媒体公关从业者的时间管理浅析

叶丰收

公关环境不断发展的今天，贯来实行弹性工作制的媒体公关从业者群体，面临的工作头绪更多，学会合理的时间管理对从业者变得相当重要。然而这个行业发展这么多年，大家对时间管理这个并不新的概念如何跟从业者工作生活相结合的问题，却集体忽视了。本文拟从目前比较受认可的时间管理法入手，来简要谈一谈媒体公关行业从业者为何要进行时间管理及如何进行时间管理，以对媒体公关行业群体关注时间管理、提升时间利用效率起到一定提示作用。

时间管理并非新词，它产生已久并热门至今。所谓时间管理，是指对时间进行有效的计划和控制，从而在有限时间内创造最大效益。简单地说，就是一个人，通过一定的方法，用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。

时间管理在很多行业和领域都得到充分实践，然而在媒体公关领域，时间管理和从业者产生的关联甚少。

对于全国大多公关从业者而言，其职业规则都实行弹性工作制，通过定额考核和绩效考核相结合的方式，由从业者个体化完成工作任务，最后打分和评级计算收益。

这样的工作机制，在过去媒体公关业发展的黄金年代，在公关路径相对单一途径的背景下，能起到兼顾效率和公平的好作用。彼时，大家无需非常重视时间管理，所以时间管理这个话题很少人谈起也属正常。

今天，当融媒体呼啸而来，当公关人面临的环境天翻地覆，大家进行合理化时间管理，就非常重要。

公关从业者为啥要进行时间管理？

如今，我们身边的媒体公关从业者工作状态是怎样的呢？“忙”是大多人的口头禅，并且翻看他们的日程表，我们会发现，确实安排的满满当当。“恨不得把每一分每一秒都安排好，结果感觉时间总是不够用。”这是很多媒体公关人的共同心声。当有人出现这样的状态，说明其时间管理存在问题。

有人会说，媒体公关人有日程表，这不是在进行时间管理了吗？其实不然，对大家而言，真正的时间管理，是让公关人不这么“忙”，让公关人在合理调配时间管理维度下，从容完成各项工作。

公关人是份职业，从事这份职业的也是普通人，“他”或“她”需要有节奏感的工作，更需要有节奏感的生活，如果一个公关人没有合理的时间管理，在工作和生活中找不到平衡点，光靠收入刺激或鸡血激励，这对公关人的职业生涯是一种巨大的损伤。

众所周知，如今媒体公关人工作压力大、强度高，面对这样的工作氛围，如果公关人没有一点时间管理概念，每天看着忙碌，实则工作效率不高，主要精力都花费在一些琐事上，终究会像个弹簧一样，弹性形变超过一定量级，就可能带来身体垮掉、思维枯竭的状态，做出好的公关案例概率会大大下降。不断爆出的媒体公关人英年早逝的噩耗，让我们伤痛，也是对所有人的提醒。

长时间熬夜、饮食不规律、时间不够用、精神压力大，这些就是公关人的工作常态，为什么公关人要进行时间管理，原因显而易见——公关人应该通过合理的时间管理，让自己的人生更丰富起来，生活的质量更高，这样也有利于公关人做出更好的公关案例。

时间管理方法有哪些？

在多年来关于时间管理的运用中，世界各地的专家总结了不少被验证可行的方法，例如二八法则、番茄工作法、四象限法则等。这些时间管理法在其他性质职业人群如教师、护士、秘书中被广泛使用，同理应该可以跟公关人的工作产生关联。

可以预想，公关人群体对这些时间管理法进行梳理，将它们综合起来结合自身实际运用，行成对自己最有效的时间管理，也是完全可能的。

首先谈谈二八法则，二八法则时间管理法来源于著名的二八定律——巴莱多定律，这一定律是19世纪末20世纪初意大利经济学家巴莱多发现的。他认为，在任何一组东西中，最重要的只占一小部分，约20%，其余80%尽管是多数，却是次要的。将二八定律和时间管理相结合产生的“二八时间法则”，可以理解为“将80%的精力用在20%的最重要事情上”。

合理运用二八法则，能让公关人在有效的时间里，把主要精力放在当天重要的工作上，增加自己的职业体验感和获得感。

其次跟公关人群体推荐下番茄工作法，这个工作法是弗朗西斯科？西里洛1992年创立的一种时间管理方法，简单易行。

番茄工作法的核心，在于大家面對每日任务清单时选择一个待完成的任务，将番茄时间设为25分钟，之后为了这个任务专注工作，中途不做与该任务无关的事，直到番茄时钟响起，可以休息5分钟，然后继续，每个番茄时间是不可割裂的整体。当执行者为任务持续推进了4个番茄时间后，可以选择多休息一会儿。

番茄工作法保证公关人在一定的时间段内集中精力完成手上工作，形成阶段成就感，让公关人减轻时间焦虑、提升集中力和注意力、减少事情推进过程中的中断、巩固做出更好公关案例的决心，也有利于公关人通过一次次番茄时间，改进自己的工作流程。

时间管理法中还有一个被广泛使用的方法是四象限法，这是美国管理学家科维提出的，科维将工作按照重要和紧急两个程度划分为四个“象限”，第一象限为紧急又重要的事项，第二象限为重要但不紧急的事项，第三象限为紧急但不重要的事项，第四象限为不紧急也不重要的事项。

对于公关人而言，同样可以把自己的工作按照这样的四象限划分法进行归类，工作会一目了然。

如何利用这些时间管理法

对公关人而言，二八法则、番茄工作法、四象限法……这些时间管理方法都能和自己进行很好的结合，每个人根据自己的习惯，重点选用其中一种方法来进行时间管理，也可在灵活运用中综合三种方法的优点。

有句话说，“你怎么过一天，就会怎么过一生。”时间管理，看起来是管理时间，本质上是管理自己，目的是推动个人的发展。管理好了，短期内或许看不到一个人的明显变化，但时间久了公关人的发展路径会明显不一样。

比如说二八法则，占20%的重要事项，可能决定了公关人80%的提升，因此也需要公关人投入80%的精力去应对。但这样并不是说剩下的80%日常琐事公关人就需要放弃，放弃的观点是把本来相互矛盾、却又相互依存、不可缺一的两者完全割裂开来，也没有看到两者之间的比例并非绝对，而是存在着动态平衡性。

当然，公关人要清晰重要事项的80%边际，如前文所述，公关人的工作弹性很大，比如当一个公关人得到一个公关任务后，后续工作看起来随之开始，虽然往往一个公关案例有最终提交时间，但很多后续工作其实都要自行安排，自由度很大。没有时间管理概念的公关人，不对事项进行二八分配，不知道将后续工作中看起来占一小部分比例，实际上对最终成型的公关案例帮助极大、跟个人公关水平提升息息相关的事项列入“优先做、重点做”的80%精力范畴，得不偿失会在所难免。

当然，公关人运用二八法则进行时间管理时，也要学会面对占据日常事务中80%的琐事，确保留出20%的精力处理这些琐事。而不是说，既然抓住20%重要事务解决了人生80%的获得感，就不用管这80%的琐事。

一个公关人在日常运用中会发现，当他用20%的精力处理好了80%的琐事，他的人生幸福感会得到很大提升，而这种幸福感的提升，又能反哺到他花费80%精力处理的20%重要事项，在这种互补中公关人的时间利用效率将更高。

从科学的二八法则时间管理角度来说，公关人每天抽出一定精力去看书、看电影等，每月安排一定比例的精力去参加公益，都是对公关人成长非常有利的时间管理。公关人通过这20%的安排，身心达到更愉悦的程度，对于保持他的创意激情和意志，能起到巨大的正向助推作用。

说过二八法則，我们再谈谈番茄工作法，这个时间管理法对很多公关人来说也很适用。公关人的思维活跃，每天都会面临大量细节，尤其对接媒体的公关人会发现，随着融媒体的发展，除了报纸、电视、电台外，微博、微信、客户端、音频视频整理等等，都需要一一应对和处理。这时，公关人就可以采用番茄工作法来进行时间管理，比如微博、微信、客户端各占一个番茄时间段，这样可以让自己在单位时间内集中精力将事情一样样有条不紊地完成。

对于时间管理中的二八法则、番茄工作法、四象限法等通用方法，如果通过本文能对公关人产生一些影响，大家有意识去结合自身情况研究并运用时间管理，会发现当自己将这些方法进行糅合使用，时间效应可发挥到更大。

以二八法则和四象限法为例，通过四象限法，公关人一日工作生活可以按重要程度进行递减排列，即“重要紧急型”、“重要不紧急型”、“紧急不重要型”、“不紧急不重要型”。这样的不同维度象限划分和二八法则融合，公关人可以自我明确，前两个象限的事项列入80%精力范畴，后两个象限为20%精力范畴，继续用二八法则进行象限内的时间管理，那么第一象限又可占到80%精力中的80%。

以一个会遇到的实际状况为例，现实中，我们总是发现有些公关人总是能更快进入公关案例的提交、对接和实施。除了熟能生巧对比业务生疏的原因外，还有一个重要的原因，就是进度慢的公关人往往时间管理上出了问题。

比如，一个公关人，在制作一个公关案例时，时不时就去刷手机，效率肯定高不了。有的公关人可能会问，信息时代，不可能不看手机，不了解最新前沿消息。其实，时间管理肯定不是不让大家看手机，而是要在看手机的时间段上有所选择。

用好时间管理的积极反馈

我们经常看到一句健身房广告——“比你忙的人，照样在健身。”此话所言非虚，往往那些看起来工作量极大的人，反而越能坚持运动，是他们做事手段比大家高明吗？不是。面对相同事的处理，绝大多数人差距并不大，差距在于时间管理上。

公关人一定要找到适合自己的时间管理法，把生活和工作全部纳入时间管理里，让自己的工作生活更有节奏感。本文鼓励公关人进行时间管理，就是为了让公关人能从容不迫面对工作和生活。公关人有了时间管理的方法并依据这种方法做了计划和安排，初始阶段发现自己无法执行到位，也不必为此烦恼，发展方向趋好即可。因此，公关人们从现在再开始时间管理，并不晚。

在可及范围内，我们发现除了只言片语，没有真正探讨公关人时间管理的案例，但这不是说，现在就没有公关人时间管理做得好。

纽约媒体公关人Katie Benner就是一个时间管理高手，Katie Benner在一篇访谈里说过，自己曾经也没进行过时间管理，大量时间都被手机消耗，后来意识到问题，开始对自己的精力维度做区分，摒弃一些无用事项，把更多精力腾出来干自己列出的更重要事，工作效率明显提高。

在本文行将收尾阶段，笔者建议所有的公关人，“重要的事先做”（FirstThingFirst）。管理学家德鲁克在《哈佛商业评论》上的一篇文章里，以他丰富的经历非常肯定地说：“我还没有碰到谁可以同时处理两个以上的任务，并且仍然保持高效。”

这句话，理应对所有公关人有所启发。