高校食堂物资集中采供平台应用与实践——以云南农业大学为例

●熊雁兵 饶志坚 吴兴勇 沈 焱

“十三五”以来，高校大力推进智慧校园建设，在云计算、大数据、物联网等技术支持下，取得了众多成就，其中的“智慧后勤”是“智慧校园”的重要板块。同时，后勤服务是高等院校办学的一项关键性工作，做好后勤服务是支撑学校教育事业发展的基础性保障，高校餐饮服务则是后勤服务工作的重中之重，如何面向师生提供优质的餐饮服务、降本增效则是高校后勤工作改革的重要课题。在高校的餐饮管理工作中，食品安全、餐饮质量监管、物资采供、服务水平、服务成本管理等是做好餐饮服务的几项重要内容，而食堂物资采供是餐饮服务工作的起点和源头，利用信息化手段提升餐饮服务质量、保障餐饮安全是行之有效的方法。

一、高校食堂物资集中采供平台建设的必要性

一是能有效降低食堂运行成本。传统食堂物资采供是各食堂自行安排，带来采供渠道混乱，需要设采购人员、采购车辆等，带来采供管理困难等问题。若建立集中采供平台，通过网络进行线上集中采供，则可订立统一标准，物资集中采供，在议价上有更大空间，同时可减少人力资源成本、管理运行成本，能有效改进食堂的运行管理模式。

二是能显著提升食堂物资的质量。传统食堂物资质量保证由各食堂自行管理，后勤管理部门没有有效的管理手段对食堂物资的质量进行监管，采用集中采供平台后，将食堂物资的源头监管起来，把质量标准立起来，提起来，能够确保物资质量，即便某批次物资出现质量问题，也能追溯源头，找到责任人。

三是能从源头上保证食品安全。集中采供由食堂上报采购计划，统一汇总，供应商针对采购计划提供样品、品牌、型号、价格、质量检测报告等，后勤管理部门会同食堂进行评比，选择最优的方案进行采购。通过统一集中采供，从源头上保证食堂物资的食品质量安全。

四是能提升后勤餐饮服务协同能力。食堂集中采供平台对食堂物资集中采购，统一结算，可实现物资评价和使用反馈，再结合校园一卡通平台消费数据进行深度分析，能够形成科学、合理的食堂评价信息和餐饮决策信息，有效提升后勤餐饮服务协同能力。

此外，食堂集中采供平台避免了现金交易和人情交易，从技术层面降低或避免可能产生的廉政风险、资金风险。同时大大减少人工收费存在的效率低、失误率高、管理成本高等问题，提升管理水平和效能，有效降低管理成本。

二、食堂物资集中采供平台建设

食堂物资集中采供平台建设主要实现的功能包括：采购计划管理、货物报价管理、招标决策管理、配送验收管理、结算管理、评价反馈管理。设计中注重平台的易用性，各类角色可简单通过手机、平板和电脑等方式便捷操作。

采购计划管理：各食堂通过集中采供平台申报次日的采购需求，主要包含采购的物资名称、数量、品质等需求。计划申报结束后，采购平台汇总生成本次采购单，并进入供应商报价流程。

供应商报价管理：各供应商通过采供平台进行网上报价，报价结束后生成竞标清单。能够支持往次报价自动生成，报价人员仅需修改价格有变动数据，减少供应商操作环节，实现较好用户交互体验。同时，实现对采购物资的分类管理，按物资类别配置采购批次，比如“时鲜蔬菜”“调味品”，供应商只能参与授权的批次竞标报价。

竞标决策管理：竞标决策人员依据各供应商的报价信息，根据低价、优质的原则确定本次采购计划的供应商，针对每种物资可选择最优供应商。竞标完成后，平台自动生成各食堂的采购订单。

配送验收管理：供应商实时查看成交订单，按订单要求统一配备物资，并按时按量分别配送至各食堂，各食堂对配送的物资进行验收，确认数量、质量。

结算管理：以食堂验收确认的订单作为结算依据，定期生成供应商结算单、食堂结算单，由后勤管理部门统一进行结算。

评价反馈：食堂对供应商的配送的物资进行验收确认，并对配送的物资进行质量评价，使用评价和供应商服务评价。评价信息反馈到后勤采供管理部门，形成良性的信息反馈，对后续采供工作提供改进和决策依据。

后勤集中采供平台设立三种角色：后勤餐饮管理部门、食堂、供应商，功能模块设计如图1 所示。食堂的主要涉及采购计划申报、验收确认及验收；供应商主要涉及报价、订单管理、配送及结算；后勤集中采购管理部门主要涉及采购批次的管理、竞标管理及结算。

图1 功能结构图

三、食堂物资集中采供平台的应用与实践

云南农业大学后勤集团在“智慧校园”框架下，自主研发了饮食服务中心物资集中采供平台，自2018年9 月5 日起开始使用，先行试点2 个食堂（清真食堂、四食堂），经过一年多的应用和数据积累，主要有以下四个方面的应用与实践总结。

第一，通过集中管控、统一采供、统一结算，有效降低食堂运行成本。从直接经济成本上看，因为只试点了两个食堂，数量不大，而且供货商也有运维成本，所以目前统一集中采供的物资价格与同期市场价相比价格差别不大，价格优势不明显；但从人力成本上看，每个食堂节省1 名采购人员，管理部门节省2 名采购人员，共4 人，每名工作人员按平均劳动力成本7 万元计算，在人员调整到位的情况下，共计节约28 万元；学校节省1 辆车辆的运维成本2万元；2019年共计节约资金30 万元。长期来看，学校全面推行到8个食堂后，采购数量大幅增加，预计物资采购成本将下降至10%以上，每年节约的资金将超过100 万元，降本增效明显。

第二，把好源头关，把好质量关，把好反馈关，显著提升餐饮品质和食品安全。通过平台的应用，集中采供的物资有清晰的信息记录和质量检测报告（比如蔬菜的农残检测报告），配送的物资有详细的验收及评价，若出现任何的质量问题、食品安全问题，均可追溯到源头，从而从源头上保证了餐饮的品质和食品质量的安全。运行一年来，食堂反馈物资质量总体上较好，未出现质量问题和食品安全方面的问题，食品质量和安全得到有效保障。

第三，通过物资采供统一化、标准化、信息化，进一步优化餐饮服务质量。采供平台为餐饮物资管理形成统一化、标准化的数据，并对接共享到学校“智慧校园”数据中心，结合校园一卡通消费数据分析和挖掘，食堂能实时获得数据分析和信息反馈，及时发现问题并调整餐饮结构，餐饮服务质量不断得到提升和优化。

第四，应用好评价反馈机制，结合一卡通数据分析，有效提升决策能力和协同服务能力。食堂集中采供平台对各环节操作有清晰、准确的记录，有效促进了管理层、执行层、民众层、业务层良性互动，充分保障了后勤管理工作的优质及高效性；使得事前详细规划、事中全面监督与服务、事后高效处理及反馈成为常规性工作。针对一卡通消费数据结合食堂采购物资情况进行综合分析，向运营情况不理想的食堂及时反馈，帮助食堂调整餐饮结构、提升餐饮质量；通过食堂反馈的物资质量评价信息，及时向供应商反馈评价信息，针对不良供应商进行处罚或取消其资质。

四、改进和优化

第一，物资采购供应商的确定、退出和监管。我校为实施食堂物资集中竞价采购，通过公开招标，确定了三家物资供应商，类似供货方式在我校属首次，校方和供货方都在摸索，后期一家供货商因经营理念问题不愿继续供货，要退出，但碍于合同约束，有违约风险，于是每天都报最高价，一直不中标，实际浪费了一个竞标名额，后学校及时采取措施进行调整。所以供货商的确定退出机制要合理确定，同时要做好防止供货商互相商议供货价的准备。在一年供货中，我们未发现这种恶意行为，但理论上有此类恶意行为的可能性，饮食管理部门要做好监管。

第二，关于竞标周期的确定。我校实施集中采购一年来，除试运行期采用每家供货商轮流供应10 天的方式进行磨合外，一直采用的是每天发布信息，每天竞价中标，第二天供应的方式。此种供货方式可以确保每天和市场价对比，但长时间运行下来，供货商供货的不确定性较大，供货商长期备货的风险大，导致供货商积极性下降。所以具体供货周期可以因地制宜确定。

五、结语

建设一流的校园服务管理体系，办好师生满意的高校后勤是新时代对后勤发展提出的新要求和新任务。后勤管理部门把建设“智慧后勤”作为后勤保障服务工作转型升级的重要抓手和有效路径，主动适应发展新要求和师生新期盼，深入挖掘“互联网+后勤”模式，后勤集团于2018年在“智慧校园”标准框架下自主研发“智慧后勤”平台，在一卡通、校医院、幼儿园、餐饮管理等方面有深入应用，为师生提供便捷、及时和高效的校园生活服务，也提高了后勤管理效率和服务水平，提升高校后勤服务数字化、信息化和智慧化程度。食堂集中采供平台是云南农业大学“智慧后勤”的一个子系统，通过集中采供平台改进了食堂物资采供的管理模式和手段，进一步提升后勤服务质量和水平。