意识影响着档案材料收集的数量和质量。学校要加强对各部门的负责人及相关人员进行一定的宣传教育，让他们认识到学校档案工作对于学校工作的意义与作用，充分理解他们的工作对于在学校档案工作的意义作用。各个部门对于档案的文书工作者，也是针对档案的利用人员，增强这些档案人员的档案意识也是非常重要的。通过档案的利用，他们不仅可以发现档案中的遗缺，也会更加重视并负责任地进行档案收集、整理工作。

2.2 完善归档整理制度

首先是做好档案收集，其次就是要做好档案资料的归档整理工作。学校的各项工作会出现的大量素材资料，有一部分需要统一保留保存，集中管理。这就需要建立完善的归档整理制度，这一制度将会是做好档案工作资料收集的起点，更是对学校档案材料资源的一种保证。档案的归类整理制度主要通过档案的整理要求、档案的整理范围以及档案整理的时间组成。有制度就会有法规、有依据。确定了资料整理的要求，就能进一步保证档案归类立卷的质量水平。确定了档案归类的整理范围，也就明确了有效资料的收集，精准把握不放过有价值的文件，不堆入杂七杂八的材料，减轻负担，提高工作效率，确定了档案归类的时间，也就督促了档案工作按时完成，使得档案制度更加系统明确，也进一步规范档案工作责任[4]。

2.3 专职定岗人员，落实制度责任

制度完善是工作的开始，进一步需要人员去实施。对于学校来说，一般是让各个部门的秘书或者文书工作者承担档案员的职责。因为这些人比较熟悉档案资料的来源、业务内容及形成过程，都与他们的工作息息相关。这些兼职档案员是档案的主要收集者，他们能够对档案进行更好的整理归档立卷，保证材料资源的完整性与联系性。为此，这些工作人员的思想认识以及工作态度，将会直接影响着档案管理的质量水平。学校要加强重视，培训教育、工作指导、经验交流研讨，进一步推动档案管理工作的开展[5]。

2.4 完善档案收集与整理工作重要环节

（1）做好“立卷”工作。对于学校档案的工作，要学会在收集中立卷，在整理中立卷。各个单位部门的文职秘书，要学会在工作中对归档材料进行随时立卷存放，学会化整为零，提高工作责任心与耐心，对于资料的收集整理归档都有着事半功倍的效果。在平时工作中进行档案资料的管理，做好文件的分类整理，做到保管有序，为定期或年底集中立卷做准备。（2）做好“收集”工作。档案的收集不仅仅局限于平常的工作立卷或者定期归档的文献材料，还要把握时政要闻、节假日保密检查等时机，进一步对各单位部门的文件进行适当的清理归档。做到收集工作之外的档案信息，这也是非常重要的收集方式，可以对校内的档案进行相应的补充。（3）做好“归档”工作。按照制定的归档制度，规定好每年定期统一归档的时间，可以定在每年12月等。在此时间各个部门的档案文书人员需要按照档案室管理制度，统一集中按要求整理档案，分门别类，剔除不需要的垃圾文件，归纳总结精华有价值的材料档案。注意平时的立卷檔案整理，及时向领导收集信息或索要有关文件资料，也要收集相关部门人员的档案材料，防止重要文件或者材料的丢失遗落，也要做好档案材料的明细范围划分，重视档案归类，确立档案号，清晰档案资料的存放有序，便于寻找查阅，提高工作效率与方法，让档案管理工作更加顺畅，也为档案工作的执行更加便捷[6]。

2.5 整理工作围绕收集工作的始终

档案的收集是档案的工作基础，档案的整理则是档案收集的延续，档案整理要围绕着档案收集，缺少档案收集工作就无法进一步进行档案的整理工作，更别说后期的管理、利用，也就会失去档案工作意义。所以档案整理工作要始终围绕着档案的收集，既能保障档案资料的真实可行性，也能保障保障档案资料的时效性。档案的收集、整理相互依存，相互贯通，对于学校的档案管理工作，我们既要做好档案基础收集工作，又要做好档案整理的延续工作。

3  结语

总之，学校的档案资料储存，不仅仅是对学校历程的发展记载，更是通过学校档案的成长见证，客观反映学校在人才建设、教育发展、研究培养等方面的一系列成果，进一步为教育者、决策者提供数据的经验参考与素材支撑。所以，学校档案管理对于学校整体性、未来性的发展非常重要，档案工作者加强对档案的收集与整理工作，对学校的发展具有奠基性的重要意义。

参考文献

[1] 黎倩汛.如何加强学校档案收集与整理工作的思考[J].办公室业务，2013（1）：22.

[2] 郭桂玲.对学校档案收集工作的思考[J].办公室业务，2012（21）：25-26.

[3] 宿星卉.如何做好学校档案的收集与整理工作[J].理论研究，2018（16）：147.

[4] 王燕飞.如何做好学校档案的收集与整理工作研究[J].办公室业务，2013（5）：96.

[5] 丘伟.增强档案意识，促进学校档案工作健康发展[J].才智，2011（31）：341.

[6] 李爱芳.浅谈高等学校档案的收集工作[J].甘肃科技纵横，2009（1）：118.