加强事业单位档案信息电子化的途径

摘要：在当今事业单位的档案管理工作之中，档案信息的电子化管理已经成为一项至关重要的内容，随着当今新型的电子档案体系不断完善，事业单位档案信息的电子化管理已经越来越受到当今事业单位的重视，而如何加强档案信息的电子管理也成为当今事业单位档案管理之中重点关注的话题。本文就是对加强事业单位档案信息电子管理的途径进行分析，希望可以对当今事业单位的档案管理有所帮助。

关键词：事业单位;档案信息;电子化管理

前言：

在事业单位对档案信息进行电子化设计的过程中，应该认真处理好档案信息的细节，这对于事业单位的档案信息管理以及人力资源管理而言都十分重要。因此，要想将以往的档案都转化成电子档案，相关人员在录入和储存的过程中都一定要做到认真谨慎，这样才可以让事业单位档案信息的电子化管理得以有效加强。

一、当今事业单位档案信息电子化所面临的困难

（一）输出形式的多样化

在事业单位档案信息的电子化过程中，不仅可能导致电子文件内容发生改变，也可能会使其固定的格式消失。主要原因包括以下的几点：第一，虽然电子文件的修改十分容易，但是修改之后也不会留下任何修改的痕迹。第二，由于电子文档有着虚拟化的生产过程，所以其原始的实现也就很难定义。第三，随着计算机软件技术与硬件技术不断的发展，电子文件也一定要对全新的环境不断适应，要想使其适应全新的环境，就需要对其结构、格式等进行改变。第四，电子文档将不再仅仅储存在一个固定的空间之中，而是根据需要，采用不同的方法进行储存和输出[1]。第五，电子文件也不再具备具体写作的形式，人们可按照实际的需求对字体、字号进行确定，所以我们也就不能通过原始手写的形式对电子文件进行区分。第六，当今电子文档的签署技术依然没有得到全面普及，因此，对于电子文档是不是原件的问题也就难以明确。

（二）電子档案的管理将需要更强大的技术和更加专业的人才

在电子档案的形成、归档以及管理过程中，需要更加强大的信息技术以及数据通信技术等的协调管理，这样才可以让事业单位档案信息的电子化得以强化。同时，档案管理人员也需要具备足够的专业知识与专业能力，在保障电子档案可用性、可取性以及可理解性的同时，也应该全面认识电子档案的保密级别，解决更多电子档案管理方面的问题，进而加强事业单位档案信息的电子化管理。

二、加强事业单位档案信息电子化的有效途径分析

（一）让电子文档的管理更加标准化

因为电子档案的管理属于一项十分复杂的技术，加之电子档案和纸张档案文件的载体不同，所以在事业单位档案信息的电子化管理之中，首先应该建立起相关的管理标准、制度与规范。同时应该针对电子档案的管理制度来进行相关管理规定的制定，让事业单位档案信息的电子化管理在工作流程上也得到有效的规范。这样才可以提升事业单位档案信息的电子化管理质量。

（二）重新定义电子化档案信息的概念

因为电子档案有着其自身固有的特征，所以在事业单位档案信息的电子化管理过程中，相关的工作人员不可以按照纸质文件的使用方法和标准来对其原有性质进行确定，基于这样的情况，事业单位就应该对档案信息的“原始”概念加以重新建立。在对原始的电子档案信息进行确定的过程中，事业单位应该注重以下的几点：第一，档案信息的内容具备确切的时间;第二，信息的内容是由原作者书面创作或者生产的;第三，原作者在该特定时间完成了档案信息之后，档案信息就从未被修改过[2]。如果电子档案信息满足以上的三种情况，事业单位就可以承认这是最基础的档案信息。

（三）自动化办公系统安全保护工作的进一步加强

首先，事业单位一定要严格控制电子档案的材料载体，可以用光盘进行储存，也可以用磁盘存储器进行储存。其次，事业单位应该保障计算机网络系统的安全，对电子档案系统的登录权限进行设置，并根据实际的情况对电子档案的文件属性和利用权限等进行设置。最后，事业单位应该做好电子档案库的备份工作，保障电子档案信息的安全。因此，事业单位应该在电子档案管理的计算机系统之中安装相应的防病毒软件，这样不仅可以防止病毒的入侵，也可以有效避免网络系统滥用的情况。通过这样的方式，才可以让事业单位的电子档案得到良好管理，避免数据丢失情况和数据混乱情况的发生。

（四）以人为本进行人力资源系统的构建

对于事业单位档案信息电子化管理的强化而言，其主要的目的就是对人力资源的管理进行强化。因为电子档案的文件管理属于一项技术性的工作，所以在具体的管理过程中，事业单位应该构建一个以人为本的人力资源系统，并将当今先进的计算机网络技术与大数据技术应用到电子档案的管理之中[3]。这样才可以顺应当今电子档案管理的趋势以及电子信息技术的发展趋势，让事业单位的档案信息电子化管理效果得到进一步加强。

三、事业单位档案信息电子化发展的趋势

随着当今电子信息技术的不断发展，事业单位的电子档案管理也会在管理的技术方面与管理的模式方面实现进一步的提升，数字化的储存内容将会得到进一步的改进，电子文档也会实现一体化的处理，这将会让事业单位的档案管理变得更加电子化和现代化，对事业单位电子档案管理的强化和人力资源管理效果的提升将会起到更好的推动作用。

同时，因为电子档案的管理工作属于一项技术层面的工作，所以，在事业单位电子档案管理工作的不断提升之中，相关的档案管理人员也将会实现自身专业知识、专业能力与专业素质的进一步提升，这对于事业单位人力资源管理而言也将有着十分深远的影响。

结束语：

综上，事业单位档案信息电子化的加强，对于事业单位档案信息的管理和事业单位人力资源的管理都有着关键性的意义。因此，在事业单位的电子档案信息管理之中，相关的工作人员一定要遵循相应的标准，采用相应的技术，让电子档案得到科学合理的管理，并保障电子档案的安全。这样才更加有利于事业单位实现良好的人力资源管理。

参考文献：

[1]张婧怡.事业单位文书档案管理信息电子化应用研究[J].办公室业务，2019 （15）：73.

[2]杨秀梅.电子信息档案在事业单位中的应用风险与控制[J].数码设计（上），2019 （8）：21.

[3]胡超峰.事业单位档案管理的电子化建设[J].办公室业务，2019 （7）：54.

作者简介：张晓然，女，民族：汉族，籍贯：山东枣庄，职称：档案管理助理馆员，学历：大学本科，法学，单位：枣庄市市中区人民检察院。