浅论高校电子文件的管理

胡晓莹

【摘要】目前高校电子文件管理面临诸多问题，本文基于元数据、文档一体化、风险管理提出3种电子文件管理方案，要求高校从顶层设计，自上而下，明确电子文件管理目标定位，并纳入高校教育信息化改革进程，促进职能部门、二级学院之间的联系，将高校分散的、不合理的电子文件管理孤立系统建设成为一个合理规范体系。

【关键词】高校;电子文件;元数据;文档一体化;风险管理

电子文件在时代的需求下应运而生，在如今的“互联网+”时代，更是蓬勃发展。电子文件具有纸质文件不可比拟的携带方便、存储方便、共享方便等特征，能够最大限度地提高文件利用率。目前，高校处于纸质文件和电子文件双轨制管理阶段，但是由于高校电子文件档案的载体、开放形式（网站、数据库等）不够完善，加之教师、学生的档案保护意识不高，在有技术漏洞或病毒侵入的情况下，导致高校电子文件管理出现诸多问题，高校电子文件管理工作任重而道远。

一、高校电子文件管理面临的问题

一是高校档案工作人员专业知识不强，大部分由普通工作人员兼任，这些人员平时很少钻研档案业务，工作岗位也经常变动，致使档案工作缺乏连续性，档案工作管理质量不高，尤其是电子文件管理工作非常落后。

二是由于电子文件自身的特点，使得电子文件管理面临一些难题。第一，传统纸质文件或其他载体的电子文件（即经数字化技术生成）保留了传统文件的性质、运行轨迹和管理模式，一旦在传统管理模式下出现文件缺失、泄密等问题，电子文件管理中也会出现无法检索的问题。第二，计算机网络技术下运行的电子文件，其真实性、完整性以及可读性等容易遭到破坏。电子文件从生成到传输、保存与利用，中间有很多情况都可能导致文件真实性、完整性的缺损，或者无法证明它的真实与完整，比如没有使用办公自动化系统的学校，学校层面的电子文件需要经过职能部门、二级学院（辅导员）层层传达、转发，才能传达至每一位教师或学生，由于理解的深度不同，文件就容易被传输者消化吸收后重新传输;即使是使用办公自动化系统的单位，文件也有可能被恶意篡改，如果该电子文件的原始记录性被破坏，那么其保存、利用也就无从谈起，电子文件管理工作就会出现偏差。第三，大数据背景下，互联互通、共享机制成为必然，但是电子文件的属性问题极易造成信息孤岛现象，日后也会成为社会历史、文化、法律、科技的残缺，无法唤起社会的记忆。

二、高校电子文件管理方案

（一）元数据——电子文件的状态更迭

档案工作是为了真实完整地记录保存人类的社会实践活动，并且对其进行研究，上升为理论，再指导人们的实践活动，无论采用什么样的方式方法，保持档案的原始记录性是档案工作最本质的特征。电子文件元数据全面、系统和有序地记录了电子文件的属性、内容、结构、背景及其变化情况，具有反映电子文件原始状态的功能。元数据跟踪记录电子文件从“生（利用）到死（销毁）”的全过程，其间如果发生了载体、设备及所用技术的变化，元数据可以真实地记录下来，如果该文件被修改、删除、恢复，元数据亦可记录整个历史过程，即不论载体、设备、技术如何更新换代，不论使用者、使用人次多少，元数据都能将全部变动作为历史数据保存下来，将电子文件的创建、形成、使用及载体和设备的更替、销毁全过程记录备案，对判断电子文件的真实性与完整性、凭证依据的效力有重要作用。

元数据可以由人（编制者、信息专家或使用者）提供，也可由计算机程序自动生成，不同的编制者包含的元数据不同。《信息与文献文件管理过程文件元数据第一部分：原则》（GB/T26163）中对元数据的创建、管理及应用进行了规范。国家档案局于2009年、2014年、2017年先后发布《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54-2014）及《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T63-2017）。

（二）文档一体化管理——电子文件的生命周期

电子文件可以作为法律证据使用，其法律凭证效力由“内容、结构、背景”三大要素支撑，电子文件是流动的数据，随时都可能被修改删除。为确保其安全性，应在文件生成之初就确定文件的保存价值、归档范围以及采集时间和方式，否则有些文件可能会丢失或被非法修改损坏。因此，电子文件从形成到永久保存或销毁，整个生命周期应该是一个无缝管理系统，这就更需要文档一体化管理。

文档一体化管理主张在电子文件生成之初就采取行动，以保证归档质量，即在传统纸质文件归档管理模式中，将“后控制”手段提到前端。文件生命周期理论是实行文档一体化管理的基础，该理论认为文件、档案只是文件在整个生命运动周期的不同阶段，不管文件处在哪一个阶段，生成、传输、保存、利用亦或销毁，其物质形态、信息内容等方面无根本性的改变。文件生命周期把文件从“生（利用）到死（销毁）”看成一个完整的过程，在进入文件生命周期之前，把整个管理过程的目标、要求和规则、需要实现的功能、有可能出现的问题及问题的解决办法全部进行系统分析、科学整合，这是前端控制思想的精髓。

另外，来源原则是档案工作的基本理论和核心原则，其基本思想是尊重来源，明确档案与形成者的联系，从而有力地维护和保持档案的原始记录性。这就要求档案部门尊重文件形成部门自成体系的管理方法，将工作重心放到文件归档之前，体现了文档部门的合作精神，为文档一体化管理策略提供了依据。

（三）风险管理——电子文件的安全稳定

电子文件的产生，丰富了文件的表达形式、结构、性能，但是其自身携带的兼容性、安全性方面的技术漏洞给电子文件管理留下了隐患;电子文件本身的传输速度、效率和利用给人们带来方便，但是也给更改、截获电子文件带来更多的可能;同时，高校使用的其他各种管理系统、学校的网络环境也必然会影响到电子文件的安全稳定。事物本身具有的两面性使得电子文件管理系统存在一定的风险，没有安全的保障，系统同样不能稳定运行。因此，从谨慎安全方面考虑如何很好地进行风险管理是不容忽视的一步。电子文件管理系统的风险管理亦要遵循全程管理和前端控制原则，始终本着超前的意识和有始有终的态度，风险管理大概分为：一是风险的时时检测，即防范。对系统进行时时检测，最大限度地将风险扼杀在摇篮里，避免对文件造成破坏，使系统遭到损失。二是风险的消除，即执行。运用一切技术消除出现的风险，确保文件的真实、完整、长期可读。三是风险的监控，即创新。针对残余的风险及新风险一一堵漏，逐项完善，做到高效、安全、卓越，与众不同。

三、结语

不管是电子文件的元数据、文档一体化管理，还是风险管理，都要有一个统一的标准，要从职能部门、二级学院层面向学校层面，从分散式管理模式向集中式管理模式，从环节式分段管理向无缝式流程管理进行战略转型，从顶层设计，自上而下，明确电子文件管理目标定位，并纳入高校教育信息化改革进程，促进职能部门、二级学院之间的联系，不断完善高校分散的、不合理的电子文件管理系统。

参考文献：

[1]樊振东.高校纸质文件与电子文件双轨制归档管理探究[J].城建档案，2019（11）.

[2]趙屹.电子文件防篡改技术发展对档案管理的影响及启示[J].档案学研究，2019（06）.

[3]刘家真.电子文件管理理论与实践[M].北京：科学出版社，2003.

（作者单位：郑州信息工程职业学院）