如何建设国有中型企业数字档案室

毋珊

本文闡述传统国有中型企业档案管理的现状及弊端，说明建立国有中型企业数字档案室的必要性，对如何建设国有中型企业数字档案室提出思考，然后提出对策，从规章制度的制定、政策的支持、人员的培训、数据库和软件的建立、数字化装备及安全保障的措施等方面提出策略，对国有中型企业数字档案室的建设具有重要的意义。

现今，普遍通过智能设备阅读文章、传输和存储文件、查询信息。因此，在数字化技术的推进下，随着时代的发展和科技的进步，也要求档案资料由纸质媒介向数字化模式转化，相关管理人员和学者对国有中型企业数字档案室的建设与研究也越来越重视。然而，建设国有中型企业数字档案室必须以保障档案资料信息安全为前提，创建健全相关规章制度，加强人员从业水平，增加财政资金投入，推进国有中型企业数字化档案室的建立。本文就如何对大数据时代国有中型企业档案数字化建设提出一些思考与对策建议，具有一定意义。

一、国有中型企业档案室现存问题

（一）管理者对档案信息化不够了解

随着科学技术的不断发展，各行业信息化逐步实现，工作得到很大便利。国有中型企业档案的数字信息化可提高档案管理工作效率，然而受传统因素的影响，大部分工作人员习惯手动处理档案，个人工作效率低下，部门整体职能没有得到良好体现。相关工作人员对档案信息化领域的相关知识了解不足，现有信息化技术手段没有得到良好应用。相关积极信息没有得到良好传递，档案信息化工作开展不够完善。

（二）企业档案工作信息化人才较少。

国有中型企业档案的信息化发展建设离不开信息人才的工作贡献，伴随我国各项改革措施的提出和实施，国有中型企业中大量的历史技术文档资料和办事过程文件的收集、保存、管理工作也将面临更大挑战，只有拥有专业数字化档案管理知识和相关从业经验的人才，才能保证数字化档案管理工作的有序进行。国有中型企业档案信息化建设需要档案管理专业人才，然而这还远远不够，还需要既懂得档案管理工作又掌握计算机专业知识的信息化人才。但有计算机专业知识的人才基本上分布在计算机信息研究开发领域，国有中型企业档案工作因其工作特点，掌握计算机信息化知识的人才相对较少，国有中型企业档案信息化建设很难进一步发展。

二、国有中型企业数字档案室建设策略

（一）健全法律规章，增加政策扶持

健全国有中型企业数字档案室工作的制度标准体系。根据《国家档案法》和《电子文件归档与管理规范》等法律法规，制定适合相关国有企业的档案数字化相关规章制度。创建国有中型企业电子档案管理办法，明确电子档案保管管理办法，为电子档案归档提供依据。让工作人员可以有法可依有章可循，工作成果考核标准清晰可见，奖惩分明，可最大化调动工作人员积极性。且新入行从业人员能够快速上手工作，可快速推动数字化档案管理发展并真正做到可持续发展。统一建立纸质档案媒质等转化为电子档案方法及标准，做好信息采集，需要大量财力物力，必须增加政策扶持，加大资金投入，建立数字化档案室项目专项资金，统筹分配资金使用，促进内部开展技术经验交流，对于提出创新建议的人员给予褒奖，为建设信息化系统机房、现代化网络基础设施，提供资金保障。

（二）建立数字化档案系统，提升信息化水平

数字档案室必须配备有扫描仪、计算机、打印机和录像机、交换机、路由器、等设备。开发数字化档案系统，建立功能完善的数字档案室，满足国有企业开发和运营的需要，深化档案管理与搜索查询信息化。建立档案信息网站，将以往纸质资料、光盘资料等实物资料通过扫描仪、录像录音机等现代设备仪器转化为电子文档和数字音频影响资料。做好档案管理服务，使信息服务更加便捷高效。建立搜索引擎，在企业内部档案信息管理中，利用搜索引擎查找档案资源大幅度提升档案管理工作效率，也能有效提升企业内其他部门的工作效率。

（三）建立安全保障的措施，提高行业人才素质

国有企业档案包含大量历史资料数据，可能涉及商业机密，甚至与国家和人民财产安全有关。在推动档案管理工作信息化的同时必须要保证档案管理的安全性。国有中型企业可按照相关等级保护要求，将数字化档案分类，分别收集分别管理。必须为安全等级高的数字档案建立完善的数字档案室安全防护、数据资源安全管理和网络安全应急处置措施，构筑安全保障防线，防止不法分子故意入侵窃取、破坏等行为。数字档案室的建立对于提高国有中型企业档案信息化水平，档案利用服务水平。国有中型企业统筹协调能力增强，对增强国企的竞争力进而促进中华民族伟大复兴有积极意义。数字化档案管理工作者必须要懂得现代信息化档案知识，结合工作实际，更新换代，扎实做好数字化档案室的管理工作。让档案真实地反映各种信息，为国有中型企业的各项工作提供原始、真实的依据。

三、结语

随着社会经济的不断发展，国有中型企业档案管理变得更为重要。当前国有中型企业的档案管理制度体系不够完善、部分档案管理人员专业化水平不达标、档案管理信息化程度低的问题日益突出。国有中型企业必须发展建立数字化档案室，推陈出新，将智能化设备应用到档案管理工作中去，建立健全档案管理系统提升工作效率和完善工作成果。加强档案管理工作人员对数字化档案管理系统的学习，提高管理人员的整体素质，加强档案管理的保密性工作，为国有中型企业的不断发展提供动力。（作者单位：山西兰花科技创业股份有限公司）