办公室文书档案收集与归档工作要点分析

翁颖群

【摘要】办公室文书档案的收集和归档工作是档案管理和开发利用的重要前提，对于事业单位的运行发展有着重要的作用。本文对做好办公室文书档案工作的重要性以及当前工作中存在的一些问题进行了讨论和分析，并针对这些问题对文书档案收集、归档的工作要点以及如何改进进行研究，提出对策和建议。希望能为相关工作的开展起到借鉴作用。

【关键词】文书档案;收集;归档

在事业单位日常的管理运行和办公中会产生大量的书面材料，其中大部分属于文书的范畴。文书是指用来记录信息、表达意图的文字材料，事业单位中的文书承担着记录、传递信息的作用。文书档案管理工作就是对这些文书进行归档、保存、管理等一系列的处理程序。

一、办公室做好文书档案收集和归档工作的意义

首先，随着现代档案工作理念、技术的发展，档案载体向数字化介质的转变以及档案传输的网络化是当前文书档案工作发展的一个重要趋势，这同时也使得其包含的内容越来越广泛、复杂。其次，当前事业单位的运行和发展对于文书档案的价值体现十分重视，档案的使用频率大大增加。以测绘设计相关单位为例，各种控制测量、地形测绘、工程监理的专项档案整理对于相关工作的开展有着非常重要的意义，能够提供良好的数据支撑和参考依据。在这一背景下，文书档案收集和归档工作更加繁杂，如何保证文书档案收集、归档的完整性、准确性、规范性、时效性，保障文书档案质量，并对文书档案中有价值的信息进行提取、整理、加工成为一个重要的问题。加强办公室文书档案的收集、归档工作有利用于充分发挥其参考、利用价值，给事业单位带来更大的经济、社会效益。

二、办公室文书档案收集和归档问题

（一）缺乏对文书档案收集、归档的重视，档案管理制度不完善。多数非档案管理的事业单位相对更加注重其本身职能的实现，而对于档案管理工作则没有进行重视，认为其对于单位运行和实际工作的开展没有多大用处，多数部门认为档案收集和整理就是将相关资料整合上交即可。在这一落后的思想观念的影响下，部分部门不愿配合工作，导致文书档案的收集和归档工作面临着较多的困难。另外，对于相关工作不够重视还造成了制度的不完善，使得档案管理的职责没有落实到每个部门和个人，档案收集、归档缺乏有效的规范，存在着档案格式杂乱、命名不规范、内容不完整，归档率偏低等问题，文书档案的收集、归档工作整体效率和质量不高。

（二）现代技术对传统档案工作方式的冲击，档案资料的收集处理方法落后。现代技术的发展给传统的档案工作带来了一定的冲击，过去的管理模式无法满足新时代档案工作的需要。例如，办公自动化（OA）当前在办公室工作中获得了较为广泛的应用，一些原本靠人来完成的工作逐渐转移到了各种设备中完成。一方面，档案文书的收集和归档的部分工作可以通过计算机来进行，效率大大提高，大大减少了文书档案收集归档的劳动强度和部分重复性工作。但在同时也带来了信息密度的大幅度提高，信息形式的多样化，对于档案收集、归档的技术性提出了更高的要求;另一方面，由于受到事业单位性质的影响，其仍无法实现“无纸化办公”，文书档案往往以纸质、数字两种形式并存，增加了档案工作的难度。此外，部分单位在档案信息化建设上的支持力度不够，相关设备落后、性能较差，也对信息时代档案处理的效率造成了一定的影响。

（三）档案管理工作缺乏高素质的人才，管理人员工作积极性不高。在多数人的观念中，档案管理被普遍错误认为是较为清闲的工作。因此在档案管理人员中不少是转岗过来的，年龄通常较大。在这一情况下，相当一部分工作人员对于档案管理工作不了解、不熟悉，缺乏相关的专业知识，专业素质和工作水平参差不齐。再加上部分档案管理人员没有职业责任感和工作积极性，学习热情不高，缺乏对收集、归档工作的重视，从而导致了在文书档案的收集归档上容易出现差错，对文书档案的有效利用造成了一定的影响。

三、改进档案收集和归档工作的措施

（一）完善文书档案收集和归档管理制度，提高档案管理人员素质。首先，要在事业单位领导的带领下，提高各部门人员、档案管理人员对档案工作的重视程度，积极配合档案收集、归档工作的开展，并保证档案管理人员与各部门的有效沟通联系和良好合作，在单位内形成良好的档案管理氛围，保证档案收集和归档工作顺利进行。其次，要对文书档案的收集、归档相关制度进行完善，提高档案的规范性。例如，按照相关的公文处理、立卷规定以及档案质量管理要求，对文书的起草、审核、印刷、传递、执行以及文件的整理归档等过程进行监督，从源头开始保证档案收集质量。严格按照相关制度做好文书档案收集的登记工作，并对档案内容进行核对，做好文书档案的分类、保管、保密工作，避免档案资料丢失和外流现象的发生，提高文书档案的效率和质量。最后，要重视对文书档案管理人员的培训工作，可以通过鼓励相关人员在业余时间自学，或组织开展继续教育网络学习培训、参加各种档案建设项目、学习《档案法》等相关法律，从而提高其专业素质、政治素养，使其能够在工作中保持较强的程序意识、责任意识以及逻辑思维，促使文书档案收集、归档的高效化、程序化、合理化。

（二）改革创新文书档案工作方法，提高文书档案收集、归档质量。首先，在新技术不断发展的当下，档案管理人员要积极在工作中应用现代信息技术，改革和创新文书档案工作方法，从而满足新时期事业单位档案工作发展的需要。例如，档案管理人员要转变自身观念，充分利用现代办公设备及办公软件服务于新形势下的档案管理工作：改变传统档案管理方式，升级档案管理手段。其次，档案管理人员要以档案的开发利用为目标开展进行文书档案的收发、整理、分类、组卷、编写检索工具、立卷归档、管理等工作，并针对信息化档案工作的安全性、有效性等进行进一步研究。同时，为了提高档案利用的便捷性，档案管理人员还要做好档案的整理装订、档案室的整理工作，按各类档案装订不同要求，书写卷内目录，使入库档案存放更加有序、合理。最后，档案管理人员要针对单位的实际情况进行专项档案整理，例如，在测绘设计相关单位中，档案人员要做好对各项工程的测绘档案资料的收集、审查、整理与归档工作，包括控制测量、地形测绘、管线探测、工程监理以及系统开发等的原始记录、计算资料、成果表、成果图件、质检记录、设计方案、标准规范以及相关的各种技術文档等。并通过提供档案咨询服务，为城市建设地理信息测绘管理工作提供具有法律效力的数据、材料和证据。

四、结语

综上所述，针对当前事业单位文书档案收集、归档中存在的一些问题，事业单位要积极采取措施，探讨通过完善文书档案收集和归档管理制度，提高档案管理人员素质，改革创新文书档案工作方法，提高文书档案收集、归档效率和质量，从而为档案资源的利用奠定良好的基础，使其价值得到更好的发挥。

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