劳动者个人职业健康监护档案管理平台的开发与应用

姚宏伟，杨冬玲，孙晓明，项 阳，赵卫民，盛荣建，陈爱华，高 峰

(中国石化仪征化纤有限责任公司，江苏扬州 211900)

0 引言

劳动者个人职业健康监护档案是劳动者健康监护全过程的客观记录资料，是系统观察劳动者健康变化与职业病危害因素关系，评价个体和群体健康损害的依据。《中华人民共和国职业病防治法》规定：“用人单位应当为劳动者个人建立职业健康监护档案，并按照规定的期限妥善保存。职业健康监护档案应当包括劳动者的职业史、职业病危害接触史、职业健康检查结果和职业病诊疗等有关个人健康资料。劳动者离开用人单位时，有权索取本人职业健康监护档案复印件，用人单位应当如实、无偿提供，并在所提供的复印件上签章。”因此，该档案的规范建设和管理是用人单位一项非常重要的基础性工作，应引起高度重视。但如何采用现代化、信息化的档案管理技术，实现档案的规范管理，以满足新时代要求，一直以来是专业管理人员探索的目标。本文通过对某化纤公司职工个人职业健康监护档案管理的现状调查，研发了档案管理平台，提出了开展档案规范化建设的具体措施和对策，并在实际工作中得到了较好的应用。

1 对象与方法

1.1 调查对象

对某化纤公司自成立以来的职工个人职业健康监护档案建立管理情况进行调查，调查内容主要包括：二级单位名称变迁，纸质档案分布、数量，档案号编码规则，储存场所设施、一人一档情况、检索方式，电子档案建立情况，档案件年份、单位、类型(上岗、在岗、离岗、诊断等)，职工姓名、性别、身份证号、现单位、状态(在岗、离岗、死亡、退休)等。

1.2 纸质档案整理

按一人一档要求，购置统一规格的3 cm厚牛皮纸标准档案盒，建立约9 000名职工个人职业健康监护档案。采用出生年份加3位阿拉伯数字流水号的编码规则，编排唯一档案号。档案盒盒脊登记档案号和姓名信息，打印字体字号统一，粘贴信息纸张规格一致，与盒同宽。将职工历次的所有档案件(主要为体检报告)约80 000份(1份为1件)，采用不同阶段的检索方式查找后按人组卷归档。对1996—2003年间的DOS版电子档案，请软件研发人员将文件导出，设计成文本格式，逐一打印后归档。对历次职业病诊疗资料、体检异常结果的处理等材料按人组卷归档。盒内档案件按照年度递进顺序摆放，最上面为档案卷内目录。

1.3 档案室建设

按照防火、防潮、防鼠、防虫等馆藏要求，对档案室门、窗、墙体、地面等进行改造。设立轨道移动式密集架，配置照明、空调、加湿器、除湿器、温湿度计、消防器材、人字梯。密集架的排架从左到右按A、B、C……英文字母顺序编号，同时标注档案号的起止信息；排架内每列的顶部中央从左到右按A、B、C……英文字母顺序编号；排架两端内侧每行中间从上到下按1、2、3……数字编号；一人一档所在的排架号、排列号和行号共同组成该档案的档案架号。

1.4 电子档案管理系统建设

a) 系统环境：服务器CPU种类≥Intel Xeon MP 2.0 GHz/2MB,CPU数量≥2，内存≥4 GB，本机硬盘≥100 GB，操作系统Windows Server 2012 R2中文企业版；客户端内存≥2 GB，硬盘剩余空间≥20 GB，操作系统Windows XP/7/8/8.1/10中文版。

b) 技术路线：以独立设计开发原则为指导，以B/S 3层架构开发理念为核心，以NET Framework4.0框架为平台，采用成熟的C#4.0、XML、SQL Server 2012等综合开发技术，搭建先进、安全、迅捷、实用的软件程序。系统采用标准的B/S 3层结构，将平台分为数据库服务层、业务逻辑与用户界面层，每一层担负不同的任务。

c) 系统功能设计：本系统具有基础数据、档案导入、档案查询、统计分析四大模块功能，档案通过PDF文件(如为纸质件扫描成PDF文件)导入系统，支持按职工、按单位批量导入，同时需要按导入的档案件类别同步更新职工所在单位和状态，打印生成个人档案卷内目录；实现按职工、按单位或二级单位快速查询档案，按单位、按年份形成档案件数量统计直方图；实现档案件数量按年度、类别的汇总统计以及档案件导入的查漏分析。

d) 安全性设计：本系统有严格、安全的数据备份策略，确保数据每日定时双机备份，并保留至少最近一个月的备份记录。在应用系统的数据访问方面，采取访问权限、数据加密、口令密码等各种手段保证数据访问的安全可靠。

1.5 第三方体检软件

承担职业健康体检任务的机构在出具体检报告时，所使用的第三体检软件应具有批量导出以职工身份证号为文件名的PDF文件功能，以便体检报告在按单位批量导入电子档案管理系统时能精确匹配；在体检报告封面上增加档案号和档案架号栏，便于纸质体检报告归档时快速检索定位。

2 档案管理现状

化纤公司劳动者个人职业健康监护档案自1996年建档以来，一直由该公司职工医院负责建立和管理，2004年医院改制后，公司通过协议方式委托改制医院一直延续管理。职工的体检电子数据间断性存储于多个体检系统中，1996—2003年使用自编的职业健康监护软件(DOS版)，2004—2005年使用中国石化职业卫生管理软件，2009年起使用深圳天方达健康体检软件，2016年起使用无锡中卫信职业健康监护软件。

2.1 档案所属单位、职工分布情况

该公司因历年机构重组调整，档案所属二级单位、部门多达49个。应建档职工8 741人，其中男性6 411人，女性2 330人，出生年月从1948年1月至2000年12月(图1)，其中1968年出生人数最多，有696人。随着二级单位名称变迁，许多职工曾就职于多家二级单位。

图1 职工年龄分布

2.2 存在的主要问题

因该公司专业化重组、医院改制、档案搬迁多次以及人员、储存条件限制，档案管理薄弱，条块分割，存在着系统性缺陷，距离法规要求有着较大差距：纸质档案储存在多个房间中，条件简陋，无防火、防潮等设施；1996—2003年无纸质体检报告，历年来所有的纸质体检报告分散各处，未完全做到一人一档，档案号不唯一，检索方式变化多样；未建立与纸质档案匹配一致的电子档案，电子体检数据存在于多个体检系统且未整合，公司无法向职工提供电子档案或数据的查阅，职工也无法完整地获取历年来所有的纸质体检报告。

3 平台建设情况

3.1 纸质档案平台建设

通过纸质档案整理，该化纤公司8 741名职工实现了一人一档，不同阶段的档案件按人组卷归档。8 741个档案盒按档案号从小到大的顺序摆放在5排×5列×6行的密集架上，并按密集架的排、列、行从左到右、从上至下的顺序进行排架，达成了检索快捷、准确定位的目标。在2019年上半年该公司职业健康体检报告归档过程中，得到了较好应用，归档工作由各二级单位承担，归档人员首先根据档案架号对体检报告进行分类，然后进行上架，2 021份体检报告总耗时4个工作人日，归档时间大幅缩减。

3.2 电子档案平台建设

研究开发的电子档案管理系统经过反复的修改、测试、运行，全面达成了设计目标，实现了档案件导入、统计分析以及远程网络查询、下载、打印等功能，系统界面友好、安全可靠、使用方便。该公司1996—2017年共67 373份纸质档案件历时5个月全部扫描成PDF文件导入系统，2018年和2019年上半年的体检报告由承担职业健康体检任务的医院提供PDF电子件按单位批量导入系统。实践证明，批量导入快捷高效，2018年4 414份电子报告导入总耗时仅为2 h。目前，该化纤公司8 741名职工共73 808份档案件全面实现了电子化，并与纸质档案件一一对应，相互印证。

4 讨论

档案号是档案管理的一项重要的基础性工作，科学地编制档案号，有利于档案管理和利用[1-2]。劳动者个人职业健康监护档案的档案号有的按单位、车间，有的按姓氏的汉字、汉语拼音，有的按社保号、身份证号等排序，但是实践发现都有缺陷，尤其用人单位内部组织机构复杂、人数较多时更加明显。如按单位、车间编码，劳动者单位发生变化，将面临档案号的变更；如按姓氏的汉字、汉语拼音编码，因新增人员姓氏的不确定，则需留出相当的档案架空间；如按社保号、身份证号编码，则档案架检索定位、归档较困难。该公司因历年机构重组调整，二级单位、部门多达49个，许多职工曾就职于多家二级单位，为此，设计了按出生年份加流水号的编码规则，考虑到1968年出生人数为696人，流水号选择了3位阿拉伯数字，实践发现该编码规则非常有利于档案排架、归档和查询，最为简洁。为了便于纸质档案件的归档，还设计了档案架号，并在档案密集架上予以醒目标识，实践证明档案架号与档案号的联合使用进一步提升了归档的工作效率。

传统形式的档案管理工作繁琐、查询费时、效率低下，档案管理的电子化、信息化能够有效提升档案管理的工作效率及档案利用率，因此档案电子化、信息化管理是今后劳动者个人职业健康监护档案管理的必然趋势。国内有关监护档案的电子化、信息化报道仅见于职业健康体检信息化系统的开发和应用[3-5]，其电子数据主要用于专业人员体检组织、诊断、查询和分析，对于作为监护档案责任主体的用人单位适用性不强，使用人员局限，且电子档案与纸质档案不匹配，不能相互印证，不能完全溯源。本文通过PDF格式文件的使用较好地解决了这一问题，在职业病防治领域尚未见报道。PDF文件格式与操作系统平台无关，这一特点使它成为在Internet上进行电子档案发行和数字化信息传播的理想文件格式，目前已成为数字化信息事实上的一个工业标准。它可以将文字、字型、格式、颜色等封装在一个文件中，集成性、安全可靠性高，能很好地保持纸质档案的原貌，能忠实地再现原文。

笔者设计开发的电子档案平台采用NET Framework 4.0框架、C#语言、三层B/S架构技术，成熟可靠，系统稳定，易扩展，功能完善，安全高效，操作简单，易于使用。该平台的优势特点是档案件批量导入、卷内目录打印和查漏统计，档案件批量导入主要通过体检机构提供的PDF电子件来实现，快捷高效，并实时纠错；卷内目录打印较好地展现了电子与纸质档案平台之间的联系，促进了纸质档案平台规范化建设；查漏统计能根据导入档案件与职工在岗状态的匹配情况，及时发现体检实施中的缺检人员，提高了职业卫生管理工作的效率。

本文通过劳动者个人职业健康监护档案管理平台的开发和应用，较好地解决了档案条块分割、查阅困难、储存简陋、管理不受控等问题，消除了公司多年存在的法律风险，通过搭建档案信息共享平台，提升了档案数据的高效性和利用效率，推动了档案信息资源的共享和流通，对于搞好职业病防治工作具有重要意义。当然，用人单位在实践应用中有以下几方面值得注意：①档案室密集架如选择埋入式轨道，在铺设前一定要精确测量，准确定位，否则会造成后期密集架安装困难；②在纸质档案件扫描时，应选择适宜的分辨率，分辨率太低会影响电子档案的阅读质量；③身份证号码是平台建设的关键要素，应严格核对正确；④承担职业健康体检任务的机构能否提供PDF电子体检报告直接影响到电子档案件导入的速度，对电子档案平台建设非常重要。