国外奥运档案管理的特点及启示

陈洁　徐拥军　郭若涵　聂书源

摘 要：奥运档案作为奥运遗产的重要组成部分，备受世人关注。本文通过文献调查发现国外奥运档案管理具备以下特点：推进奥运档案信息资源集成化;运用知识管理方法管理奥运档案;通过跨机构合作管理奥运档案;注重对奥运档案价值的深度开发;奥运档案面向社会公众高度开放。基于上述分析，提出对国内奥运档案管理的启示：加强奥运档案信息化管理、推动多方协同合作、强化奥运档案开放利用工作。

关键词：奥运遗产 奥运档案 档案管理

中图分类号 G271 文献标识码 A 收稿日期 2019-11-08

Abstract As an important part of Olympic heritage， Olympic archives have attracted worldwide attention. Through literature review， this paper finds that foreign Olympic archives management has the following characteristics： promoting the integration of Olympic archives information resources， using knowledge management methods to manage Olympic archives， managing Olympic archives by inter-agency cooperation， paying attention to the deep exploration of the value of Olympic archives and opening Olympic archives to the public. Based on the analysis above， the paper puts forward the enlightenment to the domestic Olympic archives management： strengthening the Olympic archives information management， promoting the cooperation among various agencies， and strengthening the opening and utilization of Olympic archives.

Keyword Olympic heritage; Olympic archives; archives management

奧运档案是指，在申办、筹办、举办奥运会过程中以及赛后，与奥运会有关的各种组织、机构和个人形成的具有保存价值的历史记录。奥运档案内容丰富、价值珍贵，是奥运遗产的重点组成部分。2002年洛桑奥林匹克遗产大会专门将“档案遗产”提升到与运动遗产、经济与旅游遗产、文化与政策遗产的同等地位。2019年北京冬奥组委发布《北京2022年冬奥会和冬残奥会遗产战略计划》，确定了七大方面的遗产目标与35个领域的重点任务。其中，“档案管理”被列入“文化”方面的重点任务[1]。由此可见，奥运档案作为奥运遗产重要组成部分，备受世人瞩目。科学合理管理奥运档案有利于留存时代记忆、弘扬奥运体育精神、传承优秀体育文化。

国际奥委会（IOC）通过遗产资产管理（Patrimonial Assets Management，PAM）项目，推进奥运遗产的数字化、还原、编目和出版工作，将一个多世纪的奥运历史保存下来。PAM项目开展至今，每届夏季奥运会之后都会有约3500小时视频、40000张照片以及数百件艺术品和档案文件得到良好保存[2]。国外多个奥运举办国响应国际奥委会的号召，结合本国档案工作实践，充分发挥主观能动性，开展了各具特色的奥运档案管理实践工作。如悉尼奥组委自成立之初就设立中央信息部门负责管理奥运档案，运用知识管理理念进行奥运档案管理;英国国家档案馆与中央和地方政府以及体育、文化、媒体和文化遗产等组织合作，帮助这些组织保管与伦敦奥运会相关的档案[3]。奥运档案工作同样是我国档案工作实践的重点与热点，2008年北京奥运会留存下来了丰富的奥运档案，即将到来的2022年北京冬奥会也将产生大量档案。这些奥运档案数量庞大、形成主体众多、形成周期长、形成过程复杂、载体和形式多样，给其管理提出许多新的挑战。本文试图结合国外奥运档案管理情况，分析其特点，为我国奥运档案管理提供经验借鉴与启示。

一、国外奥运档案管理的特色

1.推进奥运档案信息资源集成化。为充分发挥奥运档案作为重要信息资源的价值，许多国家注重对奥运档案进行整合集成。2003年，温哥华获得2010年第21届冬季奥运会主办权后，为实现奥运档案资源的有效集成，温哥华奥组委搭建起一个内联网（ICE）和一个外联网（SNOW），并与奥运知识管理项目外联网（the OGKM extranet）进行连接，以保存冬奥会所产生的各种信息和知识，如技术手册、会议纪要、政策文件、日常报告、最终报告等。档案作为其中重要的信息资源以数字形式得以集中保存与管理[4]。

2012年伦敦奥运会的档案管理项目“The Olympic and Paralympics Record”（简称“The Record”）同样是体现奥运档案信息资源集成化的典型案例。早在2003年，伦敦申奥组委会就已经开始了对“The Record”项目的筹备。2007年12月，英国国家档案馆和英国博物馆、图书馆与档案馆委员会联合文化、媒体与体育部制定了一个共同声明，规划了它们收集伦敦2012年奥运会档案的共同策略，“The Record”项目作为这一策略的一部分被正式提出[5]。该项目旨在通过对奥运档案的收集和整理，形成一定规模的集成化信息资源后，使其成为伦敦奥运会遗产的一部分，其成果最终呈现为一个在线数字化档案网站（https：//www.nationalarchives.gov.uk/olympics/），从而确保奥运档案可以被相关人员充分利用。在具体执行过程当中，“The Record”分为了六个不同的小组进行相关档案的收集和留存工作，分别是：对项目进程做出决策的中心机构小组;对档案资源进行网络化的存储库小组;对记录进行创建、管理、保存、提供获取的公共记录保存小组;针对文化资源进行识别、托管或存放与记录相关文化资源的文化机构小组;针对体育资源进行识别、托管或存放与记录相关体育资源的体育机构小组;以及进行相关事务协调的地方当局小组[6]。由各个小组所收集和暂时留存的信息资源最终都在“The Record”网站上进行集中管理和展示，全方位地实现了奥运信息资源的集成化[7]。

2.运用知识管理方法管理奥运档案。奥运档案内涵丰富，为了充分实现奥运档案中内含的知识价值，为后续重大体育赛事的筹办与举办提供经验借鉴，知识管理理念逐渐被应用到奥运档案管理过程中。2000年悉尼奥运会是奥运知识管理实践的开端。悉尼奥组委出于留存奥运遗产的目的启动奥运信息管理项目（Olympic Games Information Management program，OGIM），该项目在后期逐步演变为奥运知识管理项目[8]。

一方面，悉尼奥组委作为负责组织和举办第27届夏季奥运会的组织，根据相关信息法案规定，需要将任何在法律层面上被定义为组织“文件”的材料进行归档，并在良好保存的基础上移交给新南威尔士州图书馆（the State Library of NSW）。另一方面，国际奥委会早在奥运会筹办前期就以购买的方式与悉尼奥组委达成了知识转让协议，要求悉尼奥组委在举办完奥运会之后提交全套办赛知识[9]。因此，悉尼奥组委高度重视信息存储与知识管理。在组织机构层面，2001年1月悉尼奥组委将组织成立之初所设立的中央信息部门正式更名为知识管理服务项目部（Knowledge Management Services，KMS），负责统筹规划与知识管理相关的一切业务，包括管理公司内部网、呼叫中心服务、公共信息协调通道管理服务、图书馆事务、文件及档案等等。在系统开发层面，1997年悉尼奥组委高层下达决议要求建立一个具备创建与共享信息功能的知识系统。随后，在专业团队的带领下，悉尼奥组委内部形成了一套完善的知识管理系统与工具，包括记录/文件管理过程和检索系统、奥运会编码系统（Games Codes System）、2000年悉尼奧运会信息系统（the Sydney 2000 Games Information System）以及提供呼叫中心运营信息及公共信息的其他基础设施等。其中，“2000年悉尼奥运会信息系统”（the Sydney 2000 Games Information System）为悉尼奥组委由信息管理向知识管理的过渡提供了关键技术支持，2000多名雇员可以通过该系统进行统一的共享操作及知识分享[10]。它将一个简单的“信息仓库”发展成为了一个共享的由数据库链接的知识库。这一系列举措所产生的成果非常丰富，“2000年悉尼奥运会信息系统”的知识容量快速增长，保存的文档由5000个（1998年7月）上升至39000个（2000年10月）。在悉尼奥运会结束后，悉尼奥组委将系统贮存的信息与知识统一以HTML格式放置于一个档案资料遗产网站（www.gamesinfo.com.au）面向公众开放[11]。

3.通过跨机构合作管理奥运档案。面对体量庞大、形式多样、内涵丰富的奥运档案，档案部门仅凭自身有限的人力资源与技术水平，难以充分实现奥运档案的数字化管理与价值开发。英国与美国均选择通过跨机构合作的方式解决这一难题。英国“The Record”项目的开展由英国国家档案馆，英国博物馆、图书馆与档案馆委员会，英国文化、媒体与体育部共同牵头进行规划，地方当局小组则在项目执行与地方事务调节的过程中发挥了重要作用，不同层级、不同组织通力合作，推进项目的顺利进行。在奥运档案信息处理、开发方面，伦敦奥组委则选择与专业的英国伦敦遗产开发公司（London Legacy Development Corporation，LLDC）合作。LLDC是一家成立于2012年的上市公司，其组建的目的是为了对伦敦奥运会所留下的奥运遗产进行管理和开发[12]。LLDC的信息服务团队在伦敦奥运会后，对于奥运会所产生的奥运档案信息资源进行了统一的整合和进一步的加工处理，旨在创建一个包含标准、技术以及流程的整体框架以实现对于数据、信息和知识的有效管理，从而为利用者提供全面、可靠的奥运数据。在此过程当中，LLDC的信息服务团队对于六个不同来源的大量数据进行了无效数据清洗和去重工作，并对其存储格式进行了统一，实现了数据的全面格式化处理，以方便后期的利用。与此同时，LLDC的信息服务团队还把实体奥运遗产的开发和利用相关资料进行了收集，并纳入到了最终的信息结构体系当中[13]。这些工作为后续奥运档案的开发利用奠定了良好基础。美国全国广播公司（National Broadcasting Company，NBC）则选择通过外包的方式，与著名磁带库外包商Spectra Logic合作，对其在里约奥运会的报道以及过程中采集到的音频、视频数据进行了收集和整理，并提供了检索服务[14]，更好地实现多媒体数字档案的收集与利用。

4.注重对奥运档案价值的深度开发。档案除了凭证价值、情报价值以外，还有文化价值、情感价值等，在奥运档案利用的过程中，档案部门通过对档案信息深度挖掘，实现对重大事件的再现、对重要人物的还原，充分开发出奥运档案的文化价值与情感价值，进一步拓展了奥运档案利用的广度与深度。如加拿大国家图书档案馆曾对1948年圣莫里茨冬奥会的档案进行整理和挖掘，对诸多在该届奥运会当中有着优异表现的加拿大运动员进行了再现，并最终以“奥运英雄”为主题举办了展览活动，收到了社会各界的一致好评[15]。英国威尔士地区的格拉摩根郡档案馆根据馆藏记录，还原了历史人物阿伯达尔勋爵（Lord Aberdare）的众多与奥运相关的事件，重新让人们认识到了他对于促进奥运会成为国际性大型赛事所做出的突出贡献[16]。此外，英国西约克郡档案服务处开展了“运动英雄”项目，通过对于馆藏中当地运动领域著名人物档案的整理和挖掘，塑造出了很多“运动英雄”形象，进一步激发了当地民众的体育热情，也对促进当地体育事业发展起到了不可忽视的作用[17]。

5.奥运档案面向社会公众高度开放。西方发达国家档案开放工作起步较早，制度较为完善，档案开放实践工作也较为成熟。他们对于价值珍贵、作用广泛的奥运档案也采取了高度开放的工作策略。悉尼奥组委在奥运会结束后将奥运档案资源转化为两种产品，以实现奥运档案资源的长期有效利用，从而服务于更广泛的受众群体。一是将专有技术知识数据库中的内容转化为网页CD形式，并将其作为知识遗产以500万澳元的价格出售给国际奥委会，为后续的奥运工作提供参考;二是将规划和文件数据库中的相关内容以光盘格式转化为独立的信息产品，保存于新南威尔士州图书馆，供公众查阅利用[18]。英国则通过在线数字化档案网站“The Record”将奥运档案数字化成果有序组织，完整地呈现在公众面前。其中主要包含的奥运记录内容分为英国国家档案馆所收藏的从1896年以来历届夏季奥运会的部分记录，以及2012年伦敦奥运会全周期内开展的丰富的体育和文化活动记录。前者在展示形式上是按照每届夏季奥运会的举办时间进行划分的，主要包括：应届奥运会简介、收录的档案展示、档案馆其他奥运会资源以及奥运会相关其他网站四个部分。后者是按照信息资源主题来进行划分的，主要包括：体育、文化、历史、学习、社区、媒体、遗产和商业八个选项，每个选项下都可以查看存档详情。同时，除了框架导航形式的查询服务以外，该网站还设置有搜索框可以为读者提供以关键词为基础的全站查询。为便于公众更好地查阅这些奥运档案，“The Record”项目网站还提供了详细的查询指南，其中包括在英国国家档案馆进行相关信息查询的方法和途径，以及针对外部其他相关信息获取的渠道和链接。这项工作卓有成效，为公众利用档案提供了极大的便利，“在2019年5月，项目网站一周内的日均访问电脑数量达到15200次，将同一台电脑多次浏览的数量加入的访问量达到日均66880次”[19]。

二、国外奥运档案管理对我国的启示

1.加强奥运档案信息化管理。奥运档案内容丰富，涉及工程建设、文化宣传、赛事记录、后勤服务等诸多方面。同时，其载体形式多样，既包括普通的纸质文件，也包括大量的音频、视频、电子文件等形式的信息记录，还有丰富的实物档案需要得到合理妥善的保存与长久利用。传统的档案实体管理方式虽然有利于针对不同内容、载体形式的实体档案进行管理，但数字环境的冲击使其逐渐暴露出相应的弊端。一方面，传统的档案实体管理方式无法适用数字形式奥运档案的管理;另一方面，也不利于奥运档案的数字化开发利用。而信息化管理方式借助技术手段，可以有效收集、整合数字档案资源，对其进行在线化开发利用。在前文案例中，温哥华冬奥会、伦敦奥运会的档案管理主体通过网络互联、网站建设、系统开发等技术手段实现了奥运档案信息资源的集成，既节省了人工档案管理需要花费的人力、物力、时间等成本，也为日后奥运档案的开放利用提供了诸多便利。由此，奥运档案必须实行信息化管理，而且将来还应向知识化管理方向发展。

2.推动多方协同合作。奥运会的申办、筹办和举办涉及众多的机构，包括：国际奥委会、举办国家奥委会、国际单项体育协会、举办国奥组委、举办国和举办城市各级政府机构、新闻媒体、供应商、赞助商、民间团体等等。相应地，奥运档案的形成主体也众多。通过多方协同合作的形式，加强与各相关机构之间的沟通联系，互通有无，合作建设奥运档案信息资源集成平台，便能有效打破不同机构间的壁垒，充分整合奥运档案资源，推动资源共享。而面对内容丰富、形式多样、数量惊人的奥运档案，不同机构合理发挥各自的人员、技术、资源优势，可提高奥运档案信息资源管理效率，充分挖掘奥运档案中蕴含的历史文化价值，推动档案服务工作质量的提升。英国伦敦奥运会“The Record”项目之所以能取得成功并产生如此大的影响力，离不开体育界、传媒界、相关公共文化组织及其他专业机构的支持。档案部门应拓展视野，在合作中实现共赢与长效发展。

3.强化奥运档案开放利用工作。奥运档案具有长远价值，一方面，可为后续奥运会筹办与举办工作提供经验借鉴;另一方面，可在体育文化服务、社会记忆构建等方面发挥重要作用。加拿大、英国不同档案部门依托奥运档案，以主题展览的形式重现奥运盛会，帮助公众了解奥运史上重要人物，宣传奥运文化的同时也扩大了自身的影响力。而澳大利亚在对奥运档案信息资源进行处理后，为不同受众提供利用，实现奥运遗产价值延续的同时，也为公众提供了接触、了解奥运档案的良好契机。档案开放利用是实现档案价值的前提。对于价值巨大的奥运档案，档案部门应克服传统“重藏轻用”思想的束缚，以开放的心态应对社会公众的需求，加快推进奥运档案开放利用，为民服务，切实履行公共文化服务职能。

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