大数据背景下档案的管理与利用

张永妙

【摘要】本文首先简述了档案管理的概念，分析了大数据技术应用于档案管理的优势，随后提出了大数据背景下档案管理与利用过程中存在的问题，并有针对性地提出了相应优化对策，以期为相关从业者提供参考。

【关键词】大数据背景;档案管理;利用

在大数据背景下，为了提升档案管理的质量和效率，给档案服务提供多样化、便捷化的数据利用，需要将大数据技术充分应用于档案管理工作中，从而实现档案工作和大数据常态化发展，有助于提升档案管理和利用工作的质量和效率。因此，深入研究大数据背景下的档案管理和利用，推动档案服务工作有效发展是当前亟待解决的重要问题。本文的主要研究内容为档案管理和利用过程中存在的问题及对策。

一、档案管理的概念

档案具有原始性、凭证性、价值性等特点，通过采用大数据技术进行档案管理，能够充分发挥其数据容量大、传输效率高、数据结构多样化的优势，通过电子档案实现档案的有效管理。电子档案是指根据档案管理的标准和规范，有目的性地留存起来且有着一定参考凭证的价值、带有背景信息、利用特殊形式封存的电子文件。因此，在大数据背景下，电子档案管理的原则是对电子档案管理进行全过程、全方位的密切关注，使电子档案保有其应有的原始性、价值性、凭证性。

二、大数据技术应用于档案管理的优势

大数据技术在档案管理中的优势主要体现在以下四个方面：第一，能够有效提升档案管理效率。通过使用计算机管理系统进行电子档案的管理，可以有效降低档案管理人员的工作量，并极大地提升管理效率。第二，提升档案存档的严谨性。通过电子档案的普及，对于保证档案的严谨性具有重要意义。同时，在查找档案时可以根据智能搜索快速查到所需文件，能够有效提升审阅速度，并避免了档案内容管理混乱的现象。第三，查漏补缺。利用大数据技术进行电子档案的管理，能够及时发现档案的错漏并进行补充，有效地保障了档案的完整性。在检查存档文件时，需要通过手动的形式对传统表单文件管理进行压缩和加载，并在管理系统中对电子表单文件管理进行直接修改，有效提升了管理效率。第四，有助于实现标准化管理，提升管理质量。通过电子档案管理，由计算机制定统一标准，并实現智能化管理，能够有效保证管理工作的规范性，从而有效提升管理工作的质量。

三、大数据背景下档案管理与利用存在的问题

在大数据背景下，档案管理和利用过程中存在的问题主要体现在以下方面：首先，电子档案管理模式发展较快，但各地区、各企业所建设的电子档案管理系统和软件都存在一定差异性，导致其难以在电子政务系统和办公自动化系统中实现统一管理和开发利用。这一现象导致电子档案难以实现有效共享，难以制定统一标准并实施，无法进行有效管理和规划，严重制约了电子档案管理的进一步发展。其次，电子档案管理的安全性仍然是当下亟待解决的重要问题。虽然应用大数据技术能够将纸质文件转化为数据信息，从而有效抵抗火灾、爆炸、洪水灾害等等影响，但由于计算机和网络系统存在漏洞，数据流的发展使得档案数据和计算机网络系统紧密连接，很容易受到黑客攻击和病毒攻击，从而对档案数据的安全存储产生不利影响。再次，由于档案管理信息化建设仍然受到传统档案管理模式的影响，未能形成具有较强系统性、规范性、统一性的标准模式，导致档案数据的管理缺乏科学性，且许多企业领导者不够重视档案管理工作，使得管理人员的档案管理工作积极性受到打击，使得管理效率降低，从而严重影响档案数据存储和管理的安全。最后，缺乏复合型的高素质人才。电子档案的管理和利用给档案管理人员提出了更高的要求，其必须具备较强的数据收集、数据统计、数据分析能力，并能够活用档案管理系统。然而，当前档案管理人员的综合素质参差不齐，高素质人才总量严重不足，因此，需要加强高素质档案管理队伍的建设，并加大培训力度，从而为档案管理工作的发展奠定人才基础。

四、大数据背景下档案管理与利用对策

（一）积极开发档案管理新技术，实现档案管理和利用服务的创新。大数据技术的优势不仅体现在具有庞大的数据容量，同时还体现在应用大数据技术，能够提升档案管理效率和利用价值。因此，为了优化和提升档案管理和利用，需要加大对大数据技术的研发和应用，通过对大数据进行收集、存储、挖掘和分析，并合理利用传统档案信息资源以及大数据背景下数据的存储和应用技术，促进档案管理实现自动化和智能化，能够实现远程检索、在线利用档案数据，及时为相关决策的制定和实施提供可靠的数据支持，从而给各企业的生产经营活动提供方便，有效提升档案管理的效益。

（二）完善档案管理机制，建立统一的档案管理规范。建立完善的档案管理机制和统一的档案管理规范和标准，能够有效提升档案管理和利用的效率和质量。通过大数据技术的应用，能够有效建设科学的管理平台，实现各部门之间的统一管理，并通过在线的形式实现不同部门之间档案信息的共享和交流，并充分创造出巨大的价值。然而，在传统档案管理机制的制约下，各部门之间的档案信息资源通常处于相对独立的状态，难以实现有效整合和共享。因此，需要建立完善的档案管理机制，提升各个部门和工作环节中的沟通和写作，有效提升档案资源的利用率和档案管理效率，实现档案数据规模化、经济化的管理和利用。除此之外，由于档案数据量庞大，且具备多样化的结构类型，必须形成统一的管理规范方可实现档案管理平台的有效运转，从而将资源、技术、处理流程等有效统一，实现档案管理和利用的规范化运作。

（三）加强电子档案管理安全系统的建设。一方面，需要加强准入安全建设。信息数据的访问管理是保证档案资源的共享安全得到有效保障的重要措施，访问管理是档案网络安全保护的重要渠道，具有重要的保护意义。通过合理运用访问管理技术，能够对认证用户的访问权限进行管理和控制，从而保证资源不受非法侵权和恶意披露。通常情况下，访问管理方法主要包括文件权限设置、密码加密、身份认证、网络设备权限控制等;另一方面，需要加强接入安全建设。访问管理是实现电子档案信息资源受控共享，确保档案信息资源访问符合要求的有效措施。要想保证电子档案资源的安全存储，档案部门需要事先扫描电子档案信息，随后再将其传入综合共享平台，从而有效避免恶意数据的入侵。同时，档案部门还应当选择合适的加密存储技术、档案存储系统和共享机制，从而有效保证数据的加密存储，保护档案云平台和档案信息资源集成共享平台中存储信息的安全性。

五、结束语

综上所述，在大数据背景下，各行各业之间的竞争已经逐渐转变为资源和数据的竞争，因此实现大数据资源的开发和利用，提升档案管理效率，方可实现更大的价值。通过应用大数据，为档案管理提供了新的模式，并建立新的管理系统和平台，有效推动档案管理和利用服务的升级，将大数据的作用和价值最大程度地发挥出来。因此，档案管理人员必须不断提升自身的综合素质和相应技术能力，才能促进档案资源的价值有效发挥。

【参考文献】

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