应用型人才培养背景下办公室工作与管理的教学重构

王 蓓

（浙江树人大学，浙江 杭州 310015）

“推进应用型大学建设”是目前我国高等教育政策的一条基本路径。这要求高校教育要以培养高素质应用型人才为基本目标。在此背景下，为了能够让学生直接面向管理服务第一线，笔者所在学校的办公室工作与管理课程力求走出传统的理论教学模式，从教学内容、教学方式以及教学空间的拓展上落地课程实践性作出思考，探寻有利于知行合一的应用型人才培养的有效教学模式。

1 教学内容——从条块的知识框架转向综合性的工作业务

自90年代以来，《办公室工作与管理》教材有数十之多，版本不一，然而在内容的编订上有相似之处，教材多从办公室工作性质的整体概说出发，根据办公室工作实践，把教学内容的重点放在办公室工作点（诸如时间管理、信息管理、环境管理之类）的梳理上。这样编写的好处是：知识框架感比较强，办公室工作的内容一目了然。教师在理论讲解时，也可以将具体的办公室工作知识梳理得非常清晰。值得注意的是，依这样的方式来组织教学内容的不足也是明显的，即对办公室工作的描述，重原则、重功能、重工作流程，很容易忽视学生在现实工作情境中分析问题、解决问题的思维方式的建立。实际上，办公室是“一个多功能、多层次的综合体”［1］，它的工作业务在实际的职场空间并非仅仅呈现为一个又一个线性连缀的工作点，而表现为一个个综合性业务的组织、协调与决策的复杂拓扑结构。因此办公室中的各类管理工作须在一个综合性的业务情境中呈现其具体性。如果仅仅是讲解这些工作点的功能、性质与程序，单纯地就事论事，那么这门实践性极强的课程教学就会变成知识点的梳理和介绍。为了能够更好地帮助学生建立在办公室工作中处理综合性问题的分析思维，我们在选用黄良友主编《办公室工作与管理》这一教材的基础上重新调整了课程的实践教学的部分内容，即课程的教学大纲在总体介绍办公室工作概论、办公室工作人员的必备素质之后，教学内容重心便转入办公室的常规工作点，进一步将这些工作的相关内容综合归纳到一个具体的业务情境中。依办公室的实际工作而言，通常情况下，办公室的具体业务，“往往概括为三句话：办文、办会、办事［2］。”在教学过程中，办文的教学内容是围绕“文”而展开的一切工作，包括前期调研、信息收集、归纳与整理、文书的拟制、收发文书的程序以及具体的环节。办会的教学内容围绕办会的基本规律、方法和技巧展开。整个教学内容划分为三个基本的环节：会前的准备、会中的服务以及会后的总结工作。具体教学内容涉及会议方案的讨论与审定、会务通知的拟定（办文），会场环境的布置，会务接待的准备，会务材料的准备及分发，会议流程的拟定，会场秩序的维持，会务经费的管理，会议记录，各类应急预案的制订，会议总结的撰写，会议材料的存档等等。办事，在办公室工作当中经常会遇到上级交付的临时工作，因此教学内容也体现为较大的机动性，根据实践安排为工作交流预案，商务宴请预案，办公室物品的管理，办公室协调工作的原则与技巧。以上三类综合业务事实上已经涵盖办公室环境管理、时间管理、信息管理、事务管理、文书工作及保密工作等。在教学的过程中，重点围绕一个综合性的业务工作，分析办公室具体工作的基本流程，把以上这些常规的办公室管理知识化入到具体的工作场景中进行分析，可以帮助学生更为立体地体认办公室工作中的各类问题，也可以帮助学生多层次地探究办公室工作与管理中相似问题在不同情境中的解决方案。以上的教学内容，在课时的安排上，于常规工作的原则及流程，概述略讲；于具体工情境中工作方案的探究及解决则重点讲，详细分析。

2 教学方式——从单一的教师讲授转向多维的团队教学

在过去的教学中，我们通常是一门课程一个主讲教师。这种教学方式可以保证课程教学的完整性与体系性。然而办公室工作与管理这门课程有自身的特殊性。办公室本身就是一个单位中沟通上下，协调各方的组织机构，办公室工作则表现出多功能性、繁杂性、综合性的特点，因此现实职场中，办公室通常根据工作内容划分出不同的岗位分工，不少办公室工作人员都只负责办公室众多工作中的一个层面，如果在教学中只选择一个主讲教师，则不利于课程应用性全方位的实现。加之，高校教师大多不在办公室工作业务的第一线，这就不容易实时追踪到课程实践性的前沿。为了让学生更客观、充实地体验办公室工作的现实性，本门课程打破长期单一教师的讲授模式，面向优秀的企事业单位办公室，组建课程教学团队，以有效保证课程教学的实践性与前瞻性。首先，在课程教学学时的安排上，由课程主讲教师全程监控整个教学流程，课程主讲教师负责课程中理论内容的讲授，为后续更好地开展面向应用型的专业教育打下理论基础。课程内容中“办文、办会、办事”三大综合业务的实践教学部分则交由企事业单位在其岗位上累积了丰富经验的管理者。在教学安排上，每位业师根据教学大纲选择自己最熟悉的业务工作来进行讲授与分享，使学生得到最鲜活的工作经验和处理问题的思维方法。在企事业单位业师的授课过程中，主讲教师不脱离课堂，作为助教安排和引导课堂教学秩序。这样一来，主讲教师一方面可以从业师的授课中提取有利于课程发展的实践经验，另一方面也可以实时掌握学生的知识接受情况，在后续的教学过程中，针对业师的授课情况及时调整教学内容和设计。其次，在课程考核及评价中，融入业师课程的项目考核。业师授课结束后，以自己办公室中的某一个具体工作为考核内容，甚至有的业师会直接将目前手头上处理的某一项工作为考试内容。在整个考核过程中，学生通过预案的设计展现自己对工作问题的思考，通过现场宣讲的方式来呈现自己对项目的探究过程。业师现场对学生的宣讲作点评和分析，迅速反馈学生在项目工作中的不足之处。值得注意的是，也有业师发现学生预案中非常新颖的工作思路，直接从课堂买走学生的预案设计。这些都不同于以往单一笔试的做法，给学生的课堂学习注入了鲜活的元素，也有助于提高学生的学习热情。当然，这一改革在目前教学中也呈现出了一些问题，比如：教学团队的稳定性时常会因为业师的工作安排而受到影响，教学团队的建立多依靠主讲教师的“人情”，而非校内教学和业师企业工作发展的互利，因此在校企的融合上还有待进一步的深入。

3 教学空间——从传统的教室走向广袤的办公场域

在目前众多的教学研究成果中，我们不难发现大学课堂的教学空间已经不再拘泥于单一的教室，为了营造学生高参与度、个性化的教学体验，不少课程在教学模式上也在开辟诸如混合式学习的模式。早在2000年左右，这一教学模式就得到了国内外学者的关注。起先，教学研究者仅把混合式教学归结为面对面教学和线上教学的结合。而自从2013年开始，这一概念的教学特性得到了更为深化的发展，“即所谓混合，不仅仅是面对面教学与在线教学的混合，更是在‘以学生为中心’的学习环境下教学与辅导方式的混合［3］。”这种教学方式能够使学生得到更为个性化的、有针对性的学习体验。正是基于这样的初衷，办公室工作与管理课程试图走出一维的教学空间——教室，向更为个性化和有针对性的学习体验空间拓展。通常在课堂，甚至在线上教学中，该门课程所分析和讨论的案例，多为虚拟案例，即便参与案例的预案设计，也仅仅是从观念到观念的转化，学生的学习体验无法深入地渗透到实践一线。为了让学生能够更好地在办公场域中体验办公室工作的复杂性与综合性，就必须让学生从教室中走出来。为此，我们为学生拓展了60 h的校内办公室服务实训。实训以“办公室工作”为主题。在实训过程中，为每位学生配备一名实习导师，针对性地为实习学生布置工作任务，辅导学生实习。学生则需要在实习过程中详细记录自己的工作内容，服务时长以及工作反思，实习导师则针对他的工作给出评定意见。

这一拓展模式为的是有效地构筑课程教学的社会临场感、教学临场感与认知临场感。只有这三者同时发挥作用，学生的学习才能称之为有效的学习。所谓的社会临场感的概念发源于沟通理论，“在交互过程中感知到另外一个‘人’的凸显，进而感知到人际关系的凸显程度，也就是通过媒介进行沟通的过程中，其他人被视为‘真实人的程度’［4］。”在实训中，学生可以在一个现实的工作空间中，通过人与人之间有意义的交流，展现自我的工作能力，从而发展人际关系。由此可以更有效地拓展他们自主学习的能力和实践管理能力。从学生的角度而言，教学临场感的获得很大程度是取决于学生在学习过程中，能够获得“及时的、支持性的、适当的反馈”［5］。在课堂教学中，由于案例是虚拟的，工作场景也是仿真的，问题性的探究很难落到实处。若把课堂教学中的案例难题落到现实的工作空间中，学生就必须积极地采取方式去应对。遇到难题时，在场的实训指导教师也能够给予及时的、个性化的、支持性的反馈。通过现实化的工作反思与讨论，学生也就能更有效地获得办公室工作意义的理解与建构过程。在教学过程中，认知临场感的获取不是一次性的。它需要持续性的探讨、反思与学习才能真正获得。在课堂上所获得的知识在很大程度上还表现为一些静态的概念和故事。而60 h的实训则可以把教材中的概念进一步清晰地过程化为一个个鲜活的解决问题的过程。让学生在具体的工作环境中就自己的困惑与工作的伙伴展开协同式的探讨，则可以深入地体验办公室管理的工作技巧与规律。在整个实训的过程中，很多实训学生体现出来的成熟度和责任感得到了校内实训导师的好评，与此同时也激发了他们自主学习的兴趣与热情。在教学过程中，课程实践性的落地一直都是教学当中的难题。办公工作与管理这门课程，经过教学团队的多年摸索，通过对办公室工作的实际调研，我们发现以综合性的业务带动知识结构的梳理与归纳，发动优质的业师资源来分享工作一线的实际经验，将课堂的教学拓展到具体的鲜活的工作空间中，则能够更有效地帮助学生获得个性化的、针对性的学习体验。这也就说明这类课程真实的学习只能发生在与现实恰适的互动中。