高校教研室资料的归档与利用研究

许焕春 黄元东

【摘要】高效教研资料归档主要是指教学档案的归档，其主要目的就是提升教学档案的保存和使用价值。教学档案是高校的重要的软件工程，关系到教学管理和教学评估。本文分别从编制教学档案归档范围的依据、高校教学档案的特征、高校教学档案的归档范围、高效教学档案的管理与利用等方面进行论述。

【关键词】高校;教研室资料;归档;利用;研究

随着我国高校办学规模扩大，高校所产生的教学档案在内容和数量上在逐步增加，为了适应教育快速发展和档案管理信息化的需要，国家发布的《高等学校教学文件材料归档范围》的相关规定执行。由于各个高校的办学规模、办学层次和专业特点的不同，在教学管理实践中形成的教学档案在范围和价值也不同。为此各个高校要根据学校档案管理现状和教学发展的需要，在《高等学校教学文件材料归档范围》规定的制定下，进行教学档案的管理实践，对高校教学档案归档范围和管理进行合理的分析，从而建设具有一定操作价值的教学档案规范，促进高校教学档案的归档与使用，为高校教育事业的发展添砖加瓦。

一、编制教学档案归档范围的依据

教研室资料中最为重要的就是教学档案，对教学档案进行归档，有利于管理。在新的管理模式下，教学管理的重心下移到二级学院，对教育教学方面有了很大的自主权利，这样归档就可以根据学院发展在教学计划、专业设置、学科建设等方面发挥更为重要的管理作用，学院教学档案具体内容、归档范围及管理的职责发生了相应的变化，在教学改革的过程中，有很多值得保存的文件资料，需要按照一定的标准进行归类、存档。明确教学档案的归档范围是做好教学档案工作的基础。从《高等学校教学文件材料归档范围》的内容来看，其中涉及教学档案的归档部门不仅限于教学管理部门，还涉及学生工作部、人事处、招生就业处等相关部门，这样涉及部门多，管理企业复杂。教研室作为教学资料的管理部门，要搞好教学档案的规定，在实际工作中制定符合自身教学档案工作特点的归档范围及管理办法。在《高等学校档案管理办法》中，第三章第三十五条指出：“高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围”，也明确了高校具有编制教学归档范围的自主权。有了这些文件和规定后，教研室资料的归档范围就比较明显了，在日常的工作中，我们可以对教学档案进行规定并合理使用。

二、高校教学档案的特征

高校教学档案是高校教师和学生在教学管理和教学实践活动中形成的具有一定价值的文字、图表和声像等材料，这是对高效教学质量和管理水平的重要体现之一。教学档案是教学活动的具体体现和总结，除具有档案自身的属性外，还有一定的特点。

（一）广泛性。随着我国高等教育的不断发展，现在已经出现了很多新的学科，在此基础上，高等专业规模迅速增加，这就使得教学档案的数量增加，管理规模也在不断扩大，各学科专业在人才培养方案、培养计划、课程设置、教学管理等方面都有自己的特色，多个学科的交叉与融合，让教学档案的内容变得更加多样化。

（二）周期性。高校的教学活动是以9月至次年的6月为一个学年度，学历教育通常是以3年、4年、5年作为培养的周期。为此，高校教学档案资料有的是以学年划分，有的是以自然年度划分，这样教学档案就具有了不同时期的特点。

（三）通用性。高等院校的学科专业设置都必须以教育部制订的《普通高等学校本科专业目录》为依据。各高等院校会在专业设置上具有相同性，随之所产生的教学档案具有一定的通用性。

（四）特色性。各高等院校因地域特点、办学定位、办学规模及办学层次的不同，在人才培养目标上也有差异，根据本科教学评估指标体系中专门设有一个特色指标，各高校在办学过程中逐步形成自身的特色，而教学档案具有与其他高校不同的特点，为此，高校教学档案具有本身的特色性。

三、高校教研室教学档案的管理范围

教研室主要归档由学校及学院下发的各类管理文件、教学大纲，教师任课课程及教学进度表、教学任务书、校历、教学计划、教学工作总结、教师教案和课件、任课专业班级及学生花名册、学生期末考试试卷（ABC卷及其答题卡）、学生平时作业、学生课程考试资料册、教研室教学活动记录表（开学前教研室集体备课、新进教师试讲、新晋升老师试讲和各门课程进行的辅导答疑等）、教师个人资料的归档、教师论文和课题的归档、评学表收集和归档、评价表的收集和归档等。

（一）归档要求简便。教研室是承担教学工作的最基层单位，下设教研室主任，一般情况没有配备专门负责档案管理的工作人员，为此教研室人员只是充当档案规定这种角色，又要胜任管理管理员的角色。那么，教研室档案的归档与管理要遵循“三好”的原则，即好存、好取、好还，让教师在文档的增加替换利用、返还任何环节都能够规范使用，简便操作。

（二）定期与不定期整理归类相结合。教研室可以在每学期开始和期末进行档案整理归类工作，将周期为学期或学年的各类文档集中汇总装订、编目、装盒，比如教学档案中的“教学日历”，这样就可以按照学前进行归类，一个学年装订成一册，这样就能保证教学档案的完整性和连续性。对于一些零散性的文档，比如管理档案中的“教师个人档案”资料，老师们的职称、学历等会随着时间的变化而产生相应的变化，其内容就会发生改变，为此就要对这些档案进行随时替換，这样才能让档案保持准确性和实效性。

（三）纸质文档与电子文档配套管理。纸质文档具有原始性和真实性的过程，这样在处理的过程中存在着时间上、灵活度以及准确度上的各种缺陷，进而会受到限制;电子文档存储体积小、容量大，这样管理起来比较方便，但是需要计算机设备才能完成，其缺点就是容易损坏和丢失。为此在教学档案的管理中，需要纸质文档和电子文档配套管理，从而各个的缺点得到补偿，这样也能发挥教学档案的功效，促进教学工作的有效开展。

四、高校教研室教学档案的管理与利用

教研室对教学资料进行归档后，还要进行有效的管理与利用，从而提升教学档案的利用价值，让教学档案辅助高校的有效发展。

（一）增强教学档案管理意识。档案管理意识是教学档案管理人员应该具有的素养。教研室工作人员负责教学档案归档与管理工作。其具有一定的档案管理意识，能让档案管理工作有效、高效，为教学管理奠定了基础。同时，还应加大宣传教育，高校师生普及档案管理知识，确立“依法治档”的理念，严格按照档案管理标准和规则，真正做到“一校一室”“一师一档”。此外，还应在各职能部门负责人例会以及院系例会中，让教学档案管理纳入议题当中。

（二）建设专业化的档案管理队伍。教师教学档案管理人员不断丰富知识，提升专业技能，让自己的责任意识增强，这样就会让档案有效管理，进而避免了有价值的档案资料的损失，从而促进了高校进行教学评估和管理。因此，要加强对教学档案管理人员的技能培训和崗前培训，让教研室档案管理人员的准入门槛提升，有能力的进入该部门，真正发挥教学档案的作用，服务教学。

（三）创新档案管理模式。教学档案的管理，不仅仅是纸质档案的问题，而信息化的教学档案管理，已经迫在眉睫。特别是互联网和数字信息技术的应用，让信息在传递和存储方面得到进一步发展。因此，档案管理者要利用信息手段，制作、上传和归档相关的音频、视频、图表、文档等资料到教学软件管理系统，同时要用好软件，建立数据库，这就便于查询与利用。

（四）设立评估体系和奖惩机制。制度的缺失和法则的缺位是教研室教学管理混乱的主要原因之一。对于教学档案管理而言，需要建立合理、完善的评估体系，把教学档案资料准确性、及时性、完备性作为考核标准，并纳入考核的范围。另外，还有建立量化机制，对工作的失误实行考核扣分，把量化与绩效挂钩。因此，设计完善的管理机制和评估体系，就能让教学档案管理真正做到有规可依，促进教学档案管理的规范化。

总之，随着我国高等教育的不断发展，教学档案管理成为高校教育事业中重要组成部分，为此只有与时俱进才能促进高等教育的发展。在具体的实践中，我们要本着加强教学档案规范化管理辅助高等教育的发展。只有这样，才能进一步完善教学档案，提升高校的办学和管理水平。

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