加强新冠肺炎疫情防控档案收集工作的思考

夏振华 赵 真/浙江省档案局

浙建集团华中公司应急突击队驰援武汉江汉方舱医院建设（朱文渊/摄）

2019年12月发生的新冠肺炎疫情，是新中国成立以来在我国发生的传播速度最快、感染范围最广、防控难度最大的一次重大突发公共卫生事件。在这场严峻斗争中，广大档案工作者认真贯彻落实党中央、国务院和地方党委政府的决策部署以及国家档案局关于做好疫情防控期间档案工作的要求，在全力投入防控战“疫”的同时，以高度的政治责任感和强烈的历史使命感，积极开展疫情防控建档工作。疫情防控档案是党和政府领导人民抗击疫情的真实记录，收集保管好这些档案，对当前和今后科学决策及正确应对突发公共卫生事件，都有重要的参考利用价值。据报道，武汉火神山医院建设时，凭借利用原“非典”期间小汤山医院的图纸，大大缩短了设计时间。我省如宁波、台州等地档案馆，在疫情发生后，也迅速提供了“非典”防疫专题档案，供疫情防控有关部门参考借鉴。养兵千日，用兵一时。关键时刻，档案体现的价值正是源于对历史记录的有效收集。此次疫情防控时间之紧迫、涉及面之广、影响力之大，前所未有，给疫情防控档案收集工作带来了巨大的挑战。为此，笔者结合本省实际，就疫情防控档案收集有关工作提出几点建议。

一、加强疫情防控档案收集范围的分类指导

疫情防控档案形成单位广泛、数量庞大、类型复杂、载体多样，并且将来保管主体和利用目的也不尽相同，为此，档案部门应加强对各单位的分类指导，明确其重点收集范围，使各单位的疫情防控档案能够得到有效的收集。

（一）疫情防控工作机构

省应急管理厅赴台州浙江优亿医疗器械公司协调解决企业产业链、用工、资金等问题（郑飞翔/摄）

疫情防控期间，省内市场监管执法人员检查商品物价、保质期是否在有效期内等（章雄雄/摄）

为应对疫情，各地相继成立疫情防控工作领导小组办公室或者疫情防控指挥部等疫情防控工作机构，承担本地区疫情防控工作的组织领导和协调工作。疫情防控工作机构一般下设多个工作组，由相应的防控重点单位组成，分别负责综合协调、医疗救治、物资保障、宣传舆情、督查指导、复工复产等工作。作为疫情防控的“大脑中枢”，疫情防控工作机构是疫情防控档案最重要的形成机构和收集来源，应按照重大活动档案管理办法的要求，在疫情防控工作结束后，向同级国家综合档案馆移交疫情防控档案，因此疫情防控工作机构形成的疫情防控档案要应收尽收、应归尽归。一是上级党委政府、疫情防控工作机构及有关部门发来需要贯彻执行并办理的文件；二是本机构内部管理形成的材料，如机构设立、调整文件，各项制度等；三是防控工作会议、专题会议、视频会议形成的材料；四是以本机构名义印发的各类文件；五是各工作组按照任务分工，在协调联络、评估研判、检查汇报、督查督办、统计分析等工作中形成的材料；六是本机构上报的材料；七是本机构形成的各类专报、简报以及宣传报道材料等；八是有关单位及下级疫情防控工作机构所报送信息的汇总材料以及发来需要办理的文件等。值得注意的是，由于疫情发生紧急，防控工作往往在疫情防控工作机构成立之前先行开展，因此疫情防控档案的收集应适当追溯到疫情防控工作机构成立之前。疫情防控工作机构应指定工作组和专门人员负责协调及统一收集疫情防控档案，并及时进行梳理，做好有关文件材料的汇编，建立本地区疫情防控工作大事记。

（二）疫情防控领导小组成员单位

根据当地疫情防控工作的需要，各地疫情防控领导小组成员单位由宣传、卫健、公安、民政、应急管理、大数据管理、交通运输、商务、经信、市场监管、机场、铁路、民航、海关等几十个单位组成，承担着本地区疫情防控重要专业职能。这些单位不仅要着重收集履行成员单位职责所形成的文件材料，也要全面收集本单位、本系统部署开展疫情防控工作所形成的文件材料，同时还要对推动复工复产形成的相关文件材料进行收集，确保疫情防控档案的完整。各单位应将与本职能相关的文件材料进行汇编，建立本单位、本系统疫情防控工作大事记。

（三）医疗卫生机构、疾控机构、科研院所和企业

医疗救治是治愈患者、挽救生命、打赢疫情防控阻击战最重要的一环，科研攻关则是科学防控疫情，提高治愈率、降低病亡率的关键点。有关医疗卫生机构、疾控机构、科研院所和企业应从健全完善防护救治体系和应急科研体系的角度出发，做好医疗救治和科研攻关档案的收集。一是定点医院组建、改造过程中形成的设计方案、施工方案、竣工图、工作流程等文件材料；二是收治过程中形成的分诊、转运、排查等流程以及应急处置、后勤保障方案等；三是医疗专家、医护人员组织，医疗物资分配等方面的材料；四是救治过程中形成的诊疗技术方案、用药推荐方案、临床诊疗记录等；五是疫情监测分析、风险评估、病例信息核实、病例现场调查、流行病学调查、病毒检测等工作中形成的材料；六是组织实施疫情防控应急科研攻关项目形成的研发方案、实验记录，进行性能评估、临床试验形成的材料，实验室生物安全管理方面的材料，科研成果申报注册以及落地产业化形成的材料等。

（四）乡镇（街道）和村（社区）

乡镇（街道）和村（社区）是疫情防控工作实行网格化、地毯式管理的责任主体，是支撑整个疫情防控体系最基础的部分。做好乡镇（街道）和村（社区）疫情防控档案的收集，对于健全和完善基层防疫体系有着重要意义。乡镇（街道）应着重收集本乡镇（街道）的防疫应急预案、建立防控工作责任网格体系形成的材料；组织村、社区开展联防联控，摸排随访形成的材料；对重点公共场所进行管控形成的材料；实施集中隔离观察形成的材料；督查通报、上报材料，落实上级交办的任务形成的材料；倡议书、防疫手册等宣传资料；村（社区）上报信息的汇总材料等。村（社区）组织收集的重点是：关于本村（社区）防疫工作部署、责任分工、协调处置等指挥协调工作中形成的材料；对村（居）民和外来人员进行排查摸底形成的材料；居家隔离人员管控、交通路口管控、巡防宣传等管控工作中形成的材料；物资采购分发、卫生消杀、志愿者队伍组建等后勤保障工作形成的材料；向上级报送的信息报表等。

（五）其他单位

其他单位是指不直接承担疫情防控任务的单位。虽然较少涉及一线防疫工作，但在防疫期间形成的一系列档案，对于本单位建立完善应急管理机制有着重要作用。该类单位应着重收集本单位成立疫情防控领导小组的文件、防控工作方案、落实防控措施形成的记录；防疫期间生产运行、经营管理的方案；指导本系统、所属单位防疫期间工作形成的文件；组织本单位人员参与属地疫情防控工作、开展各类志愿服务活动的相关材料；复工复产方案、工作指引、倡议书、宣传报道材料等。

二、突出做好驰援湖北和武汉相关文件材料的收集

湖北省特别是武汉市，是此次疫情最严重的地区。习近平总书记强调，全国一盘棋，武汉胜则湖北胜，湖北胜则全国胜。党中央举全国之力支援湖北和武汉，打响湖北保卫战、武汉保卫战，彰显了中国共产党领导和中国特色社会主义制度的显著优势。自湖北武汉疫情发生以来，浙江坚决贯彻习近平总书记的重要指示和党中央、国务院的部署要求，先后组建多批次医疗队出征湖北，我省众多企业也参与了支援湖北的战斗，如省交通集团提供钢材支援武汉雷神山医院建设，浙建集团华中公司支援武汉江汉方舱医院建设，很多民营企业也支援了大量物资设备。在各界驰援湖北和武汉的过程中，档案部门要加强与医疗卫生机构及有关单位的联系，指导其有意识地做好相关文件材料的收集，在向全国大局贡献浙江力量的同时留下第一手材料。重点收集的范围包括：人员组织、集中培训、物资调配、后勤保障等工作形成的材料；前方救治工作中形成的工作流程，医护人员的工作影像、工作事迹、工作笔记等材料；支援方舱医院及有关医疗场所建设的改造方案、设计图纸、工作影像等；支援物资设备调配、采购、运输、交付过程中形成的材料等。

三、注重声像档案、网页档案和实物的收集

除了纸质档案外，政府部门、企事业单位、新闻媒体和社会组织在此次疫情防控工作中还产生了大量的照片、录音、视频、网络资讯和实物，生动具体地记录了抗击疫情的全过程。档案部门应积极与当地疫情防控工作机构及领导小组成员单位、医疗卫生机构、广播电视机构、融媒体中心和有关企事业单位、社会组织对接，做好疫情防控声像档案、网页档案和实物的收集。第一类是声像档案。主要是有关单位在疫情防控工作中直接形成的照片、录音和视频，广播电视机构制作的专题节目，融媒体中心收集、制作的图片、视频等。声像档案收集时要注意同步收集文字说明、拍摄者等要素。第二类是以网络资讯为主的网页档案。疫情发生期间，政府部门、新闻媒体和有关组织机构向社会公众发布了大量网络资讯，这些基于网页形式的网络资讯有着传播迅速、呈现方式丰富、互动性强等纸质材料所不具备的特点。档案部门应制定网页采集方案，以本地政府部门和新闻媒体的网站、微信公众号的疫情专题栏目为主要采集来源，全时间段、全要素地对网页进行采集，并将其固化成为可归档可利用的数据。第三类是实物。主要指在疫情防控工作中有关单位使用的印章、工作证件等，有典型意义的旗帜、标牌、袖章、横幅、模型、专用产品、包装等，部分实物可采用拍照的方式进行收集。

四、积极向社会各界征集疫情防控档案资料

疫情之下，行业百态。在这场与每个人都息息相关的战斗当中，各行各业人民群众当下的经历和记忆，都将凝聚成社会记忆。疫情防控档案应充分吸收社会各界关于疫情的记录，如奋战在一线的医护人员、警务人员、新闻记者、物资运输司机、基层防疫人员等；如维护城市正常运行的公交、出租车司机，以及环卫工人、物业人员、快递人员、外卖人员、超市人员、农产品供应人员等，从而使疫情防控档案更加立体和全面、丰满和生动。档案部门应积极向社会各界发出倡议，通过传统媒体、网络媒体、部门系统、行业协会、商会等各种渠道，广泛征集反映人民群众亲历疫情、参与抗击疫情所形成的各种不同载体的档案资料，如“请战书”、抗疫日记等文字材料；“作战图”“手绘防疫图”等图表；以抗击疫情为主题的文学、影视、音乐、摄影、视频、书画、篆刻等原创作品；捐赠防疫物资的凭证、记录；疫情时期车辆人员通行证、出入证等。所征集的档案资料内容要客观、真实，能够体现当地人民群众抗击疫情的精神风貌，并具有相应的文字说明。

习近平总书记强调，这次疫情是对我国治理体系和能力的一次大考，我们一定要总结经验、吸取教训。近日，浙江省委常委、秘书长陈金彪对浙江档案系统开展疫情防控工作作出批示，要求档案部门及时收集存档，为将来建立健全公共应对机制提供详实资料。各级档案部门要从推进国家治理体系和治理能力现代化的高度认识做好疫情防控档案收集工作的重要性，主动介入、提前介入，记录好抗击疫情历程，讲好抗击疫情故事，并以此为基础，加强和完善档案工作服务突发事件应急管理的制度建设，不断提升档案治理能力和治理水平。