水利工程档案管理信息化建设思考

2020-03-08乔里盘木哈依孙阳平

工程技术研究 2020年3期

乔里盘·木哈依，孙阳平

（乌鲁木齐水业集团有限公司，新疆乌鲁木齐 830017）

影响水利工程发展的因素有很多，其中很直接的一个因素就是水利工程档案的管理，它关乎着整个水利工程的进度发展，包括材料的使用情况。所以要想保障水利工程能够持续的发展，其管理工作也是重中之重。

1 水利工程档案管理信息化的重要性

水利工程档案管理的工作性质，是在建设水利工程过程当中，将材料进行一个收集和整理的档案工作。随着科技网络的发展，档案管理信息化是发展的主要方向。建立档案不仅可以促进工程建设，还可以更好地管理材料以及相关信息。当然，要使档案管理工作能够为水利工程提供有效的建设和安全的运行，那么提供真实有效的信息数据和规范的管理工作是必须满足的。以前，水利工程档案管理的形式多是纸质保存，现在由于信息技术的发展，电子储存形式已经变成我们最常使用的方式，更加便利，储存空间也更多。如果能够充分发挥好档案管理信息化的功能，将会使水利工程事业实现可持续的良性发展。

2 水利工程档案管理信息化的现状

2.1 档案管理观念传统

受传统观念的影响，一部分档案管理人员缺乏信息化意识，思想观念比较落后，在档案信息化管理建设上面缺乏科学和发展的眼光，使得档案信息化建设开拓缓慢。另外，在我国水利工程建设当中，比较忽略档案的管理工作，转而对于工程建设和防旱防汛等相关工作过于注重，导致水利工程档案信息化的管理在实际工作中无法落实，一定程度上阻碍了水利工程的发展。随着网络时代的到来，在水利工程项目的建设过程中，对工程档案的收集和归档也有了新的要求，越来越多的档案资料通过网络传输，这样一来，传统的纸质档案早已无法满足快节奏、高效率的工作要求，其体现出的滞后性根本不能适应时代发展的需求。国家近年来也逐渐对建设项目管理体制加大改革力度，水利工程的施工管理也发生了变化，相关制度越来越完善，可是相应的档案管理制度还未作出调整。

2.2 档案管理缺少安全性

实际上，在电脑中录入纸质档案的重要内容形成电子文档，通过软件进行管理，就是水利工程档案的信息化管理。但是我们无法保证电脑不会出现系统漏洞，导致电子文档丢失和被不法分子偷窃的可能性，所以电脑系统的安全性也是我们必须面对的问题。如果档案数据泄露，那么对于我国的安全、民生以及社会的稳定都会造成极大的不利影响。

2.3 档案管理制度不够健全

长久以来，水利工程的建设单位和责任部门一直存在看重工程项目、轻档案管理的现象，没有对档案管理工作进行专项的整治，管理制度非常缺乏，使水利工程的档案管理工作一直处于被动，相关工作人员缺乏工作积极性和主观能动性。虽然也有档案管理的规章制度存在，在部分的规章制度当中，将档案信息化管理的重要性也有明确提出，但是制定符合实际的相关管理制度上面，水利部门却没有重视，会出现资料丢失或者损坏的现象，没有充分落实档案管理制度。这样，现存的档案管理规章制度等于不存在，导致水利工程的档案管理工作很随意，部分档案无法及时归档，其中包括了一些水利工程施工技术档案，这造成了工程施工技术档案质量的提升被影响，调档人员缺乏对工程施工情况的了解，加大了消除施工险情的难度。

2.4 档案管理人员水平有待提升

我国水利工程建设的地点大多都是偏远的山区，施工点多线长，施工的队伍流动性较大，对于完善档案组织管理网络和落实同步工作存在很大的困难。而档案管理专业毕业或具有档案管理高级职称的人才较少，大部分档案管理人员知识水平有限，在对水利工程档案管理信息化认识方面比较缺乏，档案管理模式多采用以往方式，无法将水利信息收集完整，耗费大量的人力物力财力，使得档案的完整性和管理的效率受到严重影响。

3 水利工程档案管理信息化的建设策略

3.1 加强档案信息化建设意识

若想提高水利工程的档案管理水平，就要让管理人员意识到这份工作的重要性和必要性，改变传统的观念，强化档案信息化管理意识，注重相关工作人员的培养，定期学习水利工程档案信息化管理知识，营造良好的氛围和环境。档案管理部门可以通过开展水利工程讲座、组织水利工程展览、宣传水利信息化管理教育等等一系列形式来强化档案信息化管理意识。在档案管理部门领导层方面需要提高重视，提供有利于信息化管理建设的相应保证，落实好管理工作人员的积极性。比如可以在实际工程当中，让管理人员的收集工作通过文字或者图像的形式来完成，进行档案管理意识的加强和落实，同时也可以加强工作人员在档案信息化上面的认知，促进水利工程的发展。

3.2 健全档案信息化管理制度

在水利工程建设当中，利用相关的手段来支持档案管理工作是领导人员对于档案管理工作常用的方法，这其中尤其需要重视健全档案信息化管理制度。这就需要相关人员分配好工作，进行资料的收集和整理，定期讨论学习，制定符合当下以及可持续发展的信息化管理制度，不断地进行修改和完善，进而提升管理质量。建立一个规范的水利工程信息化管理制度具体可有以下步骤：（1）掌握动态变化。对水利工程建设市场的动态化发展充分掌握，按照具体情况修改或调整档案管理系统，使档案管理工作跟上时代的变化。（2）规范档案管理行为。加大水利工程档案的日常管理力度，包括审计、监督和质量检查，保证各责任部门的监督职能有效落实。（3）制定奖励机制。可以向档案管理纳入水利工程建设单位的绩效考核或年度考核，制定严格的评分标准，并且在执行过程中做到奖惩分明，建设一个良好的工作环境。

3.3 完善档案管理相关设备

水利工程档案信息化管理主要是通过电子设备实现，比如计算机、电子阅览设置等，所以档案信息化管理的实现和发展离不开一套系统完善的设备。社会经济发展迅猛，水利工程建设大幅提升，相对应水利工程档案管理工作量也越来越大，一套完善并且先进的设备不仅可以更好的管理档案资料，还可以大大的缓解工作人员的管理压力。现在使用最为广泛的设备是光盘储存设备，或者计算机磁盘储存系统。完善的档案管理设备可以在水利工程档案信息化建设当中奠定夯实的基础。

3.4 强化信息化人才培养

随着科学信息化社会的发展，各项工作的开展都离不开人才的利用，在水利工程档案信息化的建设管理当中，同样不可忽视。培养信息化人才的途径多种多样，比如开展相关的培训活动，定期学习档案管理信息化知识；完善相关法律法规，规范工作人员的信息化行为；实地演练，进行通过电子形式储存采集的图文信息；引进档案管理方面的专业人才等。通过以上方式不仅在人员专业能力上面得到有效提升，而且可以培养和端正档案管理人员的职业素养和态度。另外，还可以加强人才的引进，最好是创新型的人才。

3.5 营造良好的电子档案储存环境

随着网络技术的不断发展，在水利工程档案管理室全面采用信息化建设可以充分提高查档时的效率。工程档案信息化管理建设的实现，离不开资金的支持和完善的设备配置。在互联网时代，水利工程电子档案信息主要通过计算机、光盘等载体进行存放。这类载体储存信息时间久，储存量大，查找和分析也非常便利，但是也有一定的弊端，比如载体设备的损害，或者文档信息的丢失，那么定期检查电子载体的储存性能、检查、维修等必不可少。不稳定和可变性也是电子载体的特征之一，因此做好备份工作也是保障水利工程电子档案信息储存的重要手段。

3.6 管理模式创新

目前，许多单位的档案管理工作都处于非独立结构，比如只是腾出一间办公室作为档案室，没有独立的管理中心。所以可以加强档案管理模式的创新，借鉴相关部门的经验来进行改革，比如图书馆的档案管理工作就可以借鉴过来，图书馆有许多档案管理设备，既有机械设备也有电子设备，将其经验与水利工程档案管理相结合，使档案管理工作更加完善。