浅谈高职院校人事档案管理工作的启示

范洁

摘要：浅谈高职院校人事档案管理工作带来创新发展的机遇与启示。高职院校人事档案管理工作要持续稳定开展，需要档案管理工作人员落实责任制，同时高校人事档案管理有关部门应在日常工作中引入信息化技术手段，以切实提高管理水平和工作效率。本文主要分析并研究现阶段高职院校人事档案管理存在的不足，提出解决办法，以期能使高职院校人事档案管理规范化，利用安全便利化。

关键词：人事档案 高职院校

一、高职院校人事档案管理存在的问题

1.档案管理制度不完善，管理模式单一。大多数高职院校现阶段人事档案管理制度还不完善，在人事档案资料原始收集、资料鉴别、归档存放以及调阅利用方面并没有制定行之有效的制度，或者是不能更好的履行制度。纸质档案材料入库之前使用的纸张大小标准也存在差异，例如之前的工资审批表使用的是A4纸张，之后又经过反复修改最后才一致使用A4纸装订成册。此外，高校人事档案管理模式不符合时代发展潮流，管理模式僵化，多年来遵循早期纸质档案管理模式，没有融入信息化技术管理进行创新改革，致使高校人事档案管理信息化发展停滞不前。

2.档案存放环境差，管理人员业务水平有待提高

高职教师数量逐年增长，人事档案数量总体呈增长趋势。大部分高职院校没有修建新的档案管理室，早期修建的档案管理室条件简陋。现有的档案管理室主要问题在于：空间过小不利于储藏大量档案，采光和通风方面不佳造成室内湿度过大影响纸质档案完整保存，不具备防火防盗等基础设施以至于对档案保护力度不足。同时档案管理工作人员数量不足，业务水平有待提高，不能很好地对人事档案进行有效管理。此外，部分工作责任心不强的档案管理人员，极易在档案归档和装订过程中因粗心而造成档案材料错漏。

3.档案信息化程度低下，利用率不高

当前多数高职院校在人事档案管理工作方面缺乏创新精神，沿用传统的管理手段和管理模式，没有及时适应时代科技发展变化，运用最新的科学管理方法与技术进行人事档案管理工作。甚至有部分高职院校完全没有引入信息化技术进行人事档案管理，人事档案信息全部采用纸质记录方式。此种管理模式下，纸质人事档案的寿命十分有限，如遇突发的火灾或水灾险情，極易造成永久性的信息损毁丢失。同时纸质档案在调阅查询方面存在一定困难，当需要大量调阅人事档案时需要耗费大量的人力物力，额外增加档案管理成本，不契合当下降本增效的管理理念。

二、专项人事档案审核工作对高校人事档案管理带来了机遇和挑战，让高职院校重视人事档案的管理。

1.全面健全管理机制，提高管理水平

高职院校管理层领导应充分重视人事档案管理工作，大力推进人事档案管理制度创新改革，促使档案管理工作人事制度趋于规范化、管理模式趋于多样化。全面建立健全档案管理制度，以达到科学合理保管人事档案目标，实现严格统一标准化管理。在档案查借阅和保密等方面坚决杜绝人情化管理，未经上级领导批准以及手续不全者坚决不向其借阅档案资料，个人办理人事转档需要完整的调令和手续材料，坚决按管理办法和条例执行管理工作。全面加强人事档案管理工作标准化运作，促使高职院校人事档案管理实现可持续化健康发展。

2.改善档案存放环境，提升管理人员素质

人事档案管理工作人员应及时向上级领导反馈档案管理室实际情况，引起学校领导层对档案存放环境的改善意识，从而加大档案室改建资金投入力度。

高职院校改善人事档案存放条件需要做到以下几个方面：首先需要安排专人定期排查档案室内部防火防盗设施，检查不利于妥善保管人事档案的疏漏。其次，紧抓管理人员技能培训，确保整体档案管理工作人员具备专业素质和工作责任感，落实现代化信息技术培训以保障工作人员提高综合管理素质能力，适应现代化、信息化人事档案管理模式。

3.加强档案管理知识宣讲，提升档案管理意识

高职院校全体干部职工应积极主动参与并配合人事档案日常管理工作，便于人事档案管理部门工作人员开展日常管理工作。档案作为证明个人身份、学历以及教学资历的重要文件，承载人生轨道重要信息，与高校职工职业生涯关系密切且直接影响离退休事宜。因而，高职院校人事部门有必要定期向职工普及相关知识，组织教职工学习有关于人事档案管理的法律法规，有利于提高教职工对于人事档案管理工作的认识，避免教职工因个人认知偏差造成对人事档案管理工作的误解，便于及时配合人事档案管理工作。

4.构建数字化管理平台，提高档案利用率

构建数字化信息管理平台，可将原有的纸质人事档案信息全部信息化处理，实现无纸化人事档案管理，大幅度提高档案调阅效率和利用效率。构建人事档案数字化管理系统时，首先要保障新旧信息的衔接，确保原先的纸质档案基本信息录入无错漏，同时注意保留纸质档案作为存底。其次还要建立一套安全的信息管理防御机制，保障人事档案信息不外泄、丢失，保密工作要跟上。最后，相关技术人员定期对管理系统进行升级改造，以便于进一步提高人事档案管理工作效率。

结语：综上所述，针对目前高职院校人事档案管理普遍存在管理制度不完善、参与管理工作人员综合素质有所不足且档案存放条件不佳的现状，学校应建立全面规范化制度管理，推进人事档案管理稳定持续发展，同时加强工作人员专业技术培训，建立信息化管理平台，进一步提高管理工作效率。

参考文献

[1]穆昌进.高校人事档案专项审核给档案管理工作带来的启示[J].贵阳学院学报（自然科学版），2018，13（02）：58-60.

[2]李红菊.高校人事档案整理中具体问题的思考[J].统计与管理， 2015（06）：144-145.