省属高校电子档案异地备份新模式探索

丁振伟　刘偲偲

摘 要：基于省属高校重要电子档案异地备份难以普及实施的现实，指出高校现存电子档案异地备份模式的弊端，创造性提出省属高校与省级公共档案馆合作的新模式，并对校馆合作模式的优选方案、利弊关系以及保障措施进行阐述，旨在为业内工作提供参考。

关键词：省属高校 电子档案 异地备份 创新模式

中图分类号 G273.3 文献识别码 A 收稿日期 2019-06-10

★作者简介：丁振伟，沈阳师范大学档案馆，研究馆员，硕士研究生，研究方向为档案管理;刘偲偲，沈阳师范大学档案馆，馆员，硕士研究生，研究方向为档案管理。

Abstract Based on the fact that it is difficult to popularize remote backup of important electronic archives in provincial colleges and universities， this paper points out the drawbacks of the existing remote backup mode of electronic archives in colleges and universities， creatively puts forward a new mode of cooperation between provincial colleges and provincial public archives， and expounds the optimum scheme， advantages and disadvantages， and safeguard measures of the cooperation mode in order to provide reference for the work in the industry.

Keyword provincial colleges; electronic archives; remote backup; innovative mode

现阶段省属高校档案数字化建设已进入发展的快车道，使馆藏电子档案的体量迅速增加，电子档案在省属高校档案中的比例与日俱增。但是省属高校重要电子档案异地备份工作由于受到各种条件的限制，尚未得到实施。如何做好省属高校重要电子档案的异地备份是当前面临的一项重要课题，关系到今后省属高校重要档案的安全管理和利用，值得引起关注。本文围绕省属高校档案馆如何开展重要电子档案异地备份工作进行研究，探索一种数字化时代高校档案文档科学管理范式。

一、省属高校重要电子档案异地备份的必要性

目前，我国大多数省属高校档案馆都采取实体档案和电子档案同地存储方式来解决档案的保管问题，虽然都制定了严密的安防制度，采用了安全的技术措施，但是谁也无法消除天灾人祸对档案安全造成的威胁。因此，加强省属高校重要电子档案异地备份工作非常必要。

1.避免互联网对电子档案安全的威胁。信息网络技术突飞猛进式的发展无疑是一把双刃剑，既可以推进社会的不断创新、进步，给各行各业的发展带来便利，同时也能够带来灾难性的后果，“千年虫”事件无疑为我们敲响了警钟。省属高校在教学、科研、管理、生产活动中产生了大量具有保存价值的电子档案，网络的普及使电子档案的收集、利用变得更加方便、快捷，但同时也给电子档案的安全管理带来很大的挑战。互联网存在许多安全威胁，电子档案极易受到黑客攻击、病毒入侵及非法篡改、删除等诸多危险，电子档案的安全问题日益突出，确保重要电子档案的安全成为当务之急。

2.防范天灾人祸对电子档案的损毁。地震、洪涝、冰雪、火灾等突发性灾害对电子档案的危害是毁灭性的。如2008年汶川地震和2010年玉树地震、“舟曲泥石流”，使得国家档案资源损失惨重，这引起了档案专业人士对灾备的重视，意识到研究档案危机管理的重要性[1]。一旦灾害发生，位于灾区的省属高校同样无法幸免，将会带来无法弥补的严重损失。美国“911”事件后，在世贸大楼中的企业能够在短时间内从灾难中恢复过来，就是得益于事先的电子档案“异地备份”[2]。为了有效应对突发事件和自然灾害，确保各种灾害发生时档案不受到毁灭性损失，省属各高校对重要电子档案的异地备份工作迫在眉睫。

3.助力国家档案信息化建设之当务之急。2002年，国家档案局发布《全国档案信息化建设实施纲要》，明确提出了加强档案信息安全保障体系建设的具体要求。国家档案局2008年进一步要求各级国家档案馆通过建立异地备份库等形式，对本级重要档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件还要实行异质备份，确保电子文件的长期可读，确保档案信息的绝对安全。2017年，国家档案局局长李明华在全国档案安全工作会议上的讲话指出：“抓好档案基础业务建设，对于确保档案安全至关重要，可以说是档案安全的第一道防线。从目前情况看，重点是要抓好国家档案局8、9、10号令的贯彻执行，档案馆库建设，国家重点档案保护与开发，传统载体档案数字化，重点档案异地異质备份，数字档案馆（室）建设，档案信息系统安全保护。”[3]与全国的省市级各类综合档案馆积极开展重要档案异地备份工作相比，省属高校却显得波澜不惊，很少有人关注省属高校重要电子档案的异地备份问题，更没有出台切实可行的实施方案。

二、省属高校重要电子档案异地备份模式的弊端

1.建立档案异地备份中心的制约。建设独立的重要电子档案异地备份中心无疑是解决电子文件的安全和持续利用的有效方法，能够尽可能避开同一灾害对档案造成的破坏。但是在重要电子档案异地备份中心规划和建设过程中，必须要从地理位置的选择、配套设施建设、交通便利程度、周边环境情况、建设成本、维护成本等各方面因素进行综合考虑。而省属高校受到人力、物力、财力等多种条件的限制，要想建立独立的重要电子档案异地备份中心是不可能实现的。由省属高校教育主管部门来牵头，建设区域性的重要电子档案异地备份中心，也会受到人员编制、财政经费、存储标准、沟通协作、系统运营等方面的制约，无法实现重要电子档案异地备份中心的建设。

2.异校档案馆间合作互存的障碍。异校馆际之间合作互存是较为经济实用和易于操作的一种模式。馆际合作是指两个或两个以上的档案馆以资源共享为目的，秉持共同的服务理念，在平等互惠基础上联合起来，相互协作，互通有无[4]。异校馆际之间的合作互存要求两校档案馆所在地距离应在300公里以上，处在不同流域、不同地震带，而且要避免在同一电网控制地区，最好不在同一气候类型区域[5]。这样既可有效地预防各种灾害对档案的破坏，又可充分利用各档案馆之间的信息资源共建共享，最大限度地发挥档案的作用。省属高校档案馆之间的合作互存会受到许多条件的制约，一是省属高校之间的合作缺乏机制保障。开展馆际合作需要各档案馆以合作协议为依据，履行相应职责。档案馆作为学校的二级单位，需要通过校领导来签署合作协议，省属高校领导之间虽然可以通过建立信任关系，达成共识，签订互存合同，但是遇到领导班子换届，新领导是否履行和续签原有合同，档案管理合作互存能否持续开展下去存在诸多不确定因素。二是省属教育主管部门缺乏系统规划。教育主管部门牵头建立省属高校之间的档案互存合作联盟，也涉及制定统一的存储标准，如何确保重要电子档案在传输过程中的安全，各高校设备是否能够达到运行要求，档案馆有无能够完成这项工作的技术人才等实际问题。由于各省属高校情况不同，省属教育主管部门不可能进行统一、整体、系统的规划，这些都是制约省属高校开展重要电子档案异地备份馆际合作互存的障碍。

3.校企之间外包合作模式的局限。省属高校通过项目招标、公平竞争的方式与企业进行合作，委托信誉好、实力强、经验足、管理先进的企业对学校档案馆电子档案进行备份。由于国内灾难备份行业的发展并不完善，提供外包服务的企业相对比较少。而国外外包模式使用较多，根据灾难备份供应商SunGuard的调查显示：美国71%的公司采用了档案灾难备份中心，而其中使用外包模式的占56%[6]。校企合作这种模式有着省时省力、成本相对比较低、便于管理利用、易于扩展等诸多优势，发展潜力巨大，是解决当前档案异地备份的有效途径。对于省属高校来讲，经费少，档案馆规模相对较小，这种模式值得推广和使用，但对档案的安全性、保密性需要特别的重视。与此同时，与省属高校合作的企业能否发展得长久，一旦企业倒闭，所保管的档案将如何处置，也是一个值得关注的问题。

三、省属高校重要电子档案异地备份的优选方案

在综合考虑资金、技术、设备、电子档案体量、重要性以及人员、业务、管理、利用等诸多因素后，笔者认为，校馆合作能够充分利用合作各方丰富的资源，发挥各自优势，取长补短，是实现省属高校重要电子档案异地备份在工作效益、管理利用等方面既经济又安全的优选模式。

1.校馆合作模式的含义。合作是指相互配合做某事或共同完成某项任务。模式亦译“范型”，一般指可以作为范本、模本、变本的式样，其定义是某种事物的标准形式或使人可以照着做的标准样式[7]。本文所指的校馆合作模式是省属高校与省级公共档案馆之间通过合作，即“省属高校+省级档案馆”，将省属高校重要电子档案备份到省属公共档案馆异地备份中心进行保存的模式。

2.校館合作模式的实施。目前，省属高校电子档案的保存处于各自为政的状态。由于受到经费的限制，各省属高校档案馆根据经费的情况选择使用不同的档案管理系统，有的理工科高校软件开发能力较强，则使用自己研发的档案管理系统，因此存储格式各异，缺乏统一的标准，很难实现相互兼容和对接，不利于电子档案的异地备份和共享利用。笔者认为：①由省教育主管部门负责与公共档案馆进行协商合作事宜。制定统一档案存储标准、应急机制、共享机制、合作协议等相关措施，完成省属高校重要电子档案的异地备份工作，并委托第三方机构进行监管。②由省高校档案协会组织成立省属高校重要电子档案异地备份联盟，协助教育主管部门来具体实施省属高校档案的整合，数字化档案的规范存储工作。③经省属高校重要档案异地备份联盟进行统筹，加强各省属高校档案馆之间的联合协作，根据省级教育主管部门与省级公共档案馆制定出的异地备份存储标准，推进各省属高校档案馆严格按照统一的标准规范电子档案收集归档工作流程，实现省属各高校与省级公共档案馆电子档案备份的无缝对接，促进省属高校重要电子档案异地备份工作的顺利开展。

3.校馆合作备份托管的优势。

（1）公共档案馆与高校异地合作备份可互利互惠。电子档案的异地存储涉及场地、资金、设备、管理等方方面面，要耗费大量的人力、物力、财力，完成这项长期复杂的系统工作对于各省属高校来讲的确有一定的难度。然而省级公共馆档案异地存储条件比较完善，如辽宁省档案馆率先在全国建立了第一家满足电子数据容灾备份国家标准的电子档案备份中心，甘肃省档案馆在榆中县银山乡建立了档案异地备份库，浙江省档案局（馆）在丽水市成立了灾备中心，山东省档案局（馆）成立了电子档案备份管理处等等[8]。完备的设施为省属高校与省级档案馆之间的合作提供了物质前提，省属高校借助其充足的设备资源，完成重要电子档案的异地备份工作。由于省属高校重要电子档案的体量有限，各省属高校可按照档案的体量大小定期向省级档案馆缴纳一定量的管理、维护费用，既解决了省属高校重要电子档案异地备份的问题，又消除了省级公共档案馆额外的管理、维护负担;既能够为省级公共档案馆带来一定的经济效益，又可以与省属高校进行档案资源的共享，达到双赢的目的。

（2）专业档案馆的专业人员备份管理可保证安全。2018年5月7日，丁薛祥同志在中央档案馆国家档案局调研时指出：“档案安全是档案工作的底线。一旦在安全方面出了问题，无论丢失损毁还是失泄密，都将造成难以估量和无法弥补的损失。如果说档案信息开发利用工作带有一定弹性的话，那么档案安全保密工作则不能有任何弹性，在任何时候任何情况下都不允许有丝毫疏忽和放松。档案部门所有同志都要深刻认识确保档案安全对于维护国家安全、政权安全、意识形态安全的特殊重要意义，时刻绷紧档案安全这根弦，本着对党、对人民、对历史高度负责的态度，毫不懈怠、一丝不苟、持之以恒地抓好档案安全，切实做到思想上重视、行动上自觉、安全措施上到位，坚决避免各类安全保密事故的发生，确保档案事业健康发展。”[9]国家对保障档案安全的明确要求，体现出重要档案异地备份在档案信息长期安全保存中的重要性。各省属高校要做好重要电子档案异地备份的顶层设计，建立长效机制，按照制定的标准，及时移交备份档案。这些档案将通过省级公共档案馆专业人员对其进行规范管理，防止不法分子利用网络技术窃取档案数据信息，确保备份档案数据信息的真实性、原始性以及存储、利用系统的安全性、可靠性，始终做到可用可控。

（3）实现校馆合作人员设备与档案资源的优势互补。随着档案信息化建设的不断推进，档案的收集、管理、利用等各方面与计算机、网络技术结合得越来越紧密。公共档案馆对计算机、网络方面的人才需求也如饥似渴。依靠大量引进技术人才，弥补这方面的不足无疑是个好办法，但是由于受到编制数量的制约，要想实现难度可想而知。省属高校一直致力于为当地的经济建设、人才培养服务，在这方面有着得天独厚的人才资源优势，不但有具备创新创业意识和能力的计算机、网络方面的师生队伍，还有产教融合的科研队伍。省属高校可利用这些有利条件为公共档案馆解决人才、技术方面的实际问题。如派专业教师、优秀学生、科研团队进行现场技术指导，高校专业教师去公共档案馆定期组织技术培训，档案专业的学生派到公共档案馆实习，组织志愿者活动等多种形式，提升公共档案馆从业人员计算机、网络方面的业务素质，来弥补公共档案馆专业技术人才不足的短板。

四、校馆合作中高校电子档案异地备份保障措施

1.教育主管部门和档案局对异地备份档案联合监管。档案法赋予了档案行政管理部门监管的职能，省档案局是具有监管职能的机构，省级教育主管部门应主动与省档案局协商，以共同制定监管政策和目标，并围绕目标的实现以契约或其他形式明确各自权利义务且付诸实现的监管方式[10]，对异地备份档案实施联合监管。通过细化两个机构的监管职责，建立起协同监管的管理体制。成立以两个机构成员为主体的监管委员会，制定监管策略、方法，统筹协调监管档案事务，双方各尽职责，形成合力监管。

2.教育主管部门委托第三方机构对异地备份档案实施监管。由省级教育主管部门通过购买服务的方式，委托第三方机构对异地备份的重要档案，对项目合作的进程、成本、性能以及项目后期的管理、维护、，系统的稳定性和安全性等方面随时进行监测和评估，明确具体的实施细节和双方的责任及义务，建立长期稳定的合作关系[11]，如省文化厅、省组织部等，作为第三方机构要履行监督义务，发挥保障作用。档案中介机构凭借其信息分析、处理能力，根据馆际成员之间的合作进展情况，对其信任度进行定性评价[5]，对履约情况进行严格监管，所需费用由委托方负责解决，以达到重要电子档案异地备份保护和利用的目的。

3.贯彻《全国档案信息化建设实施纲要》，共同担当档案信息安全保护责任。省属高校重要电子档案异地备份管理工作的可持续发展，关系到省属高校教育、教学和管理等各项工作。校馆合作模式下的省属高校重要电子档案异地备份管理工作还有很多弊端需要改进和克服，需要更多地借鉴国内外先进经验，使省属高校重要电子档案异地备份管理工作不断完善，不断推陈出新，让省属高校重要电子档案异地备份工作尽快地得到实施，更好地适应未来的发展需要。笔者认为，省属高校重要电子档案异地备份工作要突破传统思维的禁锢，打破条块分割、各自为政的管理体制，通过与省级公共档案馆之间的相互合作，实现省属高校重要电子档案的异地备份，保障省属高校重要电子档案的安全与传承。

参考文献

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