茶文化背景下机关聚集区档案集中管理实践

张 蓓

（南通市档案馆，江苏南通226000）

1 档案管理中心的定位

南通市图书馆综合大楼入驻单位档案管理中心根据市委、市政府及局党组的指示精神，充分借鉴兄弟省市的做法，同时结合档案管理中心的实际，对档案管理中心的工作重新进行了规划定位，认为档案管理中心是为图书馆综合服务大楼各入驻单位提供档案集中保管和利用等服务的市档案局（馆）所属内部机构，其所进行的档案管理服务有别于国家综合档案馆或单位内部档案室，具体特征如下：

（1）中心对档案的管理不是法定进馆管理。法定进馆需具备两个条件：一是该单位为承担法定进馆义务的单位；二是档案到了法定移交进馆期限。中心目前管理的档案来自司法局、水利局、环保局、审计局等16 家单位，其中有一大半以上单位不是法定进馆单位，即便是法定进馆单位，其移交给中心管理的档案也还没有到法定移交进馆期限。因此，中心对档案的管理不是国家综合档案馆的法定进馆管理，而是以集约化管理为目标的档案集中管理。

（2）中心对档案的管理不是代保管或寄存管理。代保管或寄存都是基于平等民事主体之间的合意，是一种合同行为。尽管中心也强调各入驻单位档案移进、移出自由，但这种集约化管理的要求是依据市委、市政府行政决定做出的，管理行为本身带有一定的强制性，不是基于民事合意。同时，代保管或寄存是在所有权不发生改变的情况下，管理权发生转移；中心管理档案，所有权同样不发生改变，但管理权发生部分转移，由中心与入驻单位共同管理。

2 档案管理中心工作需解决的问题

2.1 明晰中心和入驻单位的权责

中心采用集约化管理的主要目的是帮助入驻单位统一保存和归档管理，方便档案利用，同时为入驻单位节约档案保管库房和阅览用房面积，因此，中心的主要职责是对各入驻单位的档案进行分类管理和科学管理，做好移交和归档工作，并完善档案利用制度，加强档案利用的规范性，确保档案利用的高效和安全。入驻单位需要加强对各自单位档案的分类和安全保密等级管理，根据中心归档的统一要求做好归档和按时移交工作。

2.2 加强档案管理员队伍建设

无论是中心还是入驻单位都需要加强档案管理员队伍建设。入驻单位不能因档案最终要移交中心保管就疏于对档案的过程管理，或者依赖中心的专业化管理在安排档案管理员的过程中过于随意如经常变更管理员或使用兼职管理员，入驻单位的管理员应该是相对固定的长期的专职人员并熟悉国家档案政策法规，按照相关管理办法做好本单位的档案的常规管理工作。中心需要进一步加强对档案管理的专业化培训，一是在档案移交和共同管理的过程中能够帮助入驻单位的管理员按照相关管理制度和办法完成相关工作，实现规范管理；二是使管理员牢记底线规范档案利用行为，确保档案安全利用。除了确保中心和入驻单位档案管理员的专业化，还需要定期对这些管理员进行思想和心理疏导教育。档案管理工作相对枯燥，而且容易被边缘化，管理员在长期工作中容易出现懈怠等消极情绪，需要定期组织档案管理员进行培训，一是提高工作业务能力，二是通过集体活动释放消极情绪，三是进行意识形态教育以利于落实意识形态主体责任。

2.3 完善中心档案管理机制

为落实中心的主体责任，必须结合新技术完善中心档案管理各项机制。一是完善中心档案的传统保管和信息化管理机制，根据不同入驻单位和不同安全级别的档案进行分类管理和科学管理，做好归档工作。二是结合信息化技术完善中心档案的借阅等档案利用机制，按照国家档案政策法规办好相关手续，做好网络远程借阅和现场借阅的审批、登记等流程工作，预防档案出现问题无法追责的问题，规范相关程序确保档案的安全和合规利用。三是完善中心档案管理员的培训进修机制，通过定期的专项讲座和学习交流会对全员进行全面的业务提升培训和思想政治教育。

3 档案管理中心工作举措创新

在对档案管理中心的工作进行准确定位后，我们根据这个定位，结合实际，摸索、创新出一整套工作举措，经过一年来的实践检验，这些工作举措是合理有效的，是符合中心的创办初衷。

（1）在档案管理上实行“责任区分模式”。即中心与各入驻单位区别分担管理责任：一是各入驻单位已移交入库的档案，其所有权仍属各单位，但档案的实体安全管理责任则由中心独立承担；二是档案利用权由各入驻单位自主行使，中心只负责入驻单位档案借、调阅的接待及登记工作；三是档案信息安全责任由入驻单位和中心共同承担，而借、调阅过程中的信息安全责任由入驻单位承担，保管期间的信息安全责任由中心承担。这种管理模式一方面明确了中心与入驻单位的各自责任，另一方面又较好解决了工作效率问题。

（2）在档案利用中实行“联系人制度”。即各入驻单位往来中心利用档案的人员必须是经各单位书面指定的专人，且其利用权限也必须经各入驻单位进行特别授权，中心将利用权限细化为“文书档案权限”、“会计档案权限”以及“全权限”三种，同时，该指定人也是档案移交工作的联系人。通过联系人制度制定指定专人既有利于便捷开展档案利用及档案移交工作，保证档案移交工作的高效性，又有效解决了入驻单位内部人员交叉泄密的隐患，提高档案的安全性。

（3）在库房管理上实行“双人五同规定”。由于各入驻单位档案集中存放在一起，为避免入驻单位工作人员调档时观看其他单位的档案，以及中心工作人员“监守自盗”而造成档案信息丢失、泄密的隐患，中心除了在库区内加装实时监控设备外，还借鉴了银行业金库管理的严格规定，对进出档案库房实行两人以上的“同开”、“同进”、“同在”、“同出”、“同锁”的“五同”规定。这一规定确保了在任何情况下都有两人以上共同入库，达到相互监督的目的，较好解决了库区管理过程中的丢失、泄密问题。

（4）在档案移交中实行“照单核数制度”。由于各入驻单位移交入中心的档案大都未到法定进馆期，处在动态管理状态，因此，我们根据实际情况因地制宜地采取了“照单核数制度”，以化繁为简，有效解决了清点入库的问题：一是各入驻单位自行决定进馆门类，中心按照提交的清单安排预留库区指定位置；二是入驻单位事先清点造册，中心派员按照清册当面进行复核点数，办理移交手续；三是暂不要求按照国家进馆规范进行整理（整理工作由各单位在法定进馆到期前适时另行安排），入驻单位与中心在清点数量上达成一致，即可办理交接手续。这一做法打消了各单位的顾虑，提高了进馆工作效率，又确保了进馆数量的准确性。

4 档案管理中心现状及成效

4.1 档案管理中心的运行现状

中心成立于2015 年6 月。在市委、市政府的关心下，在局党组的正确领导下和兄弟处室的密切配合支持下，中心在建立健全制度、创新管理方式、节约行政成本、提高行政效率方面狠下功夫，取得了一定的成绩，受到了上级领导的肯定、服务单位的好评以及兄弟单位的关注。截止到2017 年底，共有16 家入驻单位的档案集中到中心保管，档案保有量为117303卷/件/盒。接待调卷量为1178人次、20780卷（件）。目前，中心拥有库房3个、阅档室1 个，专职工作人员3 人。库房实用面积约500 平米，安装4联装5 层以上密集架102 列，馆藏余量达10 年以上。库区通道、库房内部全面安装20 余个摄像头，查档大厅安装4 联装监控电视墙，有效实现了对库房内外的24小时无死角实时监控。

4.2 档案管理中心的运行成效

档案管理中心的成立有效地解决了机关聚集区档案库房紧缺（集中保管节约办公用房面积见表1）和机关专职档案人员缺编的问题，入驻单位不再需要单独规划档案保管、借阅用房以及安排专人进行管理，充分发挥了降低入驻单位行政成本、改善档案保管条件、提高档案安全保密系数的作用，符合国家关于机关聚集区档案管理工作高质量发展的要求和预期目标。

档案管理中心的成立与有效运行在一定程度上完善了信息公开机制并落实了便民服务理念。通过对市图书馆综合大楼入驻单位的档案的集中管理并获得入驻单位授权的调阅权限范围内，档案管理中心可以为办理过调阅手续的个人和单位委托人提供一站式服务，而不需要档案申请调阅人跑多个部门和多次办理手续，极大的方便了个人和单位委托人对于获取相关部门的公开信息和依申请公开信息。

表1 集中保管节约办公用房面积表

5 档案管理中心工作展望

中心的成立是机关聚集区档案集约化管理的一次成功的体制改革。近年来，中心坚持开放、共享、服务的发展理念，不断进行管理机制的创新。尽管如此，结合工作实际，中心依然发现工作中的一些不足之处，各入驻单位档案管理业务工作水平参差不齐，数字化程度也存在差异，个别单位档案管理人员调换频繁，存在轻视日常档案整理工作和业务不熟练的问题，档案工作水平发展不平衡，导致移交清点有一定难度以及档案查找利用效率不高等问题。在未来的工作中，中心需要完善沟通协调机制，积极争取各入驻单位领导的重视与支持，在财政和人员编制允许的情况下，做到各入驻单位档案工作统一标准、统一整理以及统一数字化。