财务共享中心智能化升级措施探析

肖旺祥

摘要：目前我国大部分企业的财务共享中心由于管理模式落后，面临较多的问题，远未达到企业管理者设置时的初始目的。随着信息技术和互联网的发展，通过数据驱动，利用互联网+技术，以及系统集成等方式，可实现财务共享的智能化升级，提高财务共享中心的价值，达到企业风险可控、效率提升、成本降低的预期目标。

关键词：财务共享;智能化;信息系统

一、目前财务共享中心实施中存在的问题

（一）财务人员工作机械化，人员管理难导致财务管理风险

大多数企业建立财务共享中心的初衷，都是为了通过集中财务处理，提高财务人员的工时利用率，从而达到减少人力，降低成本的目的。而目前虽然大部分企业都有财务共享信息系统，但大部分工作仍然主要依赖人工操作完成。这使得财务人员的工作过于重复单一。同时由于流水化作业，每个财务人员往往只聚焦于某一部分业务操作，很难全面了解学习财务知识，提升业务理解和判断能力。

在这种工作环境下，很难培养出具有较高专业水准的财务人员。也很难留住专业素养较高的财务人员。这导致一方面财务人员流动性较高，财务工作交接处理较多;另一方面由于逆向选择，留下来的都是专业水平较一般的人员。同时由于大量财务工作集中处理，使得企业财务管理风险极高。

（二）财务共享信息系统太过独立，难以协同利用

很多企业在构建财务共享中心时，往往简单定位于一个账务和单据处理中心，而作为一个独立的作业中心管理。因此在建设财务共享信息系统时，也仅把它作为一个独立的信息系统予以规划[1]。并未考虑到与企业其他业务系统和管理系统进行对接。这一方面导致财务共享信息系统很难利用其他系统中的数据，来简化共享中心的手工作业，造成很多重复性的工作;另一方面，业务和管理系统也很难抓取财务共享信息系统中的数据，生成各类管理报表，为生成管理和决策提供参考和依据。这实际上造成了一种数据资源的浪费。

（三）缺乏跨区域作业有效方式，管理效率与内控风险难以平衡

由于财务集中化作业，往往涉及跨区域管理。比如很多光伏集团，涉及企业往往覆盖全国几十个省市。由于每个地区财税政策都有一定差异，导致集中化税务处理流程复杂。目前很多企业的共享信息系统，很难远程高效的处理当地税务事项。集中化处理的效率往往还不如属地化处理。而且由于信息沟通不畅又往往导致税务风险。另外由于距离远，原始单据传递也往往费时费力。如按照大多数国有企业的固有制度要求，很容易导致开支报销周期长，效率低下，业务人员怨声载道。而如果为提高效率，简化审核程序，又往往难以满足國企的内控要求。

二、财务共享中心智能化升级措施

（一）构建数据驱动系统自动化作业的智能化系统，减少人工工作

财务共享中心涉及最多的人工工作主要包括：财务单据审核和财务凭证制单、出具报表等。这些工作的一个共同特点就是，按照既定规则进行相关作业。财务单据审核是参考企业的相关制度，而凭证制度和报表出具则按照会计准则和相关法规处理。这是建立通过数据驱动系统自动化作业系统的有利前提[2]。

1.财务单据的智能化审核。目前利用成熟OCR技术，报销人可以非常方便快捷的将各类原始单据数据化，并体现到共享报销系统中。通过共享报销系统与扫描程序封闭化操作，保证单据金额与报销金额完全一致。同时通过与税务系统关联，对发票进行真伪辨别和防止重复使用。另外根据企业制度，针对不同审核流程设定相应的审核规则。这样当流程达到财务审核节点时，系统就可以自动进行审核。财务人员只需要最终核对原始凭证与报销金额是否一致即可。大大降低了人工审核的工作量，在保证风险可控的同时，极大的提高了单据审核效率。

2.财务单据的智能化处理。通过打通共享报销系统与财务管理系统，实现两者之间数据流通。这样针对不同类型的单据，只要根据会计准则要求，设定相应的财务处理程序。当相关单据完成各项审批节点后，系统就会根据既定程序，在财务账套中自动生成凭证。财务人员则只需定期复核程序生成凭证的正确性即可。这基本免去了会计制单的工作，大大减少了财务人员的工作量。

（二）充分利用互联网+技术，整合平台资源，控制风险，提高效率

企业财务管理中不可避免的要对外联系，主要包括税务、银行以及外部商业组织等。随着互联网和数字技术的发展，企业财务共享系统与这些外部机构之间，通过数据交换，互联互通，在风险可控的前提下，实现效率的提升和人工成本的降低。

1.税务业务的智能化处理。税务业务由于时间方面的要求，集中处理往往给财务人员带来了极大的压力。随着金税三期的上线，电子发票的应用，以及航天信息、百旺等公司对税务申报系统的整合，为智能化税务业务处理提供了可能。目前通过OCR扫描、电子发票等方式，发票认证抵扣等业务，基本可以实现很少人工干预下的半自动化操作[3]。但在发票开具、月度纳税申报、年度的汇算清缴等工作上，还占据着财务人员大量的时间。目前主要的障碍还在于各地税务系统的差异和税务管理政策的不同。但通过航天信息或百旺公司的系统，就国内而言，基本可以实现企业财务系统与纳税申报系统，以及财务共享系统与开票系统的对接。从而免去了财务人员大量的数据填写的工作量，提高了数据的准确性和税务业务处理效率。

2.银行业务的智能化处理。一般中等规模企业的财务共享中心，面对几百个银行账户是很正常的。这使得财务人员在收付款管理、银行流水查询、银行对账等工作方面压力十分巨大。目前大部分银行都开通了银企直联功能，可以一定程度上减轻财务人员银行业务处理的工作量。如有建设银行推广的禹道通达产品等，可以将不同银行的账户信息集中化处理。但要真正发挥这些产品的功能，还需大幅加强财务共享系统各个模块之间的关联。比如，费用报销单据在共享报销系统中审核完成后，信息需通过银企直联自动导入银行系统中，财务主管审核付款后，数据需自动导入财务管理系统中制单等。这样不仅可以大幅降低出纳、会计的工作量，还可以有效防止差错，提高效率。

3.外部商业平台的智能化整合。目前企业一般的外部采购业务均可通过互联网平台获取。一般物资采购有京东、天猫;差旅出行有携程、去哪儿;打车有滴滴、嘀嗒等。将财务共享系统和这些平台进行对接，一方面可以提高业务的透明度，防止舞弊作假。可以满足大部分国企内控要求;另一方面可以通过企业集中结算等方式，减少员工垫款，提高报销效率，减少财务人员单据处理量。

（三）加强系统集成，打通与业务系统和管理信息系统的对接

财务共享中心要实现业务的智能化处理，还需要集成内部多方面的信息。比如报销审核当中的合同付款，财务审核时需对付款节点与合同条款进行匹对。如果与企业的合同管理系统打通了，就可以直接调用其数据来实现自动审核。其他的如生成管理系统、预算管理系统、人力资源管理系统、客户管理系统等，都涉及到信息共享和数据调用的需要。因此要实现智能化的财务共享，还必须加强财务共享系统与内部其他管理系统之间的集成。

另外财务相关的数据是大部分管理报表数据的基础。在内部系统集成的基础上，可以及时准确的自动生成大部分管理报表，很多报表甚至可以按天更新，实时反馈。大大的提高了其作用效力，更贴近管理需要，提高了决策效率。

三、结束语

财务共享中心主要职能在于集中处理企业相关财税事项。在传统的运作方式下，存在较多的问题。这些问题导致财务共享中心远未达到企业管理者设置时的最初预期目标。财务共享中心要真正发挥其应有的效力，必须对其作业模式进行智能化升级优化。当前信息化技术、互联网技术和数字化技术的发展，为其提供了可行途径。通过构建数据驱动的智能化系统，充分利用互联网+技术，整合平台资源，集成内部信息系统，可以满足在严格的内控管理体系下，大幅提高企业财务管理效率，降低人工成本，真正实现财务共享的目的。

参考文献：

[1]李金莲，马俊.集团企业财务共享中心的优化提升[J].当代会计，2019 （03B）.

[2]韩金亮.大数据下集团企业财务共享的构建研究[J].财经界，2019 （04）.

[3]张婧.论企业集团财务共享服务中心的优化[J].现代商业，2018 （17）.