新时代做好高职院校办公室工作的思索

王玉兰

摘 要：办公室作为学校行政管理工作的核心机构，承担着办文、办会、办事等多项职能。新时代对做好高职院校办公室工作提出了新的要求，文章从抓好执行力、工作规范化、强化保障力、提高服务质量四个方面，对如何做好高职院校办公室工作进行了探索。

关键词：新时代;高职院校;办公室工作

一、办公室的职能

（一）高起点谋划，着力办好文

以文辅政是办公室的职责所在，主要分为四个部分：一是综合性文字材料的起草。全面、准确领会发文意图并做好记录，起草的内容包括日常通知、制度办法、活动方案、考察函、汇报、经验交流、领导讲话等，要反复琢磨，多次修改，避免文稿硬伤。二是文件印发。从合法性、合规性、合理性对送审稿进行规范性审查，审核标题、语句、标点符号、格式等，及时向起草单位反馈意见并进行完善，登记编号，并印发文件。三是来文处理。及时接收文件做好登记，拟定来文的分送处理意见，呈送领导阅示，并转交相关部门承办;严格按规定范围组织传阅和传达，并主动与相关部门进行协商沟通，做好文件的催办落实，及时对文件进行归档处理。四是信息宣传。加强与新闻媒体和政府机关信息中心的联系和合作，围绕学校的教育教学成果、专业学科建设、精神文明建设、国际交流合作、产教融合等方面及时报送政务信息，努力宣传学校的办学典型经验，扩大学校在社会上的影响力，提高学校知名度，促进社会和家长对学校的了解。

（二）高质量推进，着力办好会

“办好会”是工作推进落实的有力抓手：一是周到细致地做好会前各项准备工作，拟发会议通知，收集汇总会议议题，准备好会议有关资料，布置会场，调试好音响设备，尽量确保每一个环节不出纰漏;二是会中全程参与，做好会议签到、会议记录以及热水添加等会务工作;三是会后做好整理和总结工作，撰写会议新闻稿，决策性会议要及时编发会议纪要及决议事项抄告单，做好决议执行情况反馈和归档工作，确保学校各项决策部署贯彻执行到位。同时，凡属应该保密的要严格遵守保密纪律，严格控制参会人数，提高会议实效。全校性大规模会议，实行会议审批制度，由办公室统筹协调安排，并进一步精简会议议程，各类会议能不开的坚决不开，可以合并的要精简合并，切实改进会风，杜绝文山会海。

（三）高标准落实，着力办好事

运转保障、统筹协调是办公室立身之本，每一项工作流程、每一个细节都要对表对标，确保工作落实落细落地。

印章管理。必须严格按照使用范围和批准手续管理使用印章，办理使用登记手续，用印内容审核通过和领导批示意见后方可用印;印章应指定专人妥善保管，严禁私自携带外出使用，因工作需要用的各类机构的印章，由办公室审核后，统一进行刻制、启用;机构名称改变或机构撤销时，印章要交回办公室统一进行封存或销毁。

档案管理。严格按照《各级各类档案馆收集档案范围的规定》要求，督促相关部门按照“办理完毕即归档”的原则，在工作完成后的第一时间将档案资料报送至档案室，建立好档案目录，按照目录将资料归档，同时做好年鉴、校史的收集、整理、编写工作。

信息公开。依据《高等学院信息公开办法》等文件要求，明确信息公开的指导思想、工作机构和职责，公开的范围，公开的方式和程序，信息公开申请程序及监督和保障等内容。通过信息公开网站、学校政务网站发布信息公开制度、主动公开的内容以及应申请公开的办理流程与方法，及时更新信息;同时，利用电话、电子邮件、传真等形式对信息公开服务进行咨询，提高工作透明度。

信访处理。建立来信来访登记、传达、办理、反馈制度，努力协调解决师生反映强烈的问题，通过搭建阳光服务平台、校长信箱等途径，安排專人收集信息平台上的各类意见、建议及各类舆情，然后根据事项类别及时转交相关部门进行办理、回复，并对重要事项进行跟踪督查督办。

内控标准化管理。以强调执行和考核为手段，全面推进学院年度重点工作，突出抓好上级部署、党委会与办公会决议等重要工作的落实，按月制订工作计划，月底提交完成情况进行销号，强化部门工作过程考核，实现对工作的全过程标准化管控。

数据统计。建立健全统计工作原始台账，试行分级负责的统计管理体制，制定数据统计指标体系和任务分解表，组织相关部门采集基础数据，填报报表，对初步汇总的数据进行对比分析后，报领导审核，规范信息化统计工作，使数据采集更加真实、可靠、全面。开展统计分析和研究工作，为学校领导决策提供科学准确的数字依据。

保密工作。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》等有关法律法规，加强保密工作的管理，贯彻落实国家保密法律法规及相关的工作方针政策，制定并完善保密规章制度，开展好学校的保密宣传教育及保密培训、涉密文件管理等工作，确保党和国家秘密的安全。

二、做好办公室工作的几点建议

（一）讲政治，强素质，在抓好执行力上下功夫

一是旗帜鲜明讲政治。习近平总书记在考察中办工作时提出了“坚持绝对忠诚的政治品格，坚持高度自觉的大局意识，坚持极端负责的工作作风，坚持无怨无悔的奉献精神，坚持廉洁自律的道德操守”的“五个坚持”要求，对新时代做好办公室工作具有重要的指导作用。办公室作为上传下达的机关枢纽，旗帜鲜明地讲政治尤为重要，要深入贯彻落实习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神，增强“四个意识”，坚定“四个自信”，坚决做到“两个维护”，始终在思想上、政治上、行动上同以习近平同志为核心的党中央保持高度一致，确保党中央各项决策部署在学校落地生根。二是要强化理论学习。要以习近平新时代中国特色社会主义思想特别是习近平总书记关于职业教育的重要论述武装头脑、指导实践、推动工作，认真学习全国教育大会和全国高校思想政治工作会议精神;主动学习《国家职业教育改革实施方案》，学习《中国共产党纪律处分条例》《中国共产党党内监督条例》《中国共产党问责条例》等党纪党规，读原著、悟原理，学懂弄通做实;积极参加公文、财务、法律、统计等方面的培训，把学习和工作有机结合起来，提高政治素质和业务素质，真正发挥办公室的参谋作用。要加强培养办公室工作人员的大局意识、团队意识、创新意识，激发每个工作人员的主动性和创造性，发扬精益求精的工作作风，团结协作，提高办公室团队的凝聚力和执行力。

（二）建制度，转作风，在工作规范化上下功夫

一是完善与学校章程配套的内部管理制度体系。用制度完善会议管理、接待工作、合同管理、公文处理、档案管理、督办落实等工作流程，构建系统完备、科学规范、运行有效的制度体系，健全依法决策机制，完善按章执行机制，强化制约监督机制。二是加强和改进工作作风，定期听取师生的意见和建议，寻找本部门工作作风方面的短板，增强服务意识，充分发挥工作积极性和主动性，努力提升为教学科研和广大师生服务的能力。三是加强廉政教育。坚持教育防范，提高思想认识，始终把纪律和规矩放在前面，强化政治安全意识、经济安全意识、底线和红线意识，认清形势，保持定力，自觉接受监督，积极干事创业，充分发挥办公室党员的标杆作用，为办公室工作争创一流业绩提供政治保障。

（三）谋大事，顾大局，在强化保障力上下功夫

一是要充分发挥参谋助手作用。围绕学校的重点工作，聚焦师生员工关注的热点焦点，紧跟行业企业发展形势，强化调查研究，抓好调研，做好信息收集整理工作，及时向学校领导反馈意见、提出建议，为领导科学决策当好参谋。二是积极发挥桥梁纽带作用。要加强与上级单位、学校相关处室的沟通，强化重点工作、重大活动、重要会议的组织协调，积极参与到学校教育教学、招生就业、后勤保障、产学研等各项工作中来，不断优化工作任务分解方案，做好完成情况跟踪落实;始终把综合协调工作渗透到学院各项工作的各个环节，使方方方面工作相互衔接、运转有序，形成合力，充分发挥牵头抓总、协调各方的作用。三是强化行政督导职能。建立会议纪要整理传阅、决议执行情况定期反馈等一系列制度，按月对全院重点工作进行回顾、反思和梳理，并提出具体安排建议，落实责任部门，及时有效地开展督促检查，有效推动各项重点工作的顺利开展，确保上级及学校各项决策部署得到贯彻落实;强化信访工作督办，坚持依法办事，明确处理时限，及时转办、及时跟进、及时反馈;依托内控标准化管理平台，把内控作为贯彻落实学院发展思路、重大决策和工作部署的必要手段，及时预警，及时销号，确保督办落实有效。

（四）重实效，促发展，在提升服务质量上下功夫

一是推行首问负责制，凡师生咨询、办事，要求首位接触的办公室工作人员必须友好接待，热情帮助，负责处理，对重大、紧急或无法独立完成的事项，首问责任人应即时报告学校相关负责人予以妥善处理，而不得简单使用“不知道”“这事不是我负责”“跟我没关系”等言辞予以推脱，杜绝“门难进、脸难看、话难听、事难办”现象。二是逐步推广“业绩公示”制度，制定各个岗位的岗位职责，切实做到按岗设职、按岗履责，公示具体工作职能、服务事项、工作业绩，主动接受师生员工的监督，強化岗位考核。三是在办事上更加注重细节高效。“办公室工作是一项讲求实干的工作，心浮气躁者是难以胜任的，必须要有‘不以物喜，不以己悲的人生境界，必须要有吃苦耐劳、甘于奉献的思想品德。”在努力为师生提供服务的同时，要不断提高办文、办会、办事的效率和质量，把高标准落实到工作的每个细节，以精益求精的态度对待工作中的每一个环节，尽量避免纰漏，确保制度的实施、执行落到实处;同时依托公文流转、合同管理、会议管理、文件处理、信访服务、政务信息等平台，加大信息化建设力度，有效提高行政办公效率，真正做到“让信息多跑路、师生少跑腿”。

参考文献：

[1]姚立德.做好办公室工作的章法[J].领导科学，2003（11）：43.

[2]张洪福.关于新形势下高职院校办公室工作的思考[J].辽宁高职学校，2009（4）：105-107.