高校会计档案管理的发展趋势分析

杨梅 严冬梅

摘要：随着高等学校财务管理的不断发展，以及网络化、信息化在会计核算过程中的不断应用，高等学校会计核算模式正在发生根本性的变化，原来面对面式的报销模式逐步被网络报销所取代，原来手手相传的纸质传递逐步被层层电子申报审批所取代。由此而来，原来一沓一沓厚重的实物档案也必将被电子档案所取代，会计档案管理必将发生变化，这是提高高校财务管理效率的需要，也是信息化时代的必然结果。文章对这种变化趋势进行了系统的分析和预测，力求为高校会计档案管理的发展提供一个有力的参考和借鉴，以期达到对高校财务管理的促进和提高。

关键词：高校;会计档案管理;发展趋势

高校会计档案是由高等学校发生的各项经济业务沉淀下来的会计资料，是会计核算的重要依据，是记录着经费到账、分配、下拨、使用等所有环节和所有业务的文字凭据，同时也是查阅、分析、统计、接受检查和审计的客观依据。

会计档案作为重要的财务管理资料，一直以来都受到高度的重视。国家从立法层面已经对其进行了管理的要求，对其存在形式、保管期限、保管环境……都进行了严格的规定。但是随着信息化、网络化的发展，会计档案管理必将随之发生变化，这是大势所趋。

一、高校会计档案管理的现状及存在的问题

新中国成立以来，我国高等教育经历了一个高速发展的过程，国家对教育的重视程度不断提高，投入不断加大，教育经费来源渠道越来越多，使得会计核算工作量日益增加，随之而来也给会计档案管理工作带来了一些挑战，并且产生了一系列的问题。

（一）高校会计档案的保管缺乏规范性，重视不够

会计档案的保管作为会计工作的收尾性工作，是单位财务工作的最后一道工序，需要财务部门与档案管理部门有效衔接，应该严格执行国家关于会计档案管理办法。然而，现实中却存在着相关部门权力与责任不明确、相互推诿扯皮的现象，移交过程不严肃，移交手续不健全，有些工作随意性大，装订的封皮、账表、账册等项目填写不完整，存放地点、软硬件环境较差，安全系数低等，单位重视不够。

（二）高校会计档案管理制度不完善

会计档案管理工作是在不断进步的，从纸质档案逐步向电子化方向过渡，在这一过程中，原来制定的各项制度已经不太适应新形势的会计档案工作，尤其是对档案形式及相应的保管存储要求、相应的具有一定专业背景的人员配备或者岗位培训、软硬件环境的变化、具体操作规则等等都显得捉襟见肘。而有些高校虽然出台了相关的会计档案管理办法，但是由于重视不够也使管理规定流于形式，没有认真执行。

（三）高校档案管理人员素质和业务水平欠缺

随着信息化的发展会计档案也发生了很大的变化，技术和形式的进步必然要求业务人员自身水平的提高，只有这样才能适应新的工作内容和形势。然而有些单位对会计档案管理人员的业务培训投入太少，导致相关人员的业务素质和工作能力一直停滞不前，面对新的工作形势难以胜任，缺乏电子会计档案管理方面的知识储备，对电脑、网络、信息化资源等方面的内容不熟悉，操作起各种电子化的软件和硬件难度较大，使工作的顺利开展受到阻碍。

（四）高校纸质档案易损坏

有些单位经费多，经常接受各级部门的审计和检查，需要频繁地对纸质档案进行翻阅和复印。尤其是高校里的纵向科研经费接受审计检查最多，往往由于查档工作量大、查档人员不专业、翻阅档案时不注意方法，久而久之纸质档案遭到破坏，给档案管理工作带来很大的困扰，也造成了很不好的影响。

二、高校会计档案管理发展趋势分析

高校会计档案管理工作需要精细化管理和过程化管理，随着国家法制制度的健全，高校会计档案管理工作可以不断创新工作思路和方法，探索可行性更高更便捷的工作手段，为高校教育和科研事业的发展提供保障。

（一）業务外包

高等学校是人才培养的重要场所，其主要任务是开展教学和科研活动，为学生的成长提供良好的科研和学习环境才能促进高校本身更好的发展。在高等学校这个人才培养基地里，会计档案管理只是一个行政业务，从业务性质上来讲不是高校的主营业务，这就决定了高校不可能在会计档案管理上投入太多的人手和精力，绝大多数高校觉得会计档案管理不需要精细化管理，满足最基本的需求就可以了。但事实上，会计档案管理是一项专业性很强的工作，大到会计档案的范围、形式和期限等，小到会计档案保管的环境包括温度、湿度，这些都需要有专门人员进行管理和把控。随着社会专业化分工的发展、高等学校经费数量的提高以及高校对会计档案管理重要性的认识，会计档案管理业务外包应运而生了。

委托具有档案管理资质的机构对高校会计档案进行托管越来越受欢迎，让专业的机构去做专业的事情可以将高校更多的精力解放出来去做教学和科研活动，从而更加突出高校人才培养的角色作用，也可以使会计档案管理更加科学化、规范化，无论从管理形式上还是管理手段上都会取得更好的效果。当然，对于会计档案管理外包业务的实施，各高校也有许多细节要去推敲、去琢磨，不能盲目跟风，要明确权责，让专业的人去做专业的事。

首先，要对代为保管会计档案的机构进行考核。对该机构的软硬件是否达到管理要求，对人员专业背景是否符合要求，是否有明确的管理制度和相关规定，是否得到有效落实等很多方面均要进行考核认定。其次，对于达到招投标要求的会计档案管理外包业务要按规定履行必要的招投标程序，与中标单位或者被委托单位签订权责明晰的委托合同，合同要经过专业的法务部门审核，切实维护学校的利益。

（二）电子档案之数据化

科技发展日新月异给我们的工作手段和方法带来了翻天覆地的变化，传统面对面的报销模式产生的是很多厚重的纸质档案，这些纸质档案的存储需要大量的纸张、材料、空间、人力，同时对这些纸质档案的查阅也是相当繁琐的，想要从中提炼出大量的数据进行分析几乎是不可能的。随着信息化在会计核算中的应用，会计核算过程中的相当一部分数据都计算机化了，这也就是大家非常熟悉的会计核算电算化，从那时起会计电子档案也就随之出现了。