大数据时代文书档案管理及信息化应用分析

张丽梅

【摘要】文书档案管理信息化进程不断加快，管理方式也在不断创新，管理质量、效率进一步提高，为企事业单位档案信息的有效利用、保密、共享提供了便利。本文试通过对现阶段文书档案管理工作存在的问题进行分析，找到大数据时代文书档案管理信息化建设的策略，以期为文书档案管理信息化提供参考。

【关键词】文书档案;信息化管理;创新举措

文书档案是一个单位经营管理过程中形成的有保存价值的图片、文字、影像等各种形式载体，属于原始文书记录信息，记载着整个单位的过往和未来走向。对单位的有序、稳定发展起着重要作用。大数据技术能够专业处理有价值的数据资源，合理安排、优化资源，最大程度实现资源增值。大数据技术的推广发展能够为文书档案管理提供信息化、跨越式的发展平台，为单位发展提供更有力的服务。

一、文书档案管理中存在的问题

（一）缺少健全的管理制度。目前我国的文书档案管理还没有形成较完善的管理制度，没有一个统一的标准，所以在登记、流转的时候，经常出现各式各样的版本，给后期整理归档带来诸多不便，达不到预期要求。

（二）对文书档案管理工作认识不足。很多单位的领导对文书档案管理工作重视程度不够，导致文书档案管理工作相对独立，实际上这不仅是本部门自己的工作，更是整个单位的工作。在进行文书档案管理工作的时候，其他部门也应该积极配合，相互协调，遇到有关专业知识，主动为管理人员答疑解惑，帮助管理人员快速及时地整理归档。

（三）未发挥信息技术的作用。尽管大数据时代已经来临，但对于文书档案管理，信息化程度还远远不够，很多单位多采用半数字化半纸质化档案管理方式，甚至有些单位仍处在纸质档案管理时代。档案资料不能合理运用，部分资料年代久远，损坏现象较为严重。严重影响了文书档案管理信息化进程和管理质量。

（四）缺少统一的管理。很多单位并没有考虑到对文书档案进行统一化管理，自认为完成档案整理后，便将它束之高阁，档案信息无法实现合理利用。文书档案需要定期完善与修改，提高利用率。

（五）管理人员的专业素养不够。随着文书档案管理信息化的普及，大数据时代的来临，管理中运用的技术更新加快，但文书档案管理人员的素质却不能跟上技术前进的步伐。或因为年龄整体较大，学习先进技术十分困难，或因为部分管理人员只是兼职或临时工作，管理工作能力不够、态度敷衍，达不到规定要求。

二、文书档案管理信息化的含义、发展重点和优势

（一）文书档案管理信息化的含义。大数据技术的推广和发展，逐步变革人们的工作、生活习惯，也促使文书档案的数据量急剧增长，显示出信息化管理的明显优势。利用现代信息技术，对文书档案进行收集、管理、开发和利用，最大程度地提高文书档案的利用价值，延长文书档案的使用时间，为单位发展提供更准确、有效的服务。网络化管理、安全化管理、数字化管理是文书档案信息化管理的主要内容，而文书档案数字化建设是一个单位档案信息化建设中非常重要的内容。利用计算机网络技术联网的数字化文书档案，能够实现不同网络范围内、不同类型用户的共享使用。单位文书档案对于安全保障问题非常重视，尤其在大数据环境下，更显得格外重要。这就需要各單位在实际的管理工作中，不断引进先进技术，采取严格的保密措施，对文书档案进行分级管理。

（二）文书档案管理信息化发展重点。文书档案管理是对收集和整合的资料进行网络化管理，有文字、图片、视频等多种形式的保存方式，涉及到科技、行政、会计等许多管理方面的内容。在这个过程中，运用信息化管理方式、应用方式，确保管理工作质量、效率，也实现了档案利用的便捷性。

（三）文书档案管理信息化的优势。传统的文书档案管理主要以纸质档案为主，这使得管理人员的工作任务繁重，劳动强度较大，存放、查找都非常不便。文书档案也会涉及保密性问题，在管理的各个流程中，人员操作、存放不善都会出现泄密现象。大数据环境下，数字化的档案不仅节约人力、物力以及存放空间，查找数据也更快捷、精确，同时，保密性也得到了一定的保障。文书档案的信息化管理提高了单位的文书档案管理水平、工作效率，并且，现代信息技术通过强大的数字资源存储、不同语言自动翻译、数据计算等功能，帮助文书档案数字化管理更高效更规范。同时，能够充分地满足各单位各部门的检索、存储等需求，实现一定范围内的资源共享。

三、大数据时代文书档案信息化建设

（一）构建科学的信息管理平台。文书档案管理的最终目的是有效地利用各种资源，并实现各种资源信息的共享。对单位原始信息、资源进行合理收集与简化，然后通过构建科学的信息管理平台，数字化处理各类信息，再整合在一起，从“收集、存储、管理、运用”等方面科学管理，极大地便利了单位工作人员的查阅、利用。

（二）提高管理人员的专业水平。企事业单位文书档案管理人员是提高文书档案管理工作水平的主动力，高素质的管理团队，能够极大地提升管理工作的效率。大数据时代，文书档案信息化管理工作难度加大，对管理人员的要求也更高。为确保文书档案管理工作的高效开展与准确性，单位与企业应当培养一批有互联网运营思维、计算机信息技术的档案管理人员，将计算机信息技术应用到维护与管理档案工作中去，他们会成为档案管理技术的软实力。

（三）建立有针对性的管理制度。建立和完善有针对性的管理制度，是顺利开展和进行文书档案管理工作的基础。在信息化文书档案管理工作中，单位与员工都应具备创新管理的理念，不能一味按照老旧思想进行管理。各单位应积极整改，从长远的角度出发，详细规划，废除陈旧的管理条款，修订新的、科学标准的、有针对性的管理制度。如职责分配、监督管理、人员培训、奖惩机制等，并按流程展开管理，实施到工作的每个环节，确保能够以此推动文书档案管理工作的标准化进程。

（四）相应部门协调配合。做好文书档案管理工作不仅是本部门的任务，也是各个部门的义务。所以，单位的领导要端正态度，意识到文书档案管理工作的重要性，各个部门也应该高度重视，互相配合协调，出色地完成文书档案管理工作。遇到档案中较为专业的内容，可以抽调本部门专业人员配合整理，保障档案工作正确完整。

四、信息化时代文书档案管理创新策略

（一）建立相应的奖惩机制。企业单位可定期对文书档案管理工作人员进行考核，考核内容可包括信息技术运用、档案管理工作分类等，并奖励优秀人员，以提高工作人员的积极性，彰显对员工的鼓励。并且，部门之间也可实施奖惩机制，比如在对某些文书档案进行翻修完善的时候，应要求各部门配合翻修完善任务，并规定在一定的时间内上交，如果逾期便要实行相应的惩罚，这样确保工作效率。

（二）建立管理新模式。信息化文书档案管理模式需要不断创新，以此应对在管理工作过程中出现的各种问题。比如，针对规范文书档案管理方式，可以进行多种项目的规划，建立开发项目、提高数字化等等。也可依照相应的步骤，具体地分化管理部分文书档案的内容或者项目。在网络平台查询、下载、借阅等相关文书档案时，都应有一系列规范的操作流程。例如某员工想要下载相关资料时，需要征求上级领导同意，也要说明档案的具体用途、时限。一旦超过了申请的时限，后台程序即可自行销毁已下载内容，如需再次下载，还要再次申请。这样一来，文书档案的安全性得到了有力保证，员工的责任心也在无形中得到加强，信息化文书档案管理日趋完善。

五、结语

综上所述，在信息化时代，文书档案管理应加快创新脚步，适应时代发展潮流，达到社会对文书档案信息利用的根本要求。文书档案管理工作，要有效结合信息技术，依照合理的管理制度，有序发展，进而提高整个档案事业的管理水平，确保长远发展。

【参考文献】

[1]刘冬华.文书档案管理中存在的问题及对策研究[J].办公室业务，2018（15）：72.

[2]曹长栋，刘毅.信息化技术在文书档案管理工作中的应用[N].山西青年报，2017-07-29（008）.

[3]李媛.大数据下文书档案管理及其信息化应用[J].智库时代，2019（24）：294+296.