大数据时代音像资料档案管理探讨

毛宝珍

【摘要】档案行业最主要的任务是保存社会档案并在合适的时候为社会提供音像资料档案帮助，更重要一点是，音像资料档案行业需要对大范围的数据进行具体的收集、整理以及保存工作。本文旨在对音像资料档案管理中存在的不足进行探索与分析，从而摸索出一条正确的音像档案管理发展道路。

【关键词】大数据;音像资料;档案管理

随着科技时代的来临，档案工作者不仅要处理社会上每天产生的大量不同类型的原始记录，还要处理档案馆现存的不同种类的档案数据，这一任务的工作量非常大并且存在一定难度。更值得注意的一点是，许多情况下，档案工作者不知道应该如何去应对汹涌而来的大数据。在大数据时代这一背景下，音像资料档案管理显得尤为重要，因此，档案工作者需要对音像资料档案管理进行合理有效的探讨。

一、音像资料档案管理的研究背景

现在的大数据时代共有三个特点：第一个特点是数据的总量非常多，各类型的数据信息不停地更新。第二个特点是音像资料档案数据具有多样性，具体有视频、图片以及音频这三种形式。第三个特点是数据信息转变的快速性，信息会随时发生波动。因此，要想快速地将数据记录成为档案是非常困难的一件事情。正是由于这些原因，音像档案管理应运而生。音像档案最大的优势是具有直观性并且类型多样，它主要由声音以及视频组成，能够带给观看者更加真实、更加直观的感受。

二、档案管理过程中需要注意的方面

（一）具有准确的目标以及管理标准。在对大数据进行档案管理之前，最先做的一步应该是思考清楚大数据的优势。对音像资料档案管理进行胡乱分析，不仅会浪费宝贵的时间以及精力，还会浪费许多非常有用的音像资料。音像档案资料类型繁多，如果缺乏明确的目标，分析数据时会觉得十分迷茫。所以，档案管理首先要解决的是大数据的目标和标准，最后再使用能够解决问题的大数据工具。

（二）要注意潛在的风险。在音像档案信息资源的开发与利用的过程中，可能会产生许多难以解决的矛盾，比如：档案资料意外泄密，公民隐私权被侵犯，音像资料知识产权纠纷等。所以，在对音像档案资料进行管理的过程中，最应该注意到的就是某些隐约存在的档案风险，为了避免潜在风险突然爆发时的手足无措，音像资料档案管理人员应该提早制定全面具体的法律法规，以备不时之需。

三、音像资料档案管理中出现的不足

（一）管理分散，不具系统性。目前来看，各个新媒体单位都有一套自己的音像资料档案管理方法，针对不同类型的档案进行高效收集以及整理。但是，这是一种比较分散的管理方式，会造成多方面的资源浪费，最主要的问题是，音像资料档案的发展还不够完善，人们暂时无法轻松简便地收集资料。相比文字档案来说，音像档案更具直观性，同时也可以通过一种比较新颖的方式来记录历史事实，可以更加真实、更加鲜活地还原历史，并在此基础上对历史资料进行进一步的研究。但是现在的音像档案管理太过分散，不能够全面、系统地记录数据，这不利于传统文化艺术的广泛传播以及后期发展。

（二）管理方式陈旧，不具备服务特点。大数据时代的来临对音像资料档案的管理方式有了全新的要求，一成不变的管理方式已经无法满足时代发展的需求，只有快速高效地创新与完善才能够更好地迎接信息化时代的挑战。目前来看，音像资料档案的管理还只是停留在简单的收集和保存阶段，不仅缺少数字化的全面运用，而且方式陈旧，毫无创新。如此一来，不仅不会方便客户，反而会增加客户查找资料的难度，无法更有效地体现出音像资料档案的服务性。

（三）档案管理制度不完善，没有制约力度。由于音像档案管理是新提出的一种档案收集策略，因此目前只存在一些简单的档案收集、整理以及保存方面的制度。就现在而言，由于音像档案管理方面的工作人员没有更加详细的制度的制约，导致他们的存档意识非常弱，不能够很好地将全部的音像资料保存下来，这对档案征集造成了十分严重的不利影响。另外，档案管理是一项非常严谨的工作，档案的收集、整理与保存都必须经过有关部门的审查以及确认，但是现有的管理制度不够完善，审核流程也不够规范，这在很大程度上制约了音像档案管理的发展。

四、推进音像资料档案管理的有效措施

（一）增强管理意识。无论做什么事情，都是先有的意识，而后才会有所行动，所以只有先在思想方面做到高度重视，才可以有效地增强档案管理意识。相比文字资料来说，音像资料具有丰富的画面感，更加真实、直观，比较易于理解，因此重视音像资料档案管理是当下必须要做好的一件事情。与此同时，档案管理技术在快速发展的过程中会出现一些新的问题，这就需要档案管理工作者对此高度重视，尽自己最大的努力去完善管理方法，从而确保音像资料档案的完善性与保密性。最重要的一点是增强管理意识，这需要引起部门领导的重视，部门领导应该发挥自己的作用，对音像档案资料管理给予大力支持，加大物力支持，加大经费投资，只有这样才能够将档案完整保留下来，从而对使用者起到普及相关知识的良好作用。

（二）培养档案管理人才。要做好档案管理工作，首先应该培养出一批优秀的音像资料档案管理人才。档案管理工作是一份非常认真严谨的工作，需要工作者具有强烈的存档意识，将一切有用的、有价值的信息收集起来，并且将这些信息整理成档案，因此音像资料档案管理工作需要大批具有分析档案能力的高素质人才。与此同时，随着高科技的快速发展，音像资料档案管理工作者需要努力学习并且掌握更多更有效的管理方法和技巧，不断提高自己档案管理方面的综合能力，尽自己最大的努力成为一位优秀的音像资料档案管理工作者，对音像资料档案进行最大程度最有效的传播。最重要的一点是，在进行档案管理的过程中，应该对其他国家的音像资料档案管理模式进行学习与借鉴，不仅要找寻合适的机会鼓励档案管理方面的专业人才走出去学习其他国家的先进技术，还要虚心引进西方先进高效的档案资料管理模式，在不断学习、不断进步的过程中培养出一批具备综合素质并且能够全方面发展的音像资料档案管理人才。

（三）对档案资料管理方式进行创新。要想使音像资料档案管理得到快速高效的发展，并做出一番成就，就应该对档案资料管理模式进行不断的探索与创新。具体做法有三条：1.应用大数据技术。在当今社会，想要有效地管理音像资料档案，首先需要拥有大数据技术，这一技术的具体内容主要分三个方面：第一方面是全面发展并支持大数据的保存与备份功能。第二方面是不断加强并深化与企业的长期合作，探索分析能够有效管理大数据的工具，精诚合作，一起努力创造出全新的高科技技术。第三方面是对数字化的音像资料管理技术进行深入的研究与应用，在这个信息化的时代中，一定要对数据进行精确的量化分析，通过借助录音机或者摄影机等高科技设备，将大范围的音像资料转变为简易的数据，从而建立起一个系统性强的综合档案信息资料库。2.对资料档案采取统一管理的方式。统一管理能够节省出更多更有效的资源，促进各个单位之间的相互沟通与友好交流，还有助于音像资料档案的广泛传播。根据档案统一管理的要求，规定好收集音像资料的大致范围，争取做到有针对性地对不同区域、不同类型的音像资料进行收集，随后对收集好的音像资料进行整合分析，不断加强管理力度，只有这样才能够使相关音像资料档案的储存量不断扩大，从而方便使用者的搜集以及有效利用。3.对最原始的信息服务系统进行开发。在大数据时代背景下，音像档案管理應该走一条不断创新的道路，因此，在对音像资料档案的服务管理上，也需要采用不断创新的方式。收集档案的最终目的是为社会提供有利的帮助，那么就需要对现代网络技术加以利用，从而开发出一个全新的档案资料信息服务系统。信息服务系统是非常简单、非常容易操作的，不仅有利于人们的使用，还能够非常高效快速地找寻出所需资源，从而为人们提供最优质的音像资料服务。

（四）对音像资料的管理制度进行完善。1.对音像资料档案的收集制度进行修复以及完善。档案管理工作的前提是对音像资料档案进行大范围收集，只有收集到有利用价值的音像资料，才能够开展有效的保存工作，否则这样的收集工作是没有任何意义的。在收集音像资料的过程中，工作者要做到的不仅仅是将具体的文字信息记录下来，还应该借助摄影机或者扫描仪这一类的设备对音像资料进行更进一步的收集。需要注意的一点是，利用摄影机收集到的视频资料必须要符合相关制度的具体要求，并非所有的音像资料都能够作为有效档案被记录下来。2.加强完善音像资料档案的整理制度。收集完毕的音像资料在进行合理整理后才能发挥其本身的作用，音像资料档案的整理和分析也有着具体的规则制度。由于差异性的存在，不同的人对同一份资料的理解角度是不同的，想求同存异，就应该抓住找出问题的关键，对最有价值的信息进行利用分析。因此，音像资料档案整理制度即为分析挑选的标准。3.不断对档案保存制度进行修复以及完善。音像档案与文字档案有着很大的区别，它不仅容易被腐蚀，不方便保存，还容易丢失，并且无法恢复，因此，必须要认真小心地保管好音像档案，及时对音像资料档案进行备份，还要定期对其进行备份更新，检查是否有损坏的迹象，并记录好每次检查的时间与情况。综上而言，由于音像资料档案具有特殊性，在进行保存的过程中会受到一定条件的限制，那么就要在资料保存方面建立谨慎、严格的制度，如何对音像资料档案进行保存整理、备份以及更新，都要有十分明确的规定。更重要的是，一定要在定期更新检查和整理加工方面制定严格的制度，从而更好地保证音像资料档案的完整性与先进性。

五、结束语

大数据时代背景下，音像资料档案管理工作是一项非常必要的工作，但也具有一定的难度。从事音像资料档案管理方面的工作人员，应该尽自己最大努力去把握这个机遇。与此同时，也应该顽强地迎接挑战。目前来说，大数据技术在不断地进行更新与完善，那么它必定会有一个比较广阔的应用市场。在充满希望的大数据时代，音像资料档案管理一定会有一个非常巨大的突破，有关工作人员应该在探索的道路上不断前进，勇创佳绩。

【参考文献】

[1]吴晓娟.大数据时代音像资料档案管理探讨[J].传播力研究，2019.

[2]王朝晖.浅析大数据时代的音像资料档案管理[J].办公室业务，2014.