如何做好事业单位档案管理

王金亮

摘要：做好事业单位档案管理的对策，需要从“人”和“物”这两个方面展开。“区就业和人才服务中心”，通过对单位档案资源的开發与利用不仅能为域内各经济主体提供人才信息，还能为域内的社会职业教育发展提供方向。具体的实施对策为：以思政教育提振档案管理人员的岗位能动性、依据本土人才供给特点优化和再造归集标准、管理层牵头积极拓展与社会保障部门的合作、推动信息化流程管理倒逼各部门的协作意愿。

关键词：事业单位;人才档案;档案管理;对策

做好事业单位档案管理，将有助于增强其为社会提供公益性专业技术服务的能力。在问题导向下去探索做好事业单位档案管理的对策，需要从“人”和“物”这两个方面展开。事业单位档案管理人员构成了“人”的要素，随着档案管理向信息化、智能化趋势发展，提升他们适应时代要求的档案管理能力则成为了第一要务。档案管理的对象则构成了“物”的要素，事业单位档案管理对象涉及科研、人事、文书、图情等多个板块，所以实现对这些档案对象的开发与利用则成为了做好事业单位档案管理的落脚点。本人所在的事业单位为“区就业和人才服务中心”，通过对单位档案资源的开发与利用不仅能为域内各经济主体提供人才信息，还能为域内的社会职业教育发展提供方向。

一、事业单位档案管理存在的不足

结合本人的工作体会，事业单位档案管理主要存在着以下三点不足：

（一）档案管理人员的岗位能力性未能充分调动

以本人所在单位为例，档案管理人员包括了：接待窗口的工作人员、档案归集人员、档案信息化管理人员，他们工作中的岗位能动能力未能得到充分调动。具体表现在：（1）接待窗口的工作人员与客户之间的信息互动较少，多为以回答客户疑问的形式作答，且并未关注客户在求职、就业方面的诉求;（2）档案归集人员按照人才档案归集制度和流程开展相应工作，缺乏对本土人才供给特点做出分析的主观意识，使得档案归集工作过于死板;（3）档案信息化管理人员并未利用自己的专业优势开展大数据分析，而是简单就纸质档案信息迁移到在线平台。

（二）档案资源的开发与利用工作还未形成机制

随着增强事业单位助力区域社会经济发展的要求被提出，事业单位已将档案资源开发与利用提上议事日程，但在实践中却缺少长效机制保障。具体表现为：（1）参与档案资源开发和利用工作的人力资源整合工作相对滞后;（2）档案资源开发与利用相脱节，难以对区域社会经济发展提供建设性建议;（3）档案资源开发与利用的工作体系尚不健全，无法实现全域式的档案资源开发与利用工作。由于这项工作还未形成机制，则导致了大量的人才档案资源仍处于“沉睡”状态。在国家大力推进教育扶贫的历史背景下，便弱化了就业与人才服务中心的服务能力和与社会保障部门之间的协作能力。

（三）档案管理工作面临着部门职能化壁垒影响

将目光回到档案资源开发与利用相脱节的问题中来，其原因之一便是：档案管理工作面临着部门职能壁垒的影响。与体制内单位的组织架构相同，笔者所在单位的组织架构仍属于直线职能型。在部门利益封闭性的驱使下，部门之间的分工与协作存在着“分工易、协同难”的困境，这就使得需要建立全域化档案资源开发与利用的工作，却在现实中遭到了部门之间职能壁垒的分割，这就使得在档案管理工作中存在着苦乐不均的局面。

二、完善事业单位档案管理的对策

根据以上所述，完善事业单位档案管理的对策可从以下四个方面构建：

（一）以思政教育提振档案管理人员的岗位能动性

在“不忘初心、牢记使命”教育活动的推动下，单位党委应组织档案管理人员对标、对表找自己的工作差距，并在教育活动中向档案管理人员提出工作要求。工作要求应包含这样几个内容：（1）应发挥档案管理工作的职能优势，努力助力区域社会保障工作的精准开展;（2）应发挥自己的专业优势，为单位更好的服务社会、服务群众做出贡献;（3）应发挥党员职工的先锋示范效应，勇于承担档案资源开发与利用的重任。与思政教育工作相配合，基层党支部应聚焦目前的档案管理工作短板，帮助档案管理人员深化岗位意识建设。

（二）依据本土人才供给特点优化和再造归集标准

将“不忘初心、牢记使命”落实到完善档案管理工作中去，首先就需要根据本土人才供给特点优化和再造档案归集标准。本人所在地区的人才供给特点包括：拥有工科背景的人才资源较为丰富，年龄段主要集中在25—45岁之间。那么，在优化和再在档案归集标准时，就需要根据专业背景制订人才档案分类标准，且需要细化工科人才的档案归集标准，如细分为机械加工类人才、机电一体化类人才、智能制造类人才等。通过细分档案归集标准，不仅能为档案资源开发提供便利，还能为用人单位的选材提供方便之门。

（三）管理层牵头积极拓展与社会保障部门的合作

社会保障部门承担着向社会公众提供职业培训的职能，但目前在提供职业培训时存在着：培训项目多而不精的现象。为此，单位管理层应牵头档案管理部门与社会保障部门建立人员往来机制，并在档案资源开发和利用中实现信息共享。为了使双方的合作更加有效，可以在双方单位设立信息员岗位，由信息员之间保持时时信息交互去加强档案管理工作的区域植根性。

（四）推动信息化流程管理倒逼各部门的协作意愿

为了解决职能壁垒对档案管理工作所带来的困扰，在减少组织变革阻力和降低部门间交易成本的思路下，可以推动信息化流程管理倒逼各部门的协作意愿。具体做法为，在单位OA系统中开展在线档案管理工作，由软件系统按工作流程将事项分别配备到各个岗位，在规定时间内必须完成在线任务，若超时系统将默认本岗位工作任务未完成，然后将余下工作任务向下一级工作岗位推送。这样一来，就能在系统视域下追溯档案管理工作中的主体责任，并与各主体的绩效考核和职务晋升相联系。

三、小结

做好事业单位档案管理工作的对策为：以思政教育提振档案管理人员的岗位能动性、依据本土人才供给特点优化和再造归集标准、管理层牵头积极拓展与社会保障部门的合作、推动信息化流程管理倒逼各部门的协作意愿。

参考文献：

[1]符彩云.事业单位人事档案管理面临的机遇与挑战[J].档案天地，2019（10）：5657.