高校文档一体化管理体系建设研究

黄 凯 刘 潇

（广州卫生职业技术学院，广东 广州 510180）

随着现代科技水平的日新月异，高校作为高等教育的集中承载地和科学研究的主要力量，电子文件管理在校园信息化建设的潮流中应运而生并在顺应时代发展的趋势下得以广泛应用，打破了传统纸质文档的管理模式，形成电子文档和纸质文档共存的一种新型文件档案管理方式，即文档一体化管理。这不仅提高了高校档案管理的工作效率而且还对档案信息化的发展起到举足轻重的作用。

1 高校文档一体化管理体系存在的问题

目前，我国高校文档一体化管理仍处于起步阶段，在档案信息化建设的道路上存在些许共性问题亟待探讨，以下将逐一分析。

1.1 业务规范标准缺失

文档管理体制的分离将导致文件管理和档案管理这两个重要环节在工作中缺乏规范化标准，无法对二者进行统一管理。在高校文档一体化管理实践过程中，文档生命周期不同阶段的规范标准也会出现不一样的结果，无法被各部门进行有效采用。因此，明确文件管理和档案管理的规范标准，统筹规划文档一体化管理将势在必行。

1.2 技术支撑力度不足

文档一体化管理离不开信息化技术水平的建设能力。作为高等教育科研院所，当前高校的工作重心主要集中在教学和科研方面，虽然在技术、理论以及软件开发上可以满足文档一体化管理的技术需求，但在软件采购、开发和网络建设等方面均存在一定的滞后性。文档在处理过程中出现格式混乱、管理软件功能存在缺陷漏洞等，都会直接阻碍高校文档一体化管理工作的顺利开展。此外，学校对档案信息化管理工作的重视程度不够，缺乏文档一体化管理的信息管理意识，也是导致技术支撑力度不足的一方面原因。

1.3 文档管理人员素质问题

建立文档一体化管理在一定程度上虽然可以减轻文档管理人员的工作负担，提高管理人员的工作效率，但是信息技术的日新月异对文档一体化的管理人员也提出了更高的要求和标准，短期学习成本易引起部分管理人员的抵制，尤其是一些资历较深的管理人员对此情况更加排斥。另外，文档一体化管理在推行过程中也存在些许不完善的问题，加之管理人员素质参差不齐，缺乏创新意识，没有意识到维护的重要性，也是影响高校文档一体化管理体系建设的主要因素。

2 加强高校文档一体化管理的有效对策

2.1 全面推行高校办公自动化

科学技术的不断发展与进步对高校信息化建设水平也提出了更高的标准和要求。高校办公自动化不仅是社会发展的必然趋势，也是文档管理一体化发展的主要手段和途径。为了顺应时代发展的潮流，必须在办公自动化程度的基础上加大投入。首先，要对高校办公自动化的硬件和软件进行全面升级，在实际应用过程中满足文档一体化管理的基本需求[1]。其次，扫除未进行办公自动化的工作部门和流程，使办公自动化进行全面覆盖。这将在很大程度上取代纸质文件和传统管理流程，实现电子文档流程。

2.2 建立并规范文档一体化管理体系

随着高校工作方式的逐渐改变，传统、落后的档案管理制度已无法顺应时代发展的潮流，无法复合现在所需的工作管理体系，因此建立完善的文档一体化管理体系不仅能够顺利开展文档一体化工作，而且还可以对高校事业发展起到一定的促进作用。纸质文档的形成和管理主要在传统手工环境中严格按照顺序逐步完成。如纸质文档需要生产文档，再进行积累、立卷、鉴定，一切按照顺序完成之后，再将其进行归档、分类、著录等一系列步骤。整体来讲，纸质文档的过程比较繁琐、复杂。而电子文件是在电子文件保管系统内自动形成并进行流转。其中，部分程序和环节需要同步进行，也就使电子文件中的部分管理功能提前到了电子文件的形成阶段。这两种文档形式在计算机水平、组织机构、管理制度、管理理念等方面都会产生不同的变化。因此，电子文档一体化管理需要从职责方面、管理制度方面、理念方面等各个方面进行创新和管理。

2.3 加强文档一体化技术支撑

随着科学技术的不断发展与进步，软件开发能力也在逐步更新，为了更好地实现文档一体化管理、简化文档管理流程，就要加强开发文档一体化管理软件。该软件是实现目标的主要途径[2]。由于文档生命周期的不同、阶段不同、管理部门也不同，这些在实际管理过程中会产生很大影响。为了更好地避免这些问题，各高校根据本单位的实际情况，具体问题具体分析，可选择统一采购文档一体化管理软件，也可以选择自主开发功能完备的文档一体化管理软件。该软件在实际应用过程中，不仅实现所需要的功能，而且还可以在很大程度上保证不同部门在使用过程中的兼容性，从而为文档一体化管理提供了有效的软件保障和技术支撑。

2.4 提升文档管理人员整体素质

文档管理人员在高校文档一体化管理推行过程中起着决定性的作用，因此要提高文档管理人员的综合素质和专业管理水平，这是做好文档一体化工作的必然要求。首先，设立专门的培训机构对文档管理人员进行培训和指导，加强专业性学习，领悟到文档一体化管理的重要性和必要性，调动管理人员思想的积极性，还可以使经验丰富的管理人员开展经验分享，从而提高文档管理人员的综合素质和管理水平。其次，要根据管理的实际情况，建立完善的管理制度，对文档进行合理、科学的管理。另外，加大文档一体化管理的宣传，从而提高工作效率。最后，制订健全的激励机制，要坚持德才兼备，德和才二者不可缺一的原则。不能重用才高德寡的施工人员，会导致无法提高管理人员对文档管理工作的责任心和主动性，在很大程度上会打击管理人员的工作积极性。所以，要遵循其原则进行合理的制订，从而激发人员的积极性，提高管理水平，为教学科研和整体事业的发展奠定良好的基础。

2.5 培养文档管理的创新意识

文档一体化管理与传统的分离管理模式存在一定的差异。对于新型的文档一体化管理模式来讲，文档管理人员需具备较强的创新服务意识，要打破传统的档案观念和工作方式，在实践过程中及时发现问题并采取有效解决方案，在很大程度上可以使文档一体化管理顺利的推行[3]。所以高校可以广纳贤才，招聘较强的复合型人才，对一些初级和中级档案工作者进行业务培训，增强管理人员的业务能力，给高校的文档管理工作注入一些新鲜的活力和创新的管理概念，进一步转变管理者传统的管理意识。只有在实际工作中，将创新的理论与实践进行有效结合，才能真正摸索出一种顺应时代发展潮流的管理模式，才能推动高校事业的稳固发展。

3 结束语

综上所述，在高校事业发展过程中，文档一体化管理是极为重要、不可或缺的一项工作。高校事业的稳固发展离不开文档一体化的规范管理、有效的技术支撑、德才兼备的文档管理人员和较强的创新意识。既要掌握专业的档案技能，又要具备良好的管理能力，更要掌握顺应时代发展的先进技术，从而为高校文档一体化管理模式的顺利实施做出贡献。