试论新形势下计划生育档案管理工作的新思路

施鸿梅

(合肥市第二人民医院 安徽 合肥 230000)

计划生育档案的价值是非常大的，不仅能够进行查阅，也能够作为后期计划生育政策的参考，从而制定出符合时代的政策。随着时代的发展，传统的档案工作模式不再适用，从而造成了不必要的影响，不仅如此，计划生育也有了新的目标以及更高的要求，从而为计划生育政策提供高效的服务。

一、新形势下计划生育档案管理工作的不足

(一)管理制度不完善

计划生育档案管理工作的制度不完善是主要问题，无法及时的对档案进行记录和管理，这样的情况就容易导致计划生育数据的遗漏以及丢失，这是不利于后期的查阅以及参考的，除此之外，没有及时的对档案进行整理也是制度不完善的体现。众多的管理制度以及实施方案无法达标，造成了档案的质量降低，不仅不利于计划生育档案的整理也不利于我国计划生育政策的实施。

(二)工作人员素质不高

计划生育工作人员的素质不高的问题也是影响新形势下计划生育档案管理的因素之一，在当前阶段，工作人员的年龄偏大，其工作模式偏向传统的工作模式，没有与时俱进，从而导致计划生育档案管理的效率降低。除此之外，档案管理人才的流失也是一方面,档案管理机构无法留住人才，不仅无法建立优秀的管理团队，也导致档案管理制度无法准确的实施，这也是影响档案管理的原因之一。

(三)没有重视信息化技术

新形势下的主要技术就是信息化技术，随着信息技术的发展，众多工作都是依赖于信息技术而进行的，有了信息技术的支持就可以对大量的数据进行整理，并且准确率高，也便于查阅和分享，是一种高效的工作模式。但是在计划生育档案管理工作中，并没有重视信息化技术，这样的情况不仅导致工作效率的降低，也增加了出错的风险。

(四)利用率不高

对计划生育档案进行管理后，其利用率不高是影响档案管理工作的原因之一，记录在档案中的内容没有被相关部门进行参考，导致档案中的内容无法产生作用。这样的情况就导致了档案的利用率降低。利用率不高就导致档案工作的意义不高，这样的问题是新形势下需要及时解决的问题，只有问题能够得到及时的解决，才有助于档案管理工作的发展，并且对我国计划生育的政策有重要的意义。

二、提升计划生育档案管理的意义

(一)提高工作效率

在计划生育档案管理工作中，随着人口的不断增长，计划生育档案的内容也越来越多，这就间接的降低了计划生育档案管理的工作效率。为了解决效率的问题，需要及时的提升计划生育档案管理工作，如利用更多的工作方式进行管理，并且制定合理的工作制度，从而提高计划生育档案管理工作的效率。

(二)便于查阅和参考

计划生育档案主要是用来查阅和参考的，通过对档案进行查阅及参考，能够掌握我国人口的增长情况，从而可以根据发展情况制定合适的计划生育制度。在新形势下，提高档案管理工作的质量和工作模式，比如利用互联网技术对档案进行管理，这样能够高效的对档案进行查阅，不仅能够查阅到相关的信息还能够通过特定的时段以及固定词语进行查询，由此可以看出，在新形势下对计划生育档案工作进行提高，有助于档案管理的发展。

(三)完善计划生育制度

计划生育制度和计划生育档案管理工作有着重要的联系，计划生育制度是从不完善发展到完善，并且逐渐的适用于我国，有助于我国的发展。逐渐完善的过程就是根据计划生育档案中的内容进行改革，结合当前的国情，以及外界的环境，制定更加完善的计划生育制度。

三、新形势下计划生育档案管理工作的新思路

(一)完善管理制度

在新形势下，完善计划生育档案管理工作的制度是必要的，不完善的制度无法让计划生育制度高效的开展，从而影响我国的发展。因此，就需要完善计划生育档案管理工作制度，比如，设立赏罚机制，严格落实档案管理工作的各项工作，对细节进行分析和研究，在此基础上制定完善的管理制度以及相关措施。通过这样的方式能够有效的完善计划生育档案管理制度，制度的完善有助于计划生育的开展。

(二)提高工作人员的素质

工作人员的素质是影响计划生育档案管理的原因之一，由于工作人员的素质不高，导致档案容易丢失以及整理的不合格等情况的出现。为了解决这样的问题，需要提高计划生育档案管理工作人员的素质，首先，提高工作人员的思想，让其意识到档案管理工作的重要性，对档案管理工作有初步的认识，并且能够在工作中避免出现记错等情况。其次，对工作人员进行定期的培训和考核，通过这样的制度，不仅能够提高工作人员的专业素质，使其能够掌握专业技术，这对于档案管理是非常重要的。最后，建立专业团队，有了专业的管理团队，能够将档案管理中所遇到的问题进行及时的解决，并且能够根据时代的变化改变档案管理制度，从而让档案管理工作高效的进行，只有档案管理工作能够高效的开展，对计划生育制度的开展有着积极的意义。

(三)重视信息化技术

信息化技术对档案管理工作有着积极的作用，由于时代的发展，档案数据飞快增长，导致传统的工作方式无法对其进行记录，并且容易出现错误，这对于计划生育档案管理工作的质量有着一定的影响。因此，就需要在档案管理工作中结合信息化技术，通过信息化技术来对档案进行管理，能够对大量的数据进行统计，不仅更加高效也减少了出错率。通过信息化技术也便于进行查阅，通过搭建档案管理系统，能够根据特定的字符进行查阅，高效的统计出某段时间内的计划生育情况，感觉这些数据，能够制定出正确的计划生育制度，这主要是依赖于信息化技术中的大数据技术。由此可以看出，在计划生育档案管理制度中提高对信息化技术的重视是非常重要的。

(四)提高档案利用率

对计划生育档案进行管理，其目的是便于后期的查阅，从而制定完善的计划生育计划，为了达到这样的目标，就需要提高档案的利用率。通过各方面的途径，让计划生育档案的内容达到半公开，相关人员能够准确的对内容进行查阅，并且将查阅到的信息利用起来，这对于计划生育制度的完善是非常重要的。提高档案利用率的根本方式是提高档案的质量，只有档案质量得到了提高，才能够让其他工作人员对其进行查阅，这也就提高了档案的利用率。

(五)制定完善的流程

档案管理流程的完善也是新形势下提高档案管理工作的思路之一，档案整理流程大体可以分为，归档、编号、整理、存储以及维护等。在档案管理工作中，需要对整体流程进行整理和规划，在完善的流程管理下，计划生育档案管理能够高效的开展，有助于档案的保护，避免出现档案丢失的情况，特别是利用信息技术后，档案容易受到外界的影响，这需要定期的对存储空间进行杀毒以及加强网络防护。通过对档案管理流程进行整理以及维护，有助于计划生育档案的保护，对其后期的适用有着重要的意义。

四、结束语

综上所述，可以了解到新形势下计划生育档案管理工作的不足，提升计划生育档案管理的意义，新形势下计划生育档案管理工作的新思路。由此可以看出，在新形势下，计划生育政策的开展是非常重要的，近些年计划生育的制度在不断的完善，主要是依赖档案的管理，对计划生育档案进行查阅和参考，从而制定出合理的计划生育的制度。这就体现出计划生育档案管理工作的重要性，在传统的档案管理工作中，存在着很多问题，需要在新形势下及时的对其进行解决，比如，制定完善的管理制度，提高工作人员的工作素质，结合信息化技术，以及提高档案的利用率等，通过这些方式对档案管理进行提高，只有档案管理的工作模式能够得到完善，对于档案管理的发展是非常重要的，提高了档案质量，对档案进行保护，避免档案出现丢失和损坏。根据档案能够合理的制定计划生育的制度，根据历年来的档案记录以及外界的环境，能够制定计划。可见档案管理工作的重要性，档案管理工作质量得到提高，不仅提高了档案的质量，让档案能够长久的存在数据库中，有利于相关人员对其进行阅读，本文着重对档案管理工作方式的优化进行了分析和研究。