基于财务共享模式的电子会计档案管理研究

许雯君

摘 要：在财务共享模式下企业会计电子档案管理在某种程度上发生了很大的变化，与传统会计档案相比较，电子会计档案更具有实效性、便捷性和高效性的特点。但是在实际应用中也面临着很多新问题，如信息系统的接口无法实现对接，会计档案储存风险比较大，各项档案管理制度不完善等因素，将会严重影响电子会计档案管理。

关键词：财务共享模式;电子会计档案管理;研究

财务共享模式与传统财务管理模式有着很大的区别，这是一种全新的管理模式，是在信息技术背景下发展应运而生的，能够将各个地区分公司的财务工作以及更为复杂的工作全部转交给财务共享中心来处理，而且还能够为所有分公司提供更为标准的服务流程和多样化服务。可以说在财务共享模式下，企业会计电子档案管理发生了很大改变，能够更好地促进企业发展和进步。

一、财务共享的概述

财务管理是随着企业的运转从而产生的，企业在实际发展过程中会随着市场经济的发展从而更好地提升企业自身发展实力和经济发展实力，促使企业从生产制造环节再到销售环节都能够更好的适应市场环境。因此，在财务管理在实际发展过程中切不可墨守成规，要积极创新。企业实际发展中，财务管理所涉及的内容也会越来越多，而且应用新技术能够更好地提升财务管理水平，于是便繁衍出“财务共享模式”。财务共享在一定程度上能够对企业内部的财务信息进行科学化、合理化的管理，将各种有效的信息资源进行有效的连接，使其能够更好地适应各项工作，适应财务管理需要。再者，财务共享的出现也是代表企业进步和发展，促使企业财务工作能够更好地管理，为企业节省大量的经济成本，节省大量的时间和精力。而且会计档案管理也是财务管理中最重要的工作内容，同时各项管理体系和流程方面能够为财务档案管理提供更好的服务。

二、财务共享模式下企业会计电子档案管理的特点

会计电子档案管理能够将影像系统、会计系统、银企直联系统以及资源管理系统等进行有效的连接，同时还会对会计电子档案信息进行有效的收集、整理、分析以及汇总等，充分发挥会计电子档案的优势条件。

其一，便捷性，企业在实际工作中可以通过影像管理系统来收集和整理各项数据信息，将收集的信息全部扫描并上传到财务共享信息平台，企业财务在云平台上可以利用会计信息系统对各项数据信息进行有效的扫描，例如，SAP、用友、金蝶等多种方式，还能够对各种原始凭证数据信息进行有效的处理，使其能够生成电子会计凭证，同时还会生产各类财务报表，如明细表、现金报表、多栏式明细账单等，最终生成现金流量表、利润表等。再者，在财务共享模式下，企业与银行的联系方式在某种程度上也在发生改变，企业能够直接向各大银行获取电子回单，还能够将电子回单生成电子凭证，以此来实现电子对账。

其二，实效性，以往的会计档案管理模式在一定程度上无法实现数据信息的实时更新，而企业应用的财务共享则是在原始数据信息上对其进行上传的，传送到网上云平台，使其能够在电子系统中生成各類财务会计报表，能够为企业各项发展决策提供更好的帮助。例如，在费用报销中，若是职工在出差中所使用信用卡产生的各项费用，能够更加精准的上传至云平台中，若是职工在报销费用时也会根据各项消费内容选择相应的报销模板，同时还会根据各项销售金额和销售事项进行填写与核对，若是信息费用相同，那么这些信息便会自动上传到银行服务系统当中，然后由银行完成所有费用的支出。而且企业云平台还会根据会计系统产生的数据信息自动生产相应的电子凭证，确保企业会计电子档案形成的有效性。

其三，高效性，在实际应用中能够快速且有效收集会计电子档案，同时还能够对其进行有效的分析和整理，自身具有很高的实效性。再者，在以往会计档案管理中，工作人员在工作中会浪费大量的时间、精力，在一定程度上严重影响会计工作的实效性。

为了能够更好地实现档案信息一体化，而且会计电子档案能够在企业不同的部门之间进行更好的应用。例如，若是采购部门想要采购物品，那么采购人员要在采购系统上输入采购信息，生产采购订货单、采购票据等，之后再将采购发票传送到财务部门的总系统中，之后采购货单便会传送到仓库部门，使其能够完成采购入库。不同的数据单据传递在不同的部门，使其能够实现信息共享。

三、电子会计档案发生的变化

1.电子会计档案

因财务共享模式的出现，在一定程度上带动了财务体系的工作重心逐渐有经营实体的管理化逐渐转为异地财务共享中心管理的体系。受种种因素的影响，财务工作逐渐开始依赖各种影像系统，也就是说，财务工作人员通过影像系统能够及时传输各项数据信息，以此来进行电子会计档案管理工作，这样的工作方式，在某种程度上促使纸质档案的使用率逐渐降低，而且档案管理方式的收集、整理工作也发生了很大的改变。

2.会计形成过程

因会计形成过程正在逐渐加长，在一定程度上也促使会计档案管理工作的链条逐渐加长。在财务共享的背景下，财务体系中心逐渐由经营实体化管理转向FSSC的管理标准，而且该过程是一个漫长且链条更为复杂的过程，在这个过程中，还会加入不同的角色，甚至不同的内容还会出现交叉的现象，这在无形之中就增加了会计档案收集、整理以及归档的复杂性。因会计形成时间比较长，而且电子档案链条也比较复杂，在以往实体管理模式中发现的问题很难察觉到，只有在归档环节中才会发现。

四、财务共享模式下会计档案管理

1.会计档案管理逐渐从属地转变成FSSC管理

因电子会计档案容易保存，各项数据信息不会轻易丢失，而且还能够便于携带，已经成为新时代档案管理工作的重要内容，而且在一定程度上更倾向于纸质档案逐渐转变为电子档案。尤其是在FSSC的管理模式下，在整理各项电子会计档案工作过程中，一定要注意资料的合法性，确保各项材料能够符合各项标准。若是出现与原有业务不同的标准，那么就要重新设定，使其能够符合各项档案管理工作的需求。再者，在会计档案管理过程中还要根据各项防控点设置合理的解决方案，若是没有对其进行有效的控制，那么将会严重影响财务共享中心的会计工作。所以，在各项管理工作中，一定要将风险控制放在首位。

2.流程化与标准化逐渐提升

在会计档案进入FSSC处理之前，一定要严格按照相关规定和流程标准来进行，以此来确保會计档案管理的标准性和均衡性。在FSSC的处理下对其进行更为专业化、标准化处理，使其能够避免在工作中出现偏差现象，以免出现其他类型的风险。因此，在财务共享模式下一定要保障电子会计档案管理的质量，避免出现失误、瑕疵的现象，从而给企业造成风险问题。

3.集中化管理

在实施会计档案管理过程中，首先要考虑会计档案内部质量和外部风险问题，同时还要对其进行集中化管理，使其能够有效提升档案服务质量，规范各项管理问题。在实际操作过程中，还能够对各种资料信息进行有效的整理、分析以及管理。也就是说，在财务共享模式下，企业会计电子档案的管理中要考虑多方面因素，结合实际情况，使其能够更好地适应时代发展的特征。

五、加强会计档案管理的有效途径

1.完善会计档案监督管理体系

在财务共享模式的背景下，要进一步强化各项管理制度和内部约束，同时还要强化企业内部管理者责任意识，加强会计档案管理人员的专业技术能力和职业素养。要知道，政府部门是监督和管理的执行者，在该过程中应明确各项主体，统一各项职责权利，充分发挥注册会计师和会计事务所的作用，促使企业通过层层保障，同时还要加强会计档案管理质量。

2.合理分类会计档案

企业在实际运营管理过程中，应加强对会计档案管理工作的重视程度，能够充分认识到档案分类的重要性，使其能够为会计档案鉴定、保障和使用奠定好基础。合理分类档案，使其能够有效提升档案管理质量，能够更好地提升档案管理的工作效率。再者，在档案分类过程中，还要根据档案自身的特点和客观性规律，对其进行有效的管理，使其能够构成更为严谨档案管理体系。

3.强化企业内部职能管理

企业要在实际发展中要强化会计档案内部管理职能，使其能够更好地提升管理质量，尽量避免出现出错或失误的现象。再者，在信息化背景下，电子档案也在快速发展，可以说电子档案与纸质档案在一定程度上实现了共存的现象，为确保双方质量能够一致，在实际应用中应获取相关部门的认可和审核。同时企业在实际工作中，应加大力度推广电子会计档案，将纸质档案作为补充，为电子化档案的应用打好基础。

4.加强会计档案管理人员的综合素质能力

要知道会计档案管理人员的综合素质能力对于档案管理工作来说是非常重要的，而且会计档案管理人员是整个工作的参与者，其自身的综合素质能力将严重影响会计档案工作质量。因此，会计档案管理人员一定要做到以下几点，其一，严格保密，坚决不能泄露公司内部机密;其二，要能做到遵纪守法、廉洁秉公，严格遵守各项纪律;其三，要积极主动参加企业组织的各项培训工作，使其能够不断充实自己，提升自己的专业技能和职业素养;其四，在工作中要认真负责、恪尽职守，尽量不要出现低级错误，认真对待工作。

六、综上所述

在市场经济化的背景下，大数据在各行各业都得到了非常广泛的应用，会计电子档案管理也发生了很多的变化，而且还能够减少大量的经济成本。会计档案管理在财务共享的模式下，在一定程度上已经发生了变化。因此，财务工作人员要能够尽快摸索出能够适应新环境的工作准则，跟上时代发展潮流，以全新的眼光来看待，积极把掌握会计电子档案行业的工作准则，能够积极把握住发展机遇，进一步提升档案管理的工作效率，可以说，财务共享已经成为新时代财务工作发展的重要方向，更是未来发展趋势，希望国家在发展中能够尽快完善各项法律法规建设，使其能够创造更多的价值。

参考文献：

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