大数据时代电子档案管理现状与发展对策分析

杨桂明 许凤姣

摘  要：随着信息技术的飞速发展，大数据应用已经融入各行各业，深刻改变了人们的生活方式。当档案遇上大数据，电子档案管理也应与时俱进、改革创新，开启以大数据为纽带的智慧档案新时代。文章重点从法律、标准、人才、服务方面分析了大数据时代电子档案管理存在的问题，在此基础上提出了新形势下电子档案管理的发展对策。

关键词：大数据;电子档案; 科学管理;开放共享

Abstract： With the rapid development of Information technology，big data applications have been integrated into all walks of life，profoundly changing our way of life. When Archives meet with big data，electronic Archives management should also keep pace with the times，reform and innovation to open a new era of smart Archives. This paper focuses on the existing problems of electronic Archives management in the era of big data from the aspects of law，standards，talents and services，and puts forward some countermeasures for the scientific management of electronic Archives under the new situation.

Keywords： Big data; Electronic Archives; Scientific management; Opening and sharing

1 大数据时代电子档案管理的现状

1.1 电子档案相关法律缺位，影响了电子档案的价值实现。我国电子档案立法严重落后于电子档案发展的客观要求，《档案法》更多是针对传统档案，而对于电子档案的法律效力、相关标准、开放利用等问题至今仍没有明确规定。随着社会发展，人们对电子档案开放的要求不断提高，而信息开放伴随着潜在风险和承担更多责任，特别是电子档案安全问题更加凸显，有些工作人员存在“利用危险，保密保险”思想，导致电子档案开放程度普遍不高，与社会利用需求存在差距。因此迫切需要从法律层面为开放电子档案保驾护航。尽管确保电子档案特别是涉密档案的安全管理是新时代亟须重视的问题，但不應把这些风险视为限制电子档案开放的理由，关键是如何防范和化解风险。不断建立健全电子档案法律法规，电子档案管理才能朝着科学的方向长远发展。

1.2 电子档案标准规范滞后，制约了电子档案的跨界融合。大数据时代，数据繁杂多样，统一标准规范是资源共享利用的前提。早在2014年国家就发布了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，提出“科学整合档案信息资源”“促进资源共享”，但对于资源整合过程中有哪些新标准、新方法、新技术引领，怎样清理阻碍电子档案资源整合的障碍，对相关机构有哪些激励惩戒机制等都不够明确。随着电子数据的急速增长和高度混杂，2016年国家发布《电子文件归档与电子档案管理规范》，从“电子档案存储、备份、利用、统计、元数据维护”等方面对电子档案管理进行了规范，代替了2000年《电子文件归档与管理规范》。《规范》发布以来，由于未定期审查电子档案保存标准，电子档案行业协同标准有的相对滞后、有的尚属空缺、有的未得到严格执行，严重阻碍着资源流动共享，电子档案信息的跨界融合、智能对接步履维艰。电子档案标准规范滞后，严重制约了电子档案在大数据时代的跨界融合。

1.3 档案人员现代信息素养相对较弱，影响了电子档案工作的创新驱动。大数据时代，人们更加注重时间和效率，怎样能够从海量数据中快捷高效地淘到有价值的信息为人所用显得尤为重要。目前，我国档案从业人员队伍庞大，但利用电子档案提供服务仍普遍缺乏主动性和前瞻性，缺乏敏锐捕捉电子信息并促成电子档案和现实问题融合的能力，档案人员信息技术水平总体偏低，严重制约了电子档案工作的创新发展。因此，如何提高档案管理者的现代信息素养，将“档案库”变成“思想库”“智慧库”，将“电子档案管理者”变成“智慧信息提供者”，这是大数据时代对现代档案人的重大考验。

1.4 大数据技术尚未得到充分利用，制约了电子档案的智慧化服务。以科技驱动电子档案工作发展是时代所需。利用数据挖掘、软件分析等，将电子档案与社会资源、用户行为信息进行有机关联和深度开发，帮助解决实际问题更是用户的期待。但是目前，数据挖掘、云计算、物联网、可视化等许多新兴技术在电子档案管理中还没有得到充分应用，提供给用户的信息还多是原始信息，深入挖掘、精细加工的二次信息亟待开发;用户接触的多是静态的枯燥文字，缺乏富有画面感、真实感和吸引眼球、鲜活生动的多媒体信息;档案咨询多是电话咨询或电子邮件，在线智能答疑没有得到有效应用;手持终端设计、电子档案定制推送等尚待加强，这些都会影响用户对电子档案的感知和体验。因此加强新技术在电子档案领域的应用，做好以用户问题为导向的个性化和智慧化服务，是大数据时代档案工作实现大发展的突破口，我们所面临的形势严峻、任务艰巨。

2 大数据时代电子档案管理的发展对策分析

2.1 建立健全电子档案法律法规，促进电子档案的开放利用。首先，国家应尽快以法律形式赋予电子档案法律效力，赋予档案馆采集、管理、发布电子档案数据的职责，列出档案馆的免责条款，免除档案馆因开放电子档案而延伸引起的种种责任。国家可以在《政府信息公开条例》的基础上，充分发挥国家开放档案大数据平台的作用，接收并回复社会各界开放数据的申请：哪些数据什么时间可以开放，哪些数据因安全隐私和技术限制等无法开放。其次，关于电子档案开放利用过程中的信息安全问题，法律必须明确电子档案开放鉴定的主体，建议由电子档案生成单位负责电子档案数据开放鉴定工作，制订限制开放的清单，提出电子档案开放意见，盘活数据资产。最后，法律法规要建立奖惩追责机制。对于在电子档案领域做出突出贡献的部门或个人要有实质性的奖励，以点带面引领行业发展。对于不履行规定职责、行业间不协作配合或者消极不作为的要承担相应责任。只有建立健全电子档案法律法规，推动电子档案开放利用，才能最大限度发挥电子档案价值。

2.2 电子档案标准规范要与时俱进，与国际接轨，共享信息红利。大数据时代，要提高电子档案数据质量，标准要先行，对于各行各业产生的电子元数据要统一标准，明确数据类型、用途和文件格式，构建新一代电子档案大数据平台和大服务平台，让全社会在一个共同的路线图上协作，共同推进资源整合。2018年，澳大利亚国家档案馆颁布了数字化档案保存新标准，该标准根据国家最佳实践规定了数字化档案的技术要求。这项标准旨在确保生成的数字副本的“母版”作为原件长期有效的替代品，还可生成供公众利用的衍生文件，最大限度地减少对脆弱文件的物理损害。更重要的是，该标准还是一个有效的工具，有助于尽量避免因文件载体不稳定或技术陈旧而导致的丢失风险。目前，我国在电子档案标准规范建设方面还有待加强，要深入调研，与时俱进，定期对电子档案保存标准进行审查修订，做到电子档案标准与国际接轨，为实现跨部门、跨行业、跨地区、跨国界的一站式电子查询打好基础，使全社会乃至全球共享电子档案信息红利。

2.3 加强电子档案领域的教育改革，造就复合型高素质的电子档案管理队伍。大数据时代对档案人员提出了更高的从业要求，一方面要求档案人员具有敏锐的信息意识，另一方面要求档案人员具有高技能的现代化电子信息管理能力。这就对档案新型综合人才的培养提出了更高的标准和要求。首先，大数据时代档案专业的课程设置要改革创新。建议大学档案专业开设电子档案资源挖掘分析、社会媒体处理、智能检索、信息预测等相关课程，注重实战技能的培养，使得档案专业的毕业生具备把档案大数据“原料”加工出“成品”的能力，从而在走上工作岗位后处理档案大数据才能够得心应手。其次，电子档案新型技能的职业学习平台要加快建设。这样大量从业人员可以随时随地通过网络平台自主学习，掌握大数据时代的新方法、新知识、新技能，有效增強工作人员信息服务能力和为用户解决实际问题的智慧，避免电子档案服务过程中力不从心，错失电子档案发挥作用的良机。新型人才培养和自主在线学习势在必行，这必将推动电子档案在大数据时代创造出更大的价值。

2.4 以用户需求为导向，借助大数据融媒体，真正实现电子档案利用的个性化满足和智能化服务。首先，要加强电子档案大数据的开发和推送工作。通过对电子档案分析挖掘，发现用户检索访问规律和关注领域，对用户需求进行分析和预判，个性化推送相关电子档案信息。其次，要善于在生活中捕捉和利用契机让电子档案活起来。档案工作者也要扮演信息工作者角色，关注热点事件和民生动态，抓住契机使电子档案活起来，加强手机应用APP开发和融媒体服务，带给公众更多真实感、画面感和正向的情感体验，激发用户潜在需求，推动电子档案信息预订工作，更加智慧地服务社会。最后，实现交互式电子档案智能服务。在帮助用户解决实际问题的过程中，最好能构建“人机对话”“人人对话”的网络生态环境，实现“网站智能服务、档案专业咨询、用户互助答疑”三者有机结合，提升服务感知和用户体验。以用户需求为导向，借助大数据融媒体，真正实现电子档案的个性化服务和智能化应用，人们才能在未来随时随地享受高质量的电子档案信息服务。

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（作者单位：北京师范大学档案馆   来稿日期：2019-12-17）