“互联网+”时代背景下会计档案安全保密体系的构建

欧阳琳 李阳升

【摘要】隨着互联网信息和大数据科技的迅猛发展，人们足不出户就能实现购物、办公、教学、医疗、浏览等等，这些已深刻改变了我们的生活方式。便捷、低成本、个性化、平台化、数据化、信息化的便利服务，最终离不开资金往来结算的财务活动;由此同步产生了电子凭证电子发票等新型财会档案。在“互联网+”时代，如何构建会计档案的安全保密体系，才能确保会计档案准确、高效、更好地服务于社会，是新时期档案管理人员面临的现实问题。

【关键词】互联网;大数据;会计档案;安全保密体系

会计档案是企事业单位进行经济活动的真实记载和重要的依据。包括会计凭证、会计分类账簿、会计预决算报表、财务核算报告等财务会计专业信息档案。当今社会，随着物联网、互联网、电子商务活动的日益活跃，通过电商平台的网络购物已进入寻常百姓的日常生活和社会的各个领域。“互联网+”金融已成为时代潮流，电子凭证、电子发票已成为会计档案中不可缺少的组成部分。互联网改变世界的众多领域，同时产生“互联网+”档案管理的新型模式。

一、电子档案是未来档案的必然趋势

（一）信息技术已融入了社会各个方面。在财务活动中，形成了思维模式、业务模式、服务理念、管理方式上全方位更新。财务活动离不开资金往来，资金往来离不开票据。面对规模巨大、数据海量、需求多元化、覆盖多层次的财务信息资源，在科技引领和驱动下，随着互联网服务平台的飞速发展。电子票据已成为与传统发票相同的法律效力的会计凭证。

（二）电子票据是未来电子商务税收的基础。国家已大力推行电子发票，“十三五”规划已将“推行电子发票”明确提升至国家战略高度。国家税政机关也从过去传统的“以票控税”改变为现在的“信息管税”的转型升级管控模式。有效防控票据类违法违纪、偷逃税收、打击经济犯罪，维护正常的金融秩序，保障国家税收合法征收切实可行。

（三）电子票据便捷高效，节省巨大的社会成本。电子发票突破全统纸质凭证的模式，应用验证码、电子签名等手段，让电子票据具有防伪性，唯一性。运用互联网，移动通信平台进行交流传送，节省人力、物力、财力。这些是传统纸质凭证无法具备的便捷、高效、低成本的优势。同时促进传统的产业融合电子商务，利用互联网的技术，建立大数据服务平台;优化重塑各领域、各部门经营运作模式，实现信息化全流程。促进全球经济一体化，充分释放经济活力，助力于提升国家竞争力。

二、电子档案管理面临的现实问题

（一）电子发票和档案面临安全考验。成熟安全的电子票据系统是保障电子凭证真实有效的防火墙。电子发票系统操作便捷，也存在潜在安全隐患。如黑客恶意入侵篡改，制造假票据等。互联网时代，信息互联互通共享;尤其是档案进行数字信息化加工，对电子档案要加密授权管理，提高档案安全防范意识，才能保障电子票据从形成、取得、入账、归档、回传的各个环节安全顺利进行。采取必要的安全保密措施势在必行。中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》就明确要求，要建立健全档案信息发布保密审查制度，严格档案信息公开保密审查制度，确保公开的档案信息不涉及国家秘密和个人隐私。

（二）管理意识与“互联网+”平台建设滞后，制约安全保密体系建设。“互联网+”时代背景下，以满足公共需求为目的，为社会提供准确有效的档案信息是档案信息数字化服务的目标。数字档案的真实、完整、有效，是档案的价值所在。档案管理不能直接产生经济效益，所以经常受到忽视，不能在思想意识上得到重视。缺乏规范管理和有效监督。而且，随着档案管理信息化平台发展从单机到网络到电子文件再到“互联网+”平台建设，虽然国家主管部门制定了规范与标准，但是各应用服务部门的系统软件开发更新不能同步于数字档案信息化进程，存在设施设备陈旧老化、管理人员缺乏理论专业知识和实践操作技能、没有有效的管理激励机制、服务观念固化、导致服务对象无法满意。这些弊端使电子档案的安全保密性不能得到保障。

三、建立“三位一体”的档案安全保密体系

（一）加快更新完善设备设施，夯实保障基础。配置性能稳定、内存量强大高端的计算机设备，使用先进的软件系统和配套齐全的办公设置，有效防范操作失误、黑客破坏、电脑病毒入侵和人为破坏;要健全安全定期检查制度;及时排查各类安全隐患（防火、防盗、防霉、防虫等）。建立监控安全识别系统，在库房安装温湿度监控系统，防盗防水自动报警系统等。建立电子档案的信息自动备份系统。有备无患。建立档案信息生成识别系统，运用加密技术，防伪技术，保障档案的真实性，安全性。建立档案信息服务利用系统，设置使用权限，保护档案资源的知识产权，防止失密失真。

（二）强化人防意识，从源头抓起。明确责任单位、责任人，强化主体责任。将档案安全考核工作列入绩效考评，评优评先评级的指标范围;签订责任状与主管部门责任人的利益荣誉直接关联责任到人。从档案形成、收集、整理、归档、保管、利用等全流程中的各环节都有相应的规范条例。针对电子档案的管理要根据互联网特点，对网络安全、病毒查杀、移动U盘控制、内部网络连接、数据信息备份、保密权限、机房定期维护和检测、突发应急预警制度等多方面充分考虑，并落实到位。要同步加强档案从业人员素质培训，提升专业技能和综合素质。互联网时代，档案人员在具备传统的档案管理专业知识的基础上，还要熟练掌握现代化的电子设备使用技术，才能科学合理地管理现代信息档案。因此必须与时俱进地创新档案从业人员的继续教育和业务技能培训;从实际出发，与岗位匹配，与工作流程工作环节同步的实用教育教学。要引进年轻有为具备复合技能的新人加入档案管理队伍，培养他们爱岗敬业的精神，让档案事业朝气蓬勃，后继有人，代代相传。

（三）强化技防，全方位提升安全防范技术。数据信息化时代，对于网络安全要求越来越重要。但是网络安全软件系统的开发研制，档案管理部门是不具备技术条件优势的。档案管理部门必须联合软件研发公司，在融合档案管理应用技术和信息网络技术基础上，量身研制档案数据服务管理软件系统才能应用于档案安全保密工作。安全保密体系是档案工作体系建设的重要保障，也是档案安全的生命线。只有做到人防到位、物防充足、技防精准三位一体有效机制，才能完善安全保密体系建设的实施策略，才能使会计档案为构建一个高效运转、公平、公正、安全的社会发挥不可替代的重要作用。

四、结语

随着互联网信息和大数据科技的迅猛发展，人们足不出户就能实现购物、办公、教学、医疗、浏览等等，这些已深刻改变了我们的生活方式。便捷、低成本、个性化、平台化、数据化、信息化的便利服务，最终离不开资金往来结算的财务活动;由此同步产生了电子凭证电子发票等新型财会档案。在“互联网+”时代，只有积极构建会计档案的安全保密体系，才能确保会计档案准确、高效、更好地服务于社会。

【基金项目：2017年度国家档案局科技项目，项目编号：2017-R-21;2018年度湖南省社会科学成果评审委员会课题，项目编号：XSP18YBC192】

【参考文献】

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