电子发票在中小企业中的应用——以W茶企业为例

叶佳慧，邵 露

（嘉兴南湖学院，浙江嘉兴314001）

1 电子发票基本概述

1.1 电子发票发展推广的背景

我国于2012 年5 月试点推行，2013 年6 月开出了第一张电子发票，2015 年11 月，开始面向全国各地推行增值税电子发票系统。2015 年，李克强总理在政府工作报告中初次提出“互联网+”行动计划，国家税务局提出“互联网+税务”的行动计划。同年，国家明确了电子发票的法律效力，颁布了相关政策，向社会陆续发布了多项文件，全力支持电子发票在全社会的推广和落实。如今，随着国家政府对于电子发票政策的持续支持和推进，以及市场教育水平的不断深化，使电子发票的普及率快速提升，电子发票的开具数目也将维持高速增长态势。根据艾媒咨询的数据显示，2018年全国电子发票开具数量达到32.7亿张，较前一年增长了257.1%，预计2021 年电子发票开具数量将增加到500亿张左右。

1.2 电子发票的特征

1.2.1 无纸化、高效率、低成本化

电子发票的运行和操作的方式是数据电文化，节省了企业发票的印制、存储和保管成本。发票电子化不仅能减轻企业开票负担，还可以零成本进入更高效的发票管理模式。另外纸质发票需要花费较多时间进行汇总和整理，而电子发票由电脑自动汇总，使财务人员在工作效率上和工作质量上得到很大的提升。

1.2.2 便捷化、相对安全化

电子发票随开随用的特征，使其开票较纸质发票便利，只要消费者在手机上输入发票信息，服务员无需填写发票，信息提交后即可。这种操作无需在收银机前等待，可以在任何地方进行减少了消费者的等待时间。电子发票相较于纸质发票更易于保存，可以永久存储在消费者的手机和邮箱中，故其权益也得到了一定保证，相应减少了个人信息泄露的可能性。

1.2.3 规范化、可查验化

过去企业需要每半年向税务局提交并申请印制发票计划，得到批准后将由税务局指定的印刷厂进行印制，待印制的纸质发票使用完后再进行缴销。如今电子发票的应用使企业开具发票只需申请领取发票的号段，有效的解决了传统纸质发票假发票、虚开发票和包税制等易出现的固有弊端。电子发票系统采取电子化的防伪模式，可以登陆各大电子发票服务平台进行查验，为税务机关工作的进展提供主动可控制的环境。

2 增值税发票全面电子化在W茶企业的应用

2.1 公司简介

W 茶企业是具有一定生产规模的中小型企业，成立于浙江，是私营企业，在当地以及一些地区具有一定的名气。W 茶企业的许可经营范围有茶叶生产、加工以及在食品生产许可证有效期内经营销售。企业从茶叶的生产、采摘、加工到最后线下旗舰店的销售等一条龙的生产形式，向客户提供茶叶种植与茶文化传播的优质服务，主要采取线下的实体销售模式。由于W 茶企业的诚信、专业服务，并且从成立之初至今，不断吸取和借鉴国内外先进的经营、管理思想理念，努力实现公司业务、管理等方面的自我超越，多年来获得了客户的一致好评与信任。

2.2 具体应用

在“互联网+”背景下，随着经济发展不断的加速，电子发票的应用范围不断扩大，成为我国经济新常态下的重要组成部分。目前，我国电子发票的使用实体主要由各类原料厂商、产品及服务集成商、负责产品服务的经销商与消费者等组成。

W 茶企业所应用与处理的票据有增值税专用发票、普通发票与冠名通用机打发票。对于这三类发票是企业单位或企业工作人员在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中所开具、收取的业务凭证。

W茶企业作为一家茶叶生产销售、茶文化传播等特殊业务的有限责任公司，其创造价值的主体是负责茶叶种植、销售与茶叶文化传播的员工。而这些员工在进行茶叶品质实地检查、茶叶销售、两企业茶叶文化交流采取合作的工作时，会产生大量的差旅相关费用，各类费用是W茶企业营业过程中的最主要支出之一。

在实地检查以及销售产品的业务中，员工会在外出差过程中接触到各类电子发票，主要涉及到的电子发票类型有：餐饮费、电话费、住宿费、会议费、通话费、电商购物费、租赁费等。这些电子发票几乎涵盖了纳入电子发票适用范围的全部行业。

电子发票的应用在茶叶的批量销售业务中应用最为广泛。企业销售自产的茶叶产品以及进行加工后的销售会使用到货物销售发票，用来表明所销售的商品规格、数量、销售价格、运费、保险费、开票日期以及付款方式等内容，销售发票会通过电子发票的形式传送给购买方。例如：2020 年12 月与X 有限公司签订一份售货合同，合同约定X 有限公司订购茶叶一批，当即收到银行汇票一张，财务部验票后开出增值税普通发票，并通知仓库发货。所开具电子发票如下：

随着“互联网+”背景下科技的迅速发展，W 茶企业在继续实体茶叶销售模式上，开展线上的电子商务销售，这就意味着电子发票在该企业的应用将会更加广泛。

2.3 应用中存在的问题

电子发票的应用给W 茶企业在生产销售过程中带来了成本较低化、开具便捷化等利益，但在电子发票的应用中尚存在些许问题。

2.3.1 电子发票管理制度尚未健全

一方面，大部分茶企业都是茶民有多年种植经验后成立的中小型甚至是个体企业。W 茶企业也是如此，企业管理人员自身对财务会计和电子发票方面了解知识较少，因此企业缺乏完善的财务管理体系，会计核算不健全，电子发票管理制度也尚未完善。另一方面，W 茶企业虽然具有一定规模但与大多数茶企业一样并未根据国家相关制定健全相应的财务管理制度，电子发票规范性和标准体系也未得到完善。

2.3.2 电子发票应用理念落后

W 茶企业在生产销售过程中，仍较多使用传统的纸质开票方式，不利于发票的管理质量和效率。虽然W 茶企业发票无纸化水平在很大程度上有所改善，但信息网络技术应用水平有所欠缺，这使得先进的经营理念难以渗透到实际的电子发票管理工作中。

2.3.3 电子发票管理水平较低

随着网络信息化普及，信息技术的应用能够完善和创新电子发票管理制度，一定程度上提高了W 茶企业电子发票管理的工作质量及效率，但由于在电子发票管理中的应用起步过迟，导致其信息技术应用处于较低水平，从而影响电子发票的管理。

2.3.4 电子发票使用存在安全隐患

W 茶公司负责人称对网络安全的信任度较低。在“互联网+”的背景下，网络的开放性和数据的共享性使安全隐患也随之增加。电子发票含有大量的商业信息和涉税内容，数据的安全需要得到保障，一旦企业电子发票信息泄漏，可能会影响企业财务管理安全性。

2.3.5 电子发票存在重复报销情况

W茶企业的采购人员外出等其他业务的经费报销，需要打印电子发票凭证，但因电子发票下载次数不受限制，在财务管理体系不够完善的情况下，若财务人员无法及时核对电子发票信息，可能会造成电子发票重复报销的情况，给企业财务管理增加负担。

3 对中小企业电子发票应用的对策建议

3.1 电子档案管理系统的建立

在“互联网+”背景下，针对企业办公高效化、信息化的发展趋势，为了充分发挥电子发票无纸化的特点，中小企业可以建立电子档案管理系统。将发票数据等电子文件档案储存在电子档案管理系统中，进行分类检索，既方便查阅，实现办公无纸化、信息化，还能保证数据的安全存储。

3.2 确立完善的电子发票管理制度

中小企业要完善电子发票管理制度以避免此类报销风险。第一，财务部门对电子发票进行登记台账。在报销发票时，与建立的电子文档进行比对是否有重复录入，而后进行报销发票录入，在此过程中保证信息准确不存在错误。在检查电子发票真实性时，利用excel表格严格按照操作步骤进行信息输入，进行税务局网站逐一验证。第二，建全报销制度。借助ERP系统将电子发票的链接发送到财务部门，由财务人员及时进行相关打印、报销日期进行标记，而后进行登记台账。同时对发票报销的审核操作进行限定，对打印的发票进行“发票重无误”章印并及时登记。第三，建立多人流动审查制度。对电子发票的开出到报销整一个过程进行有效的监管，当月审核电子发票时对内开具程序公开，确保报销操作无误，形成适应企业的电子发票管理制度。

3.3 实施信息安全保护措施

中小企业需建立信息安全保护系统对电子发票信息进行全面保障。首先，加大科技信息技术的投入，培养发票信息处理软件的工作人员。在保证电子发票高效处理的同时，及时补救信息处理出现的问题，运用自己的加密系统进一步提高信息安全。其次借助ERP 系统自动对比电子发票信息，在提高发票检验真伪的准确率时，降低了电子发票重复入账率。

3.4 提高财会人员工作综合素质

增强财务工作人员的综合素质，使财务工作的效率和准确性得到提升。第一，提高员工的专业化水平。完成现代网络技术的学习，对电子发票等相关系统的运用具有一定的了解以及运用能力。第二，加大财务人员的专业知识培训。对电子发票的开具以及报销都要有正确的认知，减少低级错误的产生，增强电子发票使用的规范性，增强审查鉴别能力。第三，加强财务人员的风险防控意识。对电子发票使用过程中可能出现的风险有清晰的认知，并能及时采取一定的措施来预防或降低风险。

4 结语

在目前的情况下，电子发票已在继续发展的进程中，相关法律法规的设立还是有所欠缺。中小企业在运用电子发票的过程中仍能遇到许多问题，要全方面考虑员工对待电子发票的态度、电子发票自身存在的缺陷等问题，解决这些问题需要综合考虑企业的情况，对症下药。在“互联网+”的背景下，将互联网的优势最大化，兼顾工作的效率与速度，将电子发票的效用最大化。

随着技术进步与政策的进一步完善，以W 茶企业为代表的中小企业能更好地运用电子发票。