高校财务管理信息化建设存在的问题与对策分析

刘坤 孙惠玲 阳文婷

(桂林航天工业学院 财务处，广西 桂林 541004)

随着网络技术等计算机科学技术的发展和进步，高等学校数字化校园建设如火如荼，财务信息化建设更是处于数字化校园建设的枢纽核心节点上，当下的高校财务管理信息化建设除了融合了计算机信息科学、会计学、管理学等众多学科门类，还获得了人工智能、机器学习、大数据、云计算等新兴技术的支持，这些为高校建设准确、及时、智能化的财务信息管理服务系统提供了可能，必将对高等学校财务管理信息化建设产生深远的影响。目前的高校财务信息化建设还处于起步阶段，在全面规划、项目管理、系统风险控制、复合型会计人才队伍的建设等方面都存在亟待解决的问题。

1 高等学校财务信息化建设的意义

1.1 财务信息化建设有助于提高工作效率和服务满意度

高校财务信息化建设是财务管理服务借助于计算机科学技术对财务数据进行采集、记录、加工和储存，为高校师生提供更好地管理服务、为上级领导的科学决策提供可靠而有效的数据支撑。较之传统的手工记账，高校财务信息化的建设合并了一些重复的业务环节，简化了工作流程，基本上能够满足广大师生的日常需要，在一定程度上节约了财务管理人员及服务对象的时间成本，财务业务的效率得到了一定幅度的提升，师生对管理服务的满意度有了一定程度的提高。

1.2 高校财务信息化建设有助于提升信息透明度

高校财务信息化是数字化校园建设的核心之一，业务的整合把原来孤立的信息模块紧密联系在一起，使业务脉络更为清晰，全校信息采集的环节合并，数据的冗余度大幅度降低。同时师生的个人信息、缴费状态、收入情况、科研经费等账务的查询在相应的平台触手可及，收费项目、收费标准、预算决算数据等亦可在相应的信息平台瞬间获取，数据的透明度得到有效提升[1]。

1.3 高校财务信息化为财务信息的人工智能管理奠定了基石，推动了财务人员知识结构的转型和拓展

高校财务信息化建设搭建了数字化校园的枢纽节点，数据融合不仅为高校的决策提供了依据，随着人工智能、大数据等技术的发展，高校现有的财务管理服务业务将有一部分被人工智能所代替，财务从业人员的服务范围将向师生提供咨询服务、财务数据分析、财务软件开发维护、网络安全等方向发展，传统的财务核算业务将逐渐淡化。现有财务管理人员的知识结构体系相对单一，部分高校财务人员明显感觉到加强知识结构拓展和能力提升的紧迫性。

2 目前高校财务信息化建设存在的问题

目前高校财务信息化建设存在一定的问题，使得高校财务信息化建设不彻底，主要表现在以下几个方面。

2.1 高校财务信息化建设缺少全局性规划，缺乏与时俱进的标准，业务整合能力不足

从目前高校的财务信息化建设的进度来看，绝大多数高校的信息化建设都是由各个职能部门的软件通过数据开发接口相互对接，进行数据交换，并不是从全局的角度在业务流程的分析上进行的，从而导致部分业务整合不彻底，业务的连贯性上出现拖泥带水的局面。这些问题主要表现在：

(1)业务需求分析上不够重视软件应用人员和操作人员的建议和意见；

(2)部门之间协同规划缺失导致业务流程节点规划不科学；

(3)主管数字化校园建设的部门规划能力不足；

(4)数据冗余依然存在。

这些问题的存在导致业务信息化不彻底，单个业务环节所需信息反映不充分，部门之间仍然存在新的信息壁垒和数据采集的重复，软件硬件的投入过高，后期维护成本高，财务管理信息系统实施后还是不能反映高校经济业务的全貌，另外，规划不全面可能会使新财务系统的实施在部分环节上解决了以前存在的棘手尖锐的问题，提高了部分流水线工作效率，而在其他业务上前期的规划未予考虑或考虑过少，系统实施后在其他环节上反而给财务管理人员增加了新的工作内容，最终形成财务信息化前后管理服务效率没有太大的改观，软件生命周期短、不断补漏重复投入的局面。

从高校财务信息化的发展趋势上看，作为高校的数字化校园建设是一个子系统工程，高校财务信息化应考虑物联网、人工智能、大数据与财务管理服务的融合。目前高校财务信息化建设由于规划不足，还无法通过数据共享动态全面地反映高校经济业务的全貌，无法为高校领导的决策提供实时准确的决策依据。

2.2 高校财务信息化建设缺乏风险控制和信息安全观念，忽视了信息系统内控建设和风险管理规划

传统的财务风险控制，除了应考虑基于岗位职责不兼容的内部控制，诸如票据的管理、网上银行电子证书的保管、密码的更改周期等，还应考虑信息安全控制，主要包括备份的周期，备份的存储地点、软件服务商的依赖风险、信息的敏感等级标准等方面。在对学生、职工等个人和往来单位等信息的管理上，让每个岗位对信息的物理访问和逻辑访问建立在“知所必需”的基础上，按照最小授权原则(Least privilege)和岗位职责(Segregation of duty)来分配系统访问权限[2]。同时加强对财务在岗人员网络安全意识培训，强化财务人员对相关的计算机犯罪和信息暴露风险教育，要让每个财务人员都树立“信息也是资产”的理念，提高财务人员对计算机犯罪的了解与防范，及时更新病毒库，制定可行可靠的安全行为机制，保证信息和资金的安全。

另外，由于财务管理所涉业务与会计主体和个人的利益联系密切，财务信息系统部署和系统测试方案考虑测试所需数据流的安全，无论是单项测试还是业务流程的测试应结合业务本身时间、地点等方面的敏感因素进行定制，必要时要对系统代码进行审查，在合同文本、规章制度、关键岗位的人才引进的约束条件上要体现信息安全方面的约束，而不是让信息安全的控制仅仅基于各方之间的信任和职业道德水平上，而当前高校应有的相关内容近乎空白，从根本上讲，这不仅是财务管理队伍知识结构单一方面的原因，也是考核机制不全面、职业培训和继续教育在考核内容上不够科学的表现。

2.3 支付业务方面信息化建设脱节，收款业务引入第三方平台过多造成资金分散，导致风险增加

(1)高校的零余额财政授权支付平台没能真正考虑实际支付的业务需求，与实际情况不符的支付录入方式增加了财务人员的工作量，部分地区国库支付相对独立，无法实现银校直连，增加了财务支付的流程，人力成本和时间成本大大增加的同时还存在出错和舞弊的风险。

(2)随着移动支付业务的迅猛发展，高校的收款方式多种多样，造成资金分散。笔者所在单位的收款方式就存在这样的情况：为了满足师生的需要，在食堂就餐的支付方式多样化，其不受时间和空间约束的特性为消费者和高校节省了大量成本，但学校采用的第三方支付平台过多，既有云闪付、支付宝，又有一卡通、财付通，支付方式的多样化增加了信用风险和资金流动性风险，支付手段缺少统一的管理和有效整合，造成学校资金的分散和沉淀，不能实时反映学校资金状况，同时为了满足这些支付方式就需要增加相应的设备，这样虽然使得收付环节便利性大大增加，但是各种各样的收付平台给对账环节带来了极大地不便，同时也给资金的筹划和管理造成不小的困难，表面上看是跟上了时代，实际上却因规划和管理没跟上产生了隐形成本，是社会资源低效配置的表现。另外，因有些第三方支付平台为赢得客户资源采用恶意竞争的手段或因第三方支付公司经营不善而破产也可能会给高等学校的资金带来信用风险和法律风险[3]。

2.4 单一的会计人员的职称体制不利于高校信息化建设的发展，制约了信息化管理系统对服务水平的提升

财务管理行业在最近的2个世纪基本比较稳定，而随着5G、物联网、人工智能、大数据的发展，对当前的财务行业形成了前所未有的颠覆性的冲击，当前首批数字化会计师已正式出炉，传统会计核算业务将迅速萎缩，整日忙碌而不更新知识体系的会计人员终将被社会所淘汰。首次采用人工智能技术的德勤智能会计机器人已面世，正如创新工场董事长兼首席执行官李开复所说，我们要学会如何和机器打交道，因为以后几乎所有的行业都是人机结合，即便做会计，也是非常会用AI的会计，即便当医生，也是懂得运用AI的医生。高校财务管理信息系统未来需要的是系统维护、信息安全、财务税务咨询服务等方面的复合型人才。现实的高校职称评审机制对人才的衡量并不能引导财务人员的知识结构的拓展，不能从财务业务现实和未来对人才的真实需求出发，真正的业务能手价值存在感低，学习相关技能的人员获得相关学习的时间和途径较为有限，无法实现自身技能的大幅提升，新的业务需求很难得到满足。另外会计人才从培养到继续教育也过多流于形式，缺少跨界教育与和复合型财务人员的培养机制。这些都从根本上制约了高校管理服务水平的提升[4]。

2.5 高校财务信息化建设中电子数字交换标准化建设滞后

由于当前绝大部分高校数字化校园建设基本上都是不同职能部门向外采购后再通过开发数据接口对接，这就意味着财务信息化系统在业务处理时可能需要在不同数据库系统间进行数据交换。为了实现数据的互联互通，就需要对不同的输出形式的数据进行必要的转换，这样在增加开发成本的同时，数据出错的概率也大幅度提高，没有规范一致的电子数据交换标准也不利于电子档案的管理，也不利于高校OA系统流畅地运行。

2.6 电子发票核验管理系统尚未完全建立，高校财务电子档案的管理亟待提上议事日程

随着互联网和智能终端的建立，电子发票的传递已十分普遍，电子发票的识别及重复校验机制在财务信息化系统中尚未普及，加之高校对电子档案的管理目前还局限于电子凭证上而非整个经济业务流程中所涉及的相关材料的电子化，不利于后期审计及查询。另外电子发票需要打印出来才能报账，既浪费纸张也无法建立有效而全面的虚假票据防控体系，很多高校还未借助物联网技术实现互联互通，对其是否存在重复及虚假报账尚未建立有效且可靠的监管机制，这些都给财务人员造成极大的执业风险。同时高校尚未建立信息等级的分类，在信息存储介质、存储期限、公开范围等方面的认识不足，在硬件及软件上投入不够，阻碍了财务电子档案管理系统的规划和建设，制约了财务管理工作效率和水平。

3 加强推进高校财务信息化建设的对策

3.1 高校财务信息化应纳入数字化校园建设的核心统筹规划，重视相关职能部门对财务信息化的建议和业务整合

面对数字化校园建设，高校财务信息化应从经济业务的全局着眼，在信息化建设过程中应从IT治理的角度让高校的各个相关职能部门对高校的财务信息化建设规划提出意见和建议，详细分析业务流程和业务需求，在分析业务风险的基础上划分流程节点，重视业务的整合，分析验证系统的设计和开发是否合理、合适，风险控制是否嵌入到财务管理的信息系统中，注重软件施行后的评审(Post Implementation Review)，关注高校的各个职能部门对财务系统的服务需求是否得到实现，修改和验收的周期应适当考虑关键业务的流程节点以及会计经营期间。若选择采购财务信息化系统的高校，除了注重供应商的声誉，还要适当考察其财务状况，对于新成立的软件公司和财务状况不佳的软件公司应在合同中要求其软件代码的实施第三方保全，以防因软件公司破产倒闭给高校的财务信息化系统带来风险。另外，高校财务信息化建设应考虑在关键业务连续性计划((Business Continuity Planning)的实施，防止在系统风险和软件服务期间发生业务中断。若选择自行开发财务管理信息化系统，应保障学校高层持续的大力支持，从项目管理的角度统筹安排规划，尽量采用统一的开发环境和编程语言，开发人员和基层业务人员在开发前及开发过程中应保持实时沟通，软件实施后的维护服务工作应该在项目开发初期得以规划，确保业务的连续性。

3.2 高校财务信息化建设要注重做好内部控制和风险防范

业务和财务的融合可以大幅度的减少业务流程，降低开发成本，有的业务流程的简化可能使原来的风险点不复存在，有的业务流程的简化可能会产生新的风险点，这就要求高校信息化建设时每个业务流程的简化应建立在风险分析的基础上，以符合内部控制为前提才能进行模块设计，给模块上的每个风险点打上补丁。同时，高校也应注意环境变化对流程风险的影响，信息化建设是基于建设时相对稳定的内外环境做的风险分析，但环境的变化有可能产生新的风险点，打破原有的风险平衡，这就要求高校对模块进行重新设计或对业务进行重新拆分以达到新的风险平衡。另外，由于财务信息化建设中收集了各个方面的关键的业务数据、人员信息，这些数据信息相对集中，关系到单位、师生个人的资金和人身安全，建设单位要做好数据等级分类，防止关键信息泄露给单位和个人造成风险，同时考虑建立责任追究机制和风险补救机制[5]。

3.3 合理选择第三方支付平台，规避和降低其中存在的风险

第三方支付平台为学校的财务信息化建设的外延对接部分，高等学校要注意指定专业部门对第三方支付平台进行筛选，要选择有实力并得到中国人民银行运营牌照的第三方支付公司，但要防止过多的支付平台接入带来的管理混乱和成本增加，防范因第三方平台经营战略失误、政策变动给高校业务造成业务中断和资金损失。同时加强相关管理人员网络安全教育和防范，同时在平时的维护管理中注重对相关档案资料的交接和管理，避免可能存在的资金漏洞和法律风险。高校在借助人民银行监管体系的同时，应减少资金在平台内滞留的时间，提高资金运用的效率，从资金安全的角度做好相关的风险管理和内部控制[6]。

3.4 加强财务人才队伍建设，探索建立信息化高端人才队伍的培养机制

高校财务信息化建设是财务、人工智能、计算机信息技术等多个学科和热点技术的融合，财务职能部门应根据业务需求引进相应的技能性人才，而不只是仅仅考虑财经专业的相关人才，同时应遵从社会分工协作和风险控制的需要，改革传统的职称评定体制，从根本上促进整个财务管理相关行业的发展。同时会计人才的培养和会计人员的继续教育应融合相关学科的内容，在同一专业中应侧重不同的研究应用方向，鼓励并支持传统会计人员知识结构的拓展，加强会计信息化高端人才的培养，拓展会计信息化高端人才的培育渠道，创新培养机制，引导用人单位采用多样化的职称评审机制，主动适应财务管理业务转型发展的需要。推进人工智能、大数据在财务领域的应用与发展，减少基础数据的手工录入，把财务人员从传统的繁重的核对业务中解放出来。

3.5 推进行业内电子数据交换的标准化建设

高校信息化建设应通过从立法或规章的层面推动高校财务信息输出的标准化，推动电子数据交换的标准化，并从制度层面推动高校财务信息交换和输出的标准化，促进审计、会计、税务等在共同关注信息上的对接与融合，财务电子数据交换和输出的标准化有利于减少数据的重复录入工作，降低信息交换的错误，提高了业务员部门之间交流的质量，减少通信延迟，缩短开票和收支业务所需的时间，降低因数据交换而发生的开发维护成本，提高业务运转的效率和资源的配置水平[7]。

3.6 推动高校发票核验和财务电子档案的管理系统建设，完善高校财务管理信息化的业务终点

当前高校的发票核验管理系统的开发尚属起步阶段，特别是电子发票的核验任务重，核验的机制设计不严密造成财务人员的执业风险相当大。财会业界应推动从立法的层面为通过合法认证的会计主体提供税务机关电子发票核验接口，并能提供发票全部信息的呈现，堵上伪造、变造发票的漏洞。国家交通运输等相关管理部门也应该提供类似的验收渠道，从根本上推动电子档案管理系统及电子发票核验系统的建设，同时探索校验信息与区块链认证的结合，防止信息滥用和信息泄露。在此基础上探索高校财务电子档案管理系统的规划研发，对财务电子档案的文件格式、存储介质、存储环境、销毁方式等进行规范，要设立电子文档保管岗位，建立财务电子文档保管制度，提升档案管理的层次和水平[8]。

4 结语

总之，当前人工智能、大数据、区块链等方兴未艾，在新兴科学技术的支持下，高校的财务信息化建设必将发生巨大变革，只要财务信息化建设从信息系统审计和业务全局的角度做好前瞻性的规划，财务人员做适应潮流的改变，了解潮流趋势下的机会与风险，拓展知识层面，用人单位打破陈旧落后的人才考核机制，才能从根本上让高校财务管理信息系统更高效、更智能、更为人性化，把科教兴国、人才强国的战略更为具体地贯彻到高等教育的管理实践中。