信息化时代开展档案管理工作的策略探究

孙永春

【摘 要】档案管理作为宣传部门重要的工作内容，不仅包含了整个政府部门的信息，同时也涵盖了各种宣传信息，因此做好宣传部门的档案管理工作至关重要。在数字化时代背景下，大数据管理逐渐渗透在各行各业，信息化的管理方式为部门发展带来积极作用，既提高了部门工作的效率与质量，也全面发挥了档案管理工作的作用。基于此，本文就此为论题和切入点，针对信息化时代大数据背景下开展档案管理工作的具体方法和策略进行阐述，以期为教师更好地开展教育管理工作提供一些参考价值。

【关键词】档案管理;信息化时代;大数据

在大数据时代，社会各行各业的发展都面临庞大信息数据管理方面的挑战，档案管理工作也不例外。在企业单位当中，档案管理是一项重要的工作，主要是保存、提供和记录企事业单位的档案信息，并对企事业单位原始档案信息内容进行检索、整合、收集等。在大数据时代，企事业单位档案管理工作面临庞大的信息数据挑战，因此要做到与时俱进，推进大数据技术在工作中的运用，实现档案管理结构体制的优化，转变档案管理工作模式与机制，使档案管理工作与时俱进，在切实提升档案管理工作质量的同时，实现单位的全面、可持续发展。

一、档案管理现状分析

（一）人事档案的管理工作有所欠缺

经相关调查研究，可以发现我国事业单位在人事档案的管理上还有待提高。一些单位的人事部门档案管理意识不足，档案整理工作没有落到实处，只是走一些形式化的流程，没有从根本上引起重视。部分事业单位甚至没有统一性的人事档案管理标准，只是依靠以往的经验归类整理。

（二）档案的搜集与维护投入不大

不少事业单位在人事档案的搜集与维护上投入不大，这为今后工作生活的不便埋下了祸根。工作档案资料的内容搜集应当是齐全完整的，内容资料的缺失以及录入信息的失真，都将加重人员调动方面的档案转移工作，而后期的档案维护工作做得更是不到位。

二、档案管理在人力资源管理中的重要性

人事档案在人力资源管理中发挥着不容忽视的作用，科学合理地利用人事档案，依据员工的技能优势合理安排工作岗位，把每一位员工的自我价值发挥到极致，真正做到知人善用，同时还要做到“人档统一”、“档随人走”，提高人事档案管理的工作效率，为事业单位创造更高的效益。

三、信息化时代开展档案管理工作的策略

（一）转变档案管理思维和理念

在大數据时代，档案管理工作要想真正做到与时俱进，相关工作人员就要尽快实现自身工作思维和理念从传统的纸质化作业向信息化作业转变。以大数据为支撑的档案管理工作的开展，需要工作人员进一步意识到大数据融入到档案管理工作的重要性，提升对档案管理的重视度，并根据档案管理工作开展模式，将大数据技术、信息化技术运用到其中，提升档案管理工作的实际成效。同时，工作人员还要树立新的档案管理服务理念，如智能化的服务理念、个性化的服务理念、人性化的服务理念等，要根据这些服务理念构建出档案管理服务工作体系，推进智能化、个性化、人性化档案管理服务理念在企事业单位档案管理工作中的有力贯彻和落实，进而推进企事业单位向现代化经营管理方向发展的相关进程。此外，根据大数据在档案管理工作中的运用，还要构建出档案管理的大数据库，要充分发挥数据库的根本效能，推进档案管理工作的信息化发展。

（二）规划管理制度，强化档案管理的责任制

宣传部的档案管理工作对于推动宣传思想文化事业、科学发展发挥着不可替代的作用，是服务大局工作的重要组成部分。但是，目前宣传部门的档案管理工作并不是由专门的人才进行管理，且没有一个具体、标准的制度规划档案管理工作，因此，很容易导致工作责任互相推诿，工作效率与质量不佳。而且档案管理工作作为系统而庞杂的工程，倘若没有管理制度，就像一盘散沙，不仅管理工作不到位，也会使工作人员在工作中产生懈怠心理，致使其无法发挥出应用的工作潜能。

首先，根据本地区宣传部门档案管理工作的具体情况，制定一个合理、科学、具体的管理制度，如档案收集、归档程序和方法等，同时也要明确档案管理工作人员的具体任务，将每一项的任务细化，落实在具体的某个工作人员责任中，以责任制的方式，让每位工作人员都能够在工作中明确自己的职责。此外，管理制度中也要包含监督制与奖励制，调动员工的积极性与主动性，并借助外力监督工作人员开展工作，也能够有效地提高工作效率与质量。

（三）多种储存方式，明确档案管理的类别化

宣传部门的资料内容众多，且文件类型不同，因此储存是一个庞大的工程。在传统的存储中，一般直接分为纸质版和电子版，工作人员在将纸质版保存之后，还需要对电子版进行分类存储，无形中增加了工作压力。为了让资料保存更加规范化，可以采用多种存储方式，在数字化软件中，实现智能分档，既能够让工作人员的工作更加便捷，也能够使文档更加清晰明了，也大大减少了工作人员的工作量。

例如，一个项目的宣传资料既有电子文档、纸质文档，也有视频、音频等，在储存时，我们以项目作为大的分类，然后在每个项目中下设不同种类的储存渠道，且具有智能分类的功能，使工作人员直接上传便能够直接分类储存。此外，为了防止数据丢失，应该设定云端存储，即使本地没有，也可以通过下载的方式查阅各种档案资料。这样的存储方式，不仅能够提高工作人员的效率，也能够节省纸质版档案资源。因此宣传部门应该在未来的档案管理工作中，向数据存储的方向发展，为工作人员提供便捷，明确档案管理的类别化，使每一个查阅者都能够精准找到自己想要的资料。

（四）革新档案资源采集方法

在大数据时代，档案管理工作要想真正做到与时俱进，就需要进一步革新档案资源的采集方法，要以多路径为导向，切实拓宽档案信息的采集渠道，丰富相关的档案信息资源。一方面，要重视通过网络渠道采集档案信息资源。在大数据时代，网络平台每日会生成大量的信息数据，而这些信息数据的价值密度相对低下，需要专业的档案管理人员进行信息数据的提取与分析，并提取出针对性的档案信息数据，丰富到档案管理的信息资源当中。另一方面，可以尝试采取用户实时推送归档的方法，进一步拓宽档案资源的采集渠道。依托于大数据平台，相关部门可以充分实现自身平台与其他各部门平台的融合性，进而形成巨大的信息资源库。基于此，档案管理人员就要对该数据库实时推送的相关信息进行关注、获取、分析，并提取出具有价值性的档案信息资源，充分满足企事业单位档案管理工作的实际需要，切实提升档案管理工作的水平。

结语：

综上所述，在大数据时代，档案管理相关工作的与时俱进是十分必要的，这不仅是企事业单位助力于自身可持续发展的需要，也是先进技术、科学思维切实融入到单位日常管理工作的需要，更是单位实现健康化、和谐化发展的需要。因此，企事业单位一定要提高对于档案管理工作的重视程度，要将大数据技术、信息化思维运用其中，在实践中查漏补缺，真正实现档案管理工作模式的变革，切实促进本单位的长远发展。

参考文献：

[1]吴静，陈艳芹，秦占霞.大数据时代档案管理工作提升探讨[J].办公室业务，2019（10）：109+174.

[2]陈伟华.大数据时代事业单位档案管理工作的创新思考[J].城建档案，2019（06）：74-75.

（作者单位：内蒙古兴安盟突泉县突泉镇党群服务中心湖西社区）