商用航空发动机产品型号档案利用管理模式研究

蒋永芳

（中国航发商用航空发动机有限责任公司，上海 200241）

0 引言

档案管理要做到“收得进、管得住、交得出、用得好”。对于产品档案管理来说，“用得好”是最终目的，保证产品档案能够更好地围绕中心，服务主业，服务于产品型号研制这一中心任务。产品档案作为记录产品研制的过程记录，是产品设计、研制、生产各环节的有效记录，是保证产品生产过程的每一个环节规范、可控的有效证据，是企业最为重要的知识资源。与其他门类档案管理模式不同，产品档案管理具有专业性强、成套性强、多阶段等特点［1］。产品型号档案利用方式主要为查借阅、分发、编研、推送等。

商用航空发动机产品型号研制是一项多协作、多配套的系统工程。在多种类型参研单位协同研制的背景下，传统的产品档案利用模式以及参研单位间数据传输与交互利用显得尤为重要。为了最大限度发挥产品型号档案作用，进一步体现产品型号档案在产品研制过程中的价值，本文从体系建设、平台建设、精益控制、服务方式4个方面对产品型号档案管理开展探索性研究，从而保证最大限度地发挥产品型号档案作用，体现其重要价值。

1 商用航空发动机产品档案特点

商用航空发动机产品档案是商用航空发动机产品研制的过程记录，是产品适航取证的主要证据材料。为满足商用航空发动机产品研制综合性、多元性、市场性的需求，商用航空发动机产品档案要在工作对象、工作环境、工作环节等方面适应产品研制的需求。与传统的产品档案管理模式相比，其特点主要体现在以下方面。

1.1 市场导向

商用航空发动机研制要强调聚焦市场客户，坚持遵循市场规则，将市场和客户需求纳入产品研制全过程，最大限度体现客户为本的原则。为了保证产品市场和客户战略的实施落地，在产品档案管理中将市场与客户服务类文件管理纳入其中，充分分析市场与客户服务类文件管理特点，将项目产品客户服务类文件、项目产品工程维修类文件、项目产品技术出版物、产品航材类文件、项目产品客户支援类文件纳入归档范围内，切实将“聚焦市场客户”理念落到产品研制全过程中。

1.2 广泛协同

商用航空发动机产品研制建立了三级供应体系，以市场为主、行政为辅，对行业内外的研制资源灵活配置，通过建立异地多职能协同工作体系平台及与之相适应的流程、标准、规范等，实现对主要部件和系统供应商研制过程的有效管控。因此，要求产品型号档案管理以协同开发过程管理为核心，以供应商管控流程要求为手段，将数字信息管理与型号并行协同研制模式紧密结合，保证型号研制各类数据的连续性和数据应用的准确性，实现远程、分布式的多专业协同工作及信息、资源的快速、有效共享［2］。

1.3 适航主导

适航取证，即型号合格审定，是指由适航当局根据民用航空器产品和零件合格审定的规定，对民用航空器产品进行设计批准的过程。适航确立了商用航空发动机研发取证的最低安全水平，是商用航空发动机研发的价值驱动核心，是商用航空发动机产品能够提交推向市场的前提。完成适航取证是商用航空发动机产品研制成功的最终标志。对商用航空发动机产品档案管理而言，不仅需要记录商用航空发动机产品研制全过程，还要支撑发动机适航取证的相关符合性工作。

1.4 体系先行

商用航空发动机研制聚焦产品开发的集成研发体系建设，建立基于模型的系统工程方法，这一需求对产品文件的完整性、安全性和有效性要求极高，这就要求产品档案管理要坚持流程主线、问题导向、突出重点的原则，建立流程改进机制，以问题为导向，持续推进精益管理工具实施，建立并完善以中国航发运营管理系统（AECCOperation System，AEOS）为基础的管理体系，满足产品型号档案管理业务发展需求。

2 产品型号档案管理模式探索

2.1 规范体系建设、务求标准化管理

流程体系建设贯穿产品型号管理全过程。对于产品型号档案管理，要强调精益化、标准化，以流程体系为导向，强化流程意识，实现了流程规定从粗放到精细的转变。

一是对于产品档案查借阅利用。明晰查借阅利用需求、系统策划，制定产品型号档案查借阅申请、利用审批、办理全流程管理要求，注重过程管控和记录控制，重点聚焦重点文件的有效控制，尽量避免失效档案的非预期使用，确保产品档案在本单位范围内有效管控。

二是对于产品档案发放利用。在充分了解业务开展需求的基础上，梳理收发流程操作关键点，综合考量、全面讨论，保证产品文件全生命周期管理状态可控，有效保证产品研制数据传递的效率和质量。商用航空发动机产品研制实行三级供应体系，以市场为主、行政为辅，对行业内外的研制资源灵活配置。商用航空发动机产品研制与上下游研发及制造厂均建立了协同工作模式，产品档案收发是协同工作开展的主要途径和必要保证。在产品档案收发流程策划开展过程中，要充分考虑产品研发模式，结合产品研发实际开展，一方面建立产品文件状态跟踪机制，细化操作步骤、完善过程记录；另一方面建立了产品文件问题反馈机制，及时记录、重点追击，实现了产品文件状态可控、记录可追溯，从而有效确保产品型号档案对产品研制的有效支撑作用［3］。

2.2 加强平台建设、务求信息化管理

在管理流程规定明晰、精细的基础上，充分利用信息化资源，积极推进流程文件信息化工作，以规避手工操作低效率、高风险的问题。通过信息化建设，将产品档案查借阅、接收发放每个关键环节涉及的操作通过线上流程的方式呈现出来。线上流程框架如图1所示。

图1 线上流程框架

一是对于产品档案借阅。通过档案管理系统“档案检索—在线审批—授权—回收”实现电子文件在线浏览和下载利用，使用数字加密技术并添加电子水印等安全策略保证授权用户在下载全文后只可浏览，不可修改、复制粘贴以及删除，防止档案信息篡改；通过档案管理系统“档案检索—在线审批—档案办理—归还管理”实现纸质档案原件或复制件利用，并实现批量借阅、到期催还、借阅统计等辅助功能，通过信息化手段保证传统纸质档案查借阅申请便捷、审批高效、办理准确、归还及时。

二是对于产品档案收发。通过多系统集成手段实现产品档案外发各环节规范可追溯。如在产品文件接收环节，通过产品数据管理系统接收上游供应商提交的产品文件交付物，保证文件接收环节规范、可追溯；在产品文件交付物归档环节，开发了产品数据管理系统和档案管理系统接口，并配置了文件流转状态核对页面功能，保证产品档案数据源可靠、有效，从而进一步确保外发产品数据的准确性；在产品档案外发环节，通过档案管理系统资料点管理功能准确地将需外发跟踪的文件编号、题名、版次、历史外发单位、归档时间等清晰展示出来，并记录产品文件分发路径，实现了外发跟踪提醒功能，有效地避免了漏发、错发现象的发生；在产品档案统计环节，通过系统实现技术文件、图纸技术状态查询，供档案人员、设计人员以及其他人员实时查看产品档案的利用信息，以满足档案管理、设计研发乃至生产制造的需要。

2.3 探索精益控制、务求可靠性管理

产品型号档案利用，尤其是产品型号档案收发管理质量直接影响产品研制工作顺利开展。在产品型号档案管理过程中，要以充分保证产品型号档案利用准确性和可靠性为首要目标，切实推进产品型号档案利用效能。

一是按照AEOS运营管理系统分析产品型号档案利用管理中存在的问题，准根溯源，探究产生问题的根源，运用精益和六西格玛等管理思路探索解决具体问题，实现产品型号档案利用管理逻辑清晰、环节可控的局面，保证产品型号档案利用可靠性。

二是建立产品文件管理操作过程监测复核机制，实现多人检查、多方核对的“纵横式”复核管理，提升信息化手段的容错性。在内部建立内部复核机制，通过人工核对、信息化系统页面比对的方式，对产品文件检查接收、归档、外发等重要薄弱环节进行复核操作，形成记录，及时反映问题、解决问题。在上下游供应商之间建立复核沟通机制，通过对上下游数据分发接收数据流进行统计比对，确保上下游供应商收发文件一致，状态协调。通过监测复核机制实现单位内部从接收、归档到外发的全流程控制；同时，也连接了上下游供应商整个研发模式上的文件管理控制，一横一纵，保证产品文件状态清晰可控，提升产品文件收发的准确性和可靠性。

2.4 创新服务方式、务求多元化管理

产品型号档案管理工作的使命是围绕大局、服务主线，有效地将产品档案服务于产品研制是产品档案管理工作的价值体现。在产品档案管理中，要进一步加强对产品档案资源的深入挖掘、归纳总结、提炼升华，充分实现产品档案资源开发利用、优化升级。

一是顶层策划，构建系列化的编研成果。通过顶层策划、系统筹划，稳步有序推进编研工作深入开展。一方面编研工作按照科研课题管理模式展开，以计划管理为依托，实施产品型号档案征集工作，并结合现有产品档案大数据资源，多措并举，收集多样性的编研素材，系统分析整合，最终以通过项目验收评审作为编研课题的结题标志；另一方面通过档案管理系统辅助开展编研工作。编研课题负责人创建编研课题后，确定编研的类型，填写描述信息，利用计算机系统对已知的档案信息资源进行筛选，挑选有价值的信息存档并进行数据分析，指定编研过程的参与人员，并提交领导确认。在线编研功能可实现文字编辑、插入图像、音视频技术、结合全文检索在线提取素材，编研人员根据成果要求对内容进行审核并进行必要的二次加工，最终完成项目专题的编研成果。

二是创新引领，推进先进性的知识档案。知识管理是对基于现代信息技术实现知识的积累、整合、评价、传输以及运用和创新等活动的总称。现代化的档案管理中已经越来越多地引入了知识管理的理念。通过运用知识图谱进行知识分类、体系构建、数据融合、信息挖掘，对产品型号档案数据进行加工处理，实现产品型号资源的整合管理和价值再现，从而帮助用户实时分享和应用知识。运用档案管理平台实现知识分类标引，根据航空发动机专业领域分类、内部业务体系、项目维度、产品维度、知识种类、文档类型、岗位体系、部门结构等不同的维度对产品档案资源自动分类和打标签；实现智能推送，可根据用户的兴趣来搜索、过滤信息，自动跟踪用户的使用倾向，并将其定期推给用户，帮助用户高效率地发掘有价值的信息；实现知识地图，系统通过人机结合的方式构建各种知识地图，并按业务、产品、部门及工作岗位进行组织和导航，用户可以很方便地找到自己关注的知识。

3 结语

档案管理作为一项重要的基础性工作，要坚持聚焦主业，服务主线，做主业牵引下的价值创造者。通过坚持“充分调研、认真总结、科学分析、有效推进”的工作思路，以“服务项目”为主线，紧扣薄弱环境，不断推陈出新，探索并有针对性地建立商用航空发动机产品型号档案利用管理体系，解决现阶段产品型号档案利用管理存在的问题，牢记档案工作的服务主题，切实为产品研制、科技创新等主线工作服务，保证产品研制质量可控、过程完整，实现设计有依据、制造有根据、试验有判据、结果有证据、过程有数据，最终将产品型号档案价值体现到科研生产等各项科技和经济活动中，为主线工作提供有力支持和保障。