提高公文处理效率的思考

王秋莎

【摘要】从公文的处理速度能够看出一个部门的工作水平，对于市场来说机会是具有时效性、不可错过的，公文的处理速度对于企业来说，是企业大脑处理中心信息的速度，保证上级方针政策能够及时准确传达到各部门并且有效执行。公文处理工作是整个企业的关键所在，如何提高企业公文处理效率是当前企业管理过程中需要重点解决的问题。

【关键词】公文处理;处理效率;思考建议

自从颁布了《党政机关公文处理工作条例》之后，我国事业单位国有企业党政机关等部门的公文处理效率得到非常大的改善。但还是有很多单位的公文处理人员出现了一些共同的问题，影响到公文处理的效率和质量，从而影响了行政办公的整体速度。本文通过研究陕西煤化集团公文处理的日常工作，提出实现公文处理科学化、制度化、规范化的公文处理意见，力求进一步提高企业的公文处理效率以及办公速度。

一、公文处理工作的重要性

公文在企业中有着重要的信息传递作用，是特殊格式的文件。公文是传达党政方针、请示问题及答复、工作报告等重要工具。公文处理是指在公文的产生以及工作中使用特定的方式来对公文进行写作、传递、利用、保管能够使公文产生必要的功能以及行为。对于所有的行政机关来说，公文处理是一项不可少，并且非常重要的工作。对于企业来说，公文处理是工作联系的纽带和桥梁。也就是说，公文处理是行政管理的一个过程，要求在企业的管理过程中对行政信息进行不断加工、传递、反馈的过程。公文处理是各个部门的重要日常工作流程。在管理工作中无处不在，无可替代。在一定程度上来说，行政管理的过程就是对公文处理的过程。如果企业对公文处理不得当，那么将无法有效进行日常生产经营活动。公文处理是各部门处理事务的重要形式和手段，公文因为企业的日常生产经营活动而产生，穿插于各级行政管理活动，是企业统一步伐、统一目标、统一生产的重要指导思想。并且公文在发挥完其效用后应当有效归档，对于国有企业来说，公文中包含着大量的国家机密，所以公文的处理如何直接影响到档案的质量和档案工作的效率，关系到国家机密的保密工作。综上所述，公文处理工作不仅是企业用来传递信息的特殊文件，也是企业进行行政管理的重要枢纽，同时是统一企业生产目标的重要指导思想，更是国家机密的重要保证。对于当前企业的公文处理工作，如何提高公文处理的效率和质量是当前行政管理工作的重要问题。

二、企业公文流转普遍存在的问题

公文处理是按照要求规范来对公文文书进行处理和执行的一系列相关工作，由于公文处理的工作繁琐，所以在执行过程中会出现一些互通性纰漏，主要存在以下几个问题：首先，公文处理流转速度过慢。对于目前企业的文件处理来说并没有体现出公文处理的优先性。公文应当是本企业中最为重要的文件，对于部门目前来说处理文件的方式还按照先来后到的顺序，所以导致公文处理流转的速度过慢。同时，企业未形成现代化公文处理系统，使用习惯没有建立起来，有很多人做不到从自动化办公系统里完成工作，导致办公成本增加和办公效率降低。其次，公文处理最终无办理结果，无法形成闭环。公文处理要求各部门在进行公文执行和加工的工作结束后，对公文中所要求的工作对企业决策者进行回馈。目前企业各个部门对公文处理的过程中并未形成良好的回馈机制，导致企业决策者无法得知落实者对公文内容的执行程度。虽然各部门都能对公文内容进行良好的执行，但却出现企业决策者需要去询问落实者公文执行的情况，导致工作出现滞后性。如果企业决策者无法及时得到政策落实者的回馈，那么就无法及时开展下一步工作或对工作进行及时调整。

三、关于提高文件处理效率的思考

（一）完整的公文流转记录是企业稳定发展的生命线。无论是整个国家还是某一行政机关，如果想要稳定顺利完成日常工作，那么就要对公文进行有效的处理。企业日常工作的信息形式为多种多样的，但公文所具有的权威性和实效性是其他文件属性所不具备的，使得公文在所有日常产生的信息中占据主导地位。所以在日常工作中要对公文进行完整的流转记录并且最后进行归档。由于公文的时效性较强，所以在查找责任的时候应当归属到人，这样可以有效起到在公文流转过程中的监督作用，从而使得公文流转更具时效性。并且完整的公文流转记录也可以提高企业在进行会计核算时的效率。

（二）严格的公文审核制度是保证企业持续发展的重要依据。公文处理的情况体现了一个部门或单位的整体工作水平。企业在进行公文审核过程中应当进行严格有序的操作。第一，要形成单位领导把关制度，只要是下发的文件都必须要领导进行公文的格式和内容等方面把关后才能够送领导签字，提高公文的格式和内容审核。第二，进行有效的工作运转制度，撰写有效的公文运转制度工作安排，要求经办人员都明白在公文下发的过程中自己什么时间应该做什么是以什么样的标准来做，责任归属到个人，提高公文的有效性。第三，完成有效的责任追究制度，由于经办人员在公文的想法过程中已经将责任归属个人，所以企业应当针对公文质量和工作绩效经办人员实行惩奖制度，在有效的制度执行下不断增加经办人员的工作责任感。

（三）运用现代科技办公手段提升企业发展速度。随着现代科技的不断进步和发展，现代科技开始改变了企业办公效率。例如，钉钉软件的出现大大减少了人力资源统计的时间，降低了人员沟通的困难性。企业上从管理人员可直接在钉钉软件中对企业各部门或者个人进行直接政策或指令传达。同时百度企业云盘也减少了企业纸质化办公程度，企业可将公文直接在百度企业云盘中对指定部门进行收发工作，大大减少了公文在流转过程中的时间，也可以进行一件公文多发，减少了公文在流转过程中的错误率。有效利用现代科技提高企業的公文处理效率，从而整体提高企业办公效率。

（四）明确各级职能，操作流程规范化。在公文处理过程中，由于责任分配不清，导致公文执行力下滑。甚至可能会出现工作中几个部门互相推诿的情况，所以应当从源头解决责任分配不清的问题。在公文下达前应当指定负责部门同时指定部门某管理人员对公文负责，同时规定时间节点。再要求该管理人员在时间节点前对公文的执行程度对企业高级管理人员进行反馈。积累工作经验撰写工作手册，明确各级职能，将操作流程负责人规范化，责任追究到人，从侧面提高文件执行的监督力度。

（五）完善体系，精简数量保证公文质量。企业要对公文的执行，通过建立工作框架、质量体系、运转流程使公文处理工作更加系统化、科学化。在公文流转过程中要加大公文的审核把关力度，对质量差、内容不规范的公文要进行严格的退文制度。并且标清退文理由，规定修正时间。要求针对公文的规范性对部门领导进行考核，提升部门领导对公文质量的要求。严格落实精简公文的要求，各部门在进行年度工作安排的时候应当结合实际工作制定详细的发文计划。对于计划外的公文进行详细的审核，保证公文的质量对于某些不必要不重要的公文不再进行专门发文，若是几篇公文的内容相似程度很高，则应该将几篇公文进行整合，减少发文数量，从而真正提高公文处理的效率。

四、结束语

公文是企业在进行日常生产经营活动必不可少的重要文书，是企业联系上下关系内外关系的重要枢纽。但目前对于企业的公文处理情况来说还有非常多的不足，企业可通过完善审核制度保证公文质量，运用现代科技提升公文处理效率，明确各层级工作职能与责任等方式，真正达到提高公文处理效率的目的。

【参考文献】

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