浅谈如何规范烟草企业合同管理

孙媛媛

摘 要：市场经济是法制经济，也是诚信经济。新形势下，烟草企业走向市场、成为市场主体，就必须坚持依法经营，坚持诚信为本，塑造良好的企业形象。烟草企业诚信经营，一个极其重要的表现就是企业合同规范化管理，具体包括企业对外依法以合同形式开展经济活动、对内形成以合同流程管理为主的风险防范机制。烟草企业加强合同规范化管理，对于提高企业市场竞争力、保持持续稳定发展具有重要作用。

关键词：烟草;合同;规范;管理

1 烟草企业合同管理工作的现状

烟草企业长期的计划体制与行业垄断，导致企业缺乏法律风险防范机制，在合同管理上流于做表面文章，管理基础薄弱和水平偏低，导致合同管理不规范。究其原因，主要有以下几方面：一是合同法律意识不强，企业在合同管理工作上重视不够，领导不力。二是合同管理制度不到位，在合同工作上有章不行，违章不究，缺乏必要的监督机制。三是合同主要内容不全，在合同订立过程中无审核把关或审核把关不严，造成合同内容与经济活动的脱节、移位，合同风险无限增大。四是合同履行无信，运转无序，合同履约率低下，导致合同文书成为一纸空文。五是合同管理工作薄弱，合同档案残缺或者没有，一旦发生合同纠纷连最基本的合同资料都难以找全。烟草企业只有依法建立规范化管理的长效工作机制，合同管理才能步入规范有序的良性运转轨道和发

挥出应有的经济效用。

2 合同规范化管理的机制内容

烟草企业合同管理主要围绕合同的订立、履行、变更、解除来开展活动，可分为四个环节，即合同签订准备、合同的订立、合同的履行、合同履行后的管理，其管理流程可表示为：合同的审批立项——起草合同文本初稿——审核把关——形成正式合同文本——合同双方签字盖章——合同生效——分类编号保管——合同履行——合同履行后的管理。

2.1 充分做好合同签订前的准备工作。一是要做好市场调研工作。主要是进行市场分析、风险预测和资料收集等工作，确保确定的合同项目真实、可行、有利。二是要寻找合适的合作方作为合同当事人。三是合同双方进行初步磋商，就合同的主要内容达成初步意项，为下一步签订正式书面合同打好基础。

2.2 严格进行合同签订过程中的审核把关。一是依法起草合同文书。文书起草以双方合意为依据，从合同管理角度，由双方约定或依法律规定采用书面形式订立合同。二是严格对合同初稿进行审核把关，做到合法合规，降低合同风险，实现合同利益最大化。三是在对合同初稿审核修改的基础上形成正式合同文书，并按照合同约定的份数印制。正式合同一经确定，双方未经协商不得随意更改内容，保证正式合同的权威性、严肃性。四是严格按照合同订立程序履行合同的签字盖章手续。合同文书由双方法定代表人或委托代理人亲自在合同书上签字，再加盖单位公章或合同专用章，確保合同依法成立并对双方具有法律约束力。

2.3 切实加强合同履行过程中的监督管理。依法成立的合同正式生效后，合同进人履行的实质性阶段。烟草企业加强对合同履行的监督管理，是合同得以实际履行的重要保证，也是提高企业合同履约率、树立诚信经营形象的必然要求。一是加强合同的专门管理。对已生效的合同在内部进行分类编号，建立合同管理台帐，记录合同订立、履行情况。同时实行合同管理报表制度，定期反映合同履行动态，对合同实施动态管理。二是加强合同履行过程中的监督检查，及时掌握企业合同的执行情况，按约定履行合同义务。发现问题应依法及时采取相应措施。三是加强合同的变更、解除的管理。经双方协商一致，合同可以变更或解除。出现约定或法定的事由时合同也可以变更或解除。但是，必须注意尽到保密、通知、协助等相应的义务。四是加强合同文本资料的收集保管，如合同文书、合同履行过程中的补充协议、图表等，

避免因资料的丢失、被盗而出现违约事件。

2.4 认真进行合同履行后的规范管理。合同约定的全部义务履行完毕后，该份合同才算正式终止，在管理上只需按要求做好合同档案资料保管工作就行了。但是，有许多合同并非全部实际履行完毕，而是存在合同履行后的后续义务以及其他意外终止、解除的情况，如果不加以更加严格的规范化管理，在这一阶段就极易产生争议和纠纷。一是关于合同后续义务的规范化管理。主要表现在售后服务和前面已提到的保密义务、协助义务等。烟草企业履行好这类义务，是在提高合同履约率的基础上继续讲求诚信、以信取人的表现，有利于更好地树立诚信形象。二是妥善处理合同争议。一旦发生合同争议，烟草企业应正确、及时地予以处理。可以根据实际情况采取双方协商解决或调解，必要时依法

提起仲裁或诉讼，以维护烟草企业合法权利。

3 实行合同规范化管理的对策

烟草企业的合同范围包括了企业生产经营方方面面的工作。对于烟草企业而言，实行合同的规范化管理是企业内部的一项系统工程，需要企业各职能部门相互协作。

3.1 相应的组织保障是合同规范管理的根本要求。一是要成立合同管理领导小组，由法定代表人担任组长，对企业合同管理负全责，同时明确职责分工和管理权限。二是要成立专门的合同管理部门和专职合同管理人员。专门的合同管理部门为烟草企业的法规部门，其职责是对烟草企业合同进行具体管理，包括合同签订、履行、保管和对合同经办人员进行合同法律知识培训等。三是烟草企业必须高度重视合同规范化管理工作。合同规范化管理工作实行企业法定代表人负责制，领导班子成员中至少应有一名副职领导具体分管企业合同管理工作，确保合同规范化管理工作落到实处。

3.2 健全的管理制度是合同规范化管理的关键。一是要制定烟草企业合同管理办法。合同管理办法必须符合我国法律规定，是企业全部合同行为的规范准则，主要包括适用范围、基本原则、合同形式、一般条款、签订程序、委托代理、履行、变更、解除、争议的处理和罚则等方面的内容。二是要建立合同专用章管理制度。明确规定法规部门是合同专用章的保管和使用部门，合同专职管理人员是合同专用章的专门保管和使用人。三是建立相应的合同传递、检查、报告、档案管理和合同纠纷处理等制度。

3.4 实行电子化管理是合同规范化管理的基础。随着办公自动化条件的不断成熟和企业信息化管理水平的不断提高，合同管理工作应当全面实行电子化管理，从而实现企业合同管理资源的信息共享。

3.5 长效的监管机制是合同规范化管理的保证。一是加强企业内部的监督管理。在合同签订、履行和管理的各个过程中实施财务监督、审计监督和纪检监督，企业内部相关职能部门要发挥各自的监管作用，确保合同管理工作中不出现违法违规违纪问题。二是主动接受社会监督。烟草企业可参与政府部门组织的合同评比活动，将企业的合同管理工作置于社会监督之中，由广大消费者、客户单位、社会各阶层对企业的合同行为进行评价。三是积极接受有关司法行政机关的专门监督和专业指导。

3.6 完善的教育机制是合同管理不断规范化的动力。通过加强合同经办人员、合同管理员的相关法律知识的学习，提高合同管理人员在合同工作方面的能力和水平，有利于规范企业各项工作，促进依法治企。

烟草企业长期的计划体制与行业垄断，造成了企业面对市场竞争的缺乏法律风险防范机制，因此，烟草企业要按照《合同法》来规范和加强合同管理，依法治企，守法经营，才能从容应对市场竞争，真正实现企业高质量发展。

（湖南省邵阳市烟草专卖局（公司）政策法规科  湖南 省阳 422000）