“互联网+服务”下医院因公出国（境）档案管理信息系统的建设与利用

刘爽 王静

摘 要：从政策、法律及管理角度分别对“互联网+服务”下因公出国（境）档案管理信息系统建设的背景进行了介绍。在“互联网+服务”概念的基础上，对因公出国（境）档案管理信息系统跨部门、自动化、个性化的特征进行了阐述。接下来，对该系统的框架搭建、开放功能以及信息资源的利用进行了描述。最后展示了该系统应用的初步成效。

关键词：医院 档案管理 互联网+服务 信息系统

中图分类号 G270.7 文献标识码 A 收稿日期 2019-03-01

★作者简介：刘爽，首都医科大学附属北京地坛医院档案馆员，本科学士学位，研究方向为档案管理;王静，首都医科大学附属北京地坛医院档案馆员，本科学士学位，研究方向为档案管理;通讯作者：王蕾，首都医科大学附属北京地坛医院副研究员，研究生硕士学位，研究方向为医院管理。

Abstract The paper introduces the construction background of official overseas trip archives management information system with Internet+ service from the perspective of policy， law and management. Based on the concept of Internet+ service， the paper illustrates the features of  cross-agency， automation and personalization of the system. After that， it describes the framework， open function and information resources utilization of the system. Finally， it demonstrates the preliminary results of the application of the system.

Keyword hospital; archives management; Internet+ service; information system

因公出國（境）管理是外事管理中的重要工作之一，是集政策性、时效性、专业性于一体的管理工作。其管理政策多变、流程复杂、档案分散是因公出国（境）管理的主要影响因素。这项工作需要管理人员非常细心且耐心地对待每一个环节以避免出现纰漏;除此之外，在管理中还涉及多部门的监督与审核，其档案也随之归口在多个部门，这对档案的统一收集与管理造成了极大的挑战。因此，“互联网+服务”信息化技术将有助于促进因公出国（境）管理效率及管理质量的共同提升，更有助于档案信息的收集与整理。

一、医院因公出国（境）档案管理系统建设的背景

1.因公出国政策要求。2019年1月7日，由中共北京市委外事工作委员会办公室和北京市人民政府外事办公室联合发布的《关于印发〈关于进一步简化因公出国手续的若干措施〉的通知》指出：“在加强规范管理的基础上，积极推进‘互联网+服务，推动因公出国审批服务便利化，确保因公出国工作更好地服务中央总体外交，服务北京经济社会发展，服务‘四个中心功能建设。”同时，在完善服务措施手段中明确要求：“大力推进信息化建设。继续完善北京市因公出国审批护照签证业务系统，逐步推行网上审核审批，拓宽网上办理渠道，提升服务便利度。各单位要结合工作需要加快建设因公出国信息化管理平台，让信息多跑路，申请人少跑腿。”因此，建立因公出国（境）信息管理系统既是优化信息管理工作的方式，更是简化申报手续、减轻申报者负担的必然选择。

2.档案管理工作的需要。《中华人民共和国档案法》（修订版）第五条指出：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。”[1]其对档案管理的工作原则提出了具体要求。而我国外事管理体系遵循以下四项原则：“统一领导、归口管理、分级负责、协调配合。”[2]

以D医院为例，医院的外事管理工作是在党委领导下的主体责任制单位，在外事管理制度中涉及因公出国（境）管理的部门有党办、院办、人事处、科教处、财务处、审计处、纪检办部门负责人。各部门根据职能划分分别承担不同管理及监督职责，同时因办理流程的相互连贯性以及各部门工作之间的交叉协作性，使得外事相关档案被存放于各部门之中，也因此导致在档案的收集管理过程中根据行政职能分工将外事相关档案分别收集到各部门的卷宗中，使得外事档案缺乏完整性及延续性。如因公出国（境）成果产出相关档案，因其具有科研属性被集中收集于科技类专业档案中。财务、人事涉及因公出国（境）内容也分别被收集到财务及人事专业档案中。这些都导致了因公出国（境）档案信息的碎片化，影响其完整性与安全性。

3.精细化管理的需要。精细化管理工作理念正在逐步深入医院的各管理领域中，在诸多外事管理工作中，因公出国（境）管理工作因其具有相对成熟的管理路径，自然会成为精细化管理工作的首要切入点。精细化管理的理念源于日本20世纪50年代的一种企业管理理念。它是社会分工精细化，以及服务质量精细化对现代管理的必然要求。现代管理学认为，科学化管理有三个层次：第一个层次是规范化，第二个层次是精细化，第三个层次是个性化[3]。因公出国（境）管理工作具有多层级、多部门的管理特性，同时会紧跟国际形势变化进行政策性调整，这些正契合了精细化管理的理念。

因公出国（境）管理是医院外事工作中非常重要的一部分，也是集专业性、政策性及时效性于一体的专业管理工作。多数医院将因公出国（境）管理工作定义为事务性工作，这种认识是非常片面的。因为因公出国（境）管理是所有国际合作管理工作的基础以及起点。这项基础性管理工作的好坏将直接影响整个国际医疗合作团队的工作效率、工作质量，甚至是国际合作项目的顺利开展。而利用信息系统做好规范化、精细化的管理将有效提高工作准确度、管理的规范性、提高工作效率，降低管理成本[4]。

二、“互联网+服务”下因公出国（境）档案管理的相关概念与典型特征

“互联网+服务”下因公出国（境）档案管理是将信息通信技术、互联网平台与因公出国（境）全流程管理进行深入融合，破除传统的且封闭的被动式管理模式，创造一种新的管理运营模式，既有“互联网+”的典型特征，又独具综合服务管理特性。

1.跨部门的数据融合：“+”就是跨界、开放、重塑融合，互联网技术能破除因公出国（境）档案在多个部门的割裂，实现多部门实时维护管理，建立起完整规范的数据信息平台，实现对因公出国（境）档案在横向及纵向上的全面收集整合。

2.自动化的业务流转：“互联网+服务”技术可以打通封闭缓慢的运行环节，把涉及国际合作处、人事处、财务处、科教处、纪检办、信息中心、宣传中心、审计办等各部门的各业务模块相互融通，同时实现申报中各环节的互联互通。从因公出国（境）项目立项启动（计划申报）到项目结束（任务完成后反馈）的每一个环节都能够实现完成一项任务申报，系统自动激发下一个环节的运行，即实现了业务的自动流转。

3.个性化的服务体系：因公出国（境）业务因其管理项目类型较多，涉及的每一个国别又分别有不同的要求，这就使得每一个因公出国（境）项目都具有独立性。要实现差异化管理与服务，首先要提供一个流程准确的服务平台，同时最大限度地开放各管理环节，实现其管理的透明度与参与度，做好有针对性的个体培训，使因公出国（境）管理在实现个性化服务的同时有序推进。

三、因公出国（境）档案管理信息系统的实现路径

因公出國（境）档案管理信息系统建设要遵循循序渐进的工作原则，通常要经过系统搭建、基础应用、扩充应用，再过渡到深化应用的阶段[5]。

1.搭建框架体系，实现信息集中管理。围绕因公出国（境）管理工作的审批重点，建设流程规范、分工清晰的子流程系统，在保障外事归口管理的同时实现档案信息的集中管理。实现多部门对出访人员信息、邀请人信息、日程安排合理性、经费预算情况、院内请销假、会议发言及壁报展示等内容的同步审核，同时对出访执行情况、经费使用情况、经验分享、成果共享等内容进行实时跟进与督导。

2.开放自助功能，实现各部门的信息融通。将管理制度转化成相对刚性的线上业务流程。每个流程节点按照预定标准、时间和管理关系，自动推送任务表单到审批人员待办任务列表，点击链接即可完成审批工作，同时任务发起人可以实时查看各节点的业务办理状况。

开放自助功能使任务发起人（即任务申报人）及审核部门都能够全天候自助登录系统，根据提示信息进行因公出国计划及任务的申报。任务发起人在完成信息填报并点击确认申报时，系统会自动激发下一审核流程的开启，依次向流程中各节点自动推送任务列表。各部门将根据推送内容分别对所管辖内容进行业务审核并提交审核意见。

该系统的自助功能，可以实现多部门在线同步进行业务审核及实时督导，相比单一管理路径更能提高工作效率。而发起人可在线同步查看任务节点的办理状况，免去其反复咨询的困扰。在实现跨部门的相互融通的同时，更实现了“让信息多跑路，申请人少跑腿”的目标。

3.挖掘系统资源，实现信息共享与利用。利用因公出国（境）管理系统进行信息收集，实现了因公出访任务计划申报、任务审批、成果汇报的全流程及各部门间的信息收集，为信息的提取与利用打下了良好的基础。各职能部门能够利用该平台实现数据的输入、维护和统计查询。该系统亦能实现根据职能权限不同，对信息维护、查询、范围进行差异化授权，实现个性化数据开发功能。

四、因公出国（境）系统应用初步成效

北京市卫生健康委员会经过多年努力，建立了集计划申报、任务申报、签证申报、成果分享、信息查询等多个基础模块于一体的因公出国（境）信息管理系统。目前该系统已经实现与市外办系统的对接，除纸质审批文件外，系统数据可以直接进行导入与查询。同时，根据授权实现了市外办、市卫健委、各单位专办员的分层级信息申报、审核及查询功能，极大缩短了计划及任务申报前材料审核时间，提高了工作效率，规范了申报资料填报的内容，减少了申报资料的误差率，实现了因公出国（境）信息系统、规范、科学的集中管理。接下来将逐步推进“互联网+服务”下各医院因公出国（境）档案管理系统的建设工作。

参考文献

[1]中华人民共和国档案法（2010-02-08）[引用日期2019-02-12].http：//www.saac.gov.cn/xxgk/2010-02/08/content_1704.htm.

[2]于鲁明，王春英，鲍华.外事管理知识读本[M].北京：北京大学出版社，2012：64.

[3]王丽慧. 论“企业档案知识管理者”的角色意识与实现[D]. 武汉：湖北大学， 2011.

[4]黄蔷薇. 医德档案和医德医风管理系统建设与利用[J]. 兰台世界， 2017（S1）.

[5]王蕾， 邢红娟. 关于“互联网+”医院人力资源管理的探索——以北京地坛医院为例[J]. 中国卫生产业， 2018（24）.