浅谈企业电子文件的安全保密管理

刘晨晨

摘 要：随着经济和科技的不断发展，我国的电子化信息产业不断完善，目前我国大多数的企业都改变了传统的办公方式，开始采用以电子化办公的方式管理公司，尤其是近些年来，企业普遍采用电子化办公的现象十分普遍。虽然现代企业改变了传统运营方式中纸质化办公的成本，大大降低了成本，但仍要注重使用电子文件产生风险，如果企业对这些环节没有做到足够的重视，不能做好保密工作，就会使企业的运行在某一个环节内出现问题，进而使企业发生不可预知的风险事故，在某种程度上给企业带来无法弥补的财产损失。

关键词：电子文件;安全问题;保密与管理

在遵守国家保密法规，严格保守国家秘密的同时，各级管理人员应该注重保护企业商业秘密。尤其是近些年来，随着外包业务的发展，企业在选择外包业务时应该更加谨慎，在最大程度上保护企业大量的电子文件安全，明白企业电子文件保密管理的重要性，并且采取科学有效的相关措施保护企业的良好发展，保护企业商业秘密安全，减少某种程度上给企业所带来的财产损失。

一、企业电子文件保密管理的定义

保密工作对于一个企业来说是非常重要的，尤其是对于电子文件来说，企业只有做好保密工作，才可以使企业达到稳定安全，进而使企业保持良好的运营态势。目前很多企业也认识到了稳定，安全和准确的电子文件对于企业发展前进的重要性，也积极的采取了相应的措施，加强企业的保密管理工作，但是由于电子文件本身会受到各种因素的影响，会有风险事故发生，因此不可避免的会出现一些文件质量问题，为企业带来其他方面的一些损失，所以企业近些年来更加注重电子文件的保密管理工作，希望可以为企业的运营和发展保驾护航。

企业的电子文件保密管理工作，其实就是要求企业的管理人员对电子文件中可能存在的风险进行评估，识别出一些风险比较大且频率高的事故之后，采取科学且合理有效的方法和技术，对电子文件的风险进行控制，把电子文件存在的风险性降到最低，达到预防风险，对电子文件进行保密的目的，进而使企业花费最小的成本达到最好的效果，将电子文件可能存在的风险以及风险所带来的损失降到最低，这就是企业对电子文件保密管理的重要性和什么是电子保密管理工作。

二、企业对电子文件进行保密管理的原因

2.1企业信息建设的对外机制

目前大多数企业都注重加强对企业信息化建设的管理工作，但是在实际操作过程中，会受到很多因素的制约，要考虑的因素很多，因此，大多数企业为了减少工作量和成本，把企业的信息化建设对外进行承包，尤其是近些年来，众多企业实行外包机制促进了信息建设外包公司的不断发展和壮大。对于企业的对外承包来说，其实就是将企业的信息工作委托给第三方，由第三方人员对企业系统的开发建设和维护进行管理，保证企业的顺利进行。大多数情况下，对外承包制更适用于项目多任务重的企业，这一类企业实行对外承包制可以大大降低企业的成本，提高企业的运行效率，但是企业将信息对外进行承包也有不利的方面，首先会影响企业的信息保密程度，造成企业大量的核心信息外流，使产权在转移过程当中出现不彻底性，会在一定程度上受制于第三方，因此，面对这种情况就需要企业做好保密管理工作，将企业的各种电子文件保管妥当，避免造成信息外流的严重后果。

2.2员工个人素质问题

优秀员工对于企业风险管理来说非常重要，只有员工的素质良好，才可以保证企业的电子文件良好的保密性，才可以使企业顺利的发展进行。电子文件风险管理与传统的文件管理相比较而言有了很多的改变，不仅表现在管理技术方面，而且表现在管理的方法方面，因此，面对这种情况，企业应该注重人员的素质问题，严格要求员工，选择素质较高，专业技术较好的人才，选取的人才要必须符合企业的发展规划，符合企业的人才需要条件，既从事这个行业的相关人员必须要熟悉本企业的业务流程和科学技术运用，除此之外，还要掌握良好的计算机程序，能够熟练的运用计算机网络等高科技产品，更重要的是要求从业人员要对企业的内部业务工作流程，尤其是在电子文件的形成、传递方面做到心中有数，能够有比较深入的了解，以此来保证企业的人才需要。但是目前我国企业在这方面的人才比较匮乏，符合要求的人员很少，急需解决人才短缺问题。

2.3相关法律法规不健全

目前对于企业的信息系统方面的相关法律法规还不健全，很多企业的信息管理服务系统容易受到黑客的攻击，不仅如此，还容易出现内部人员作案以及病毒入侵的情况，尤其是商业银行，保险公司等这类的企业。因此，这类企业要想保证企业的顺利进行，解决企业风险因素的存在，国家就必须制定相关的法律法规，完善法律环境，建立科学有效的法律体系促进电子交易行业的规范化和制度化，解决法律不健全带来的各种问题，做到为企业的良好设立发展保驾护航。

三、加强企业电子文件保密管理的措施

3.1慎重选择对外承包业务

企业在选择对外承包业务时应该慎重选择企业的信息，在承包之前，首先应强化党管保密原则，企业党委应将此事作为重大议题进行前置研究，提出指导意见，明确企业主要负责人、项目实施人的保密责任;具体执行过程中，有关事项应提交董事会、领导班子会进行讨论研究，与会人员应按照党委的要求，对涉及商业秘密的文件安全性进行集体研究，要求全体人员进行风险评估，最后由董事会作出执行决定。只有通过经过完整的党委前置研究、执行层面集体研讨、形成完善保密责任体系的承包业务才可以委托给第三方，降低经营风险，促进企业的良好运营和发展。

3.2培养优秀的保密管理工作人员

优秀的保密管理工作人员可以为企業大大降低经营风险，保证企业电子文件的信息安全，是企业成功的必要条件，因此，企业要想加强电子文件的保密管理工作，就必须培养大量的优秀人才，加强企业的保密管理工作。培养优秀人才，主要表现在以下几方面：一是企业要建立优秀人才培养战略，采取各种积极有效的措施来吸引更多优秀的人才加入到企业当中，二是要创造良好的企业氛围，从到和谐愉快的氛围和学习环境，为相关工作人员提供良好的外部环境，三是要加强对电子文件保密管理工作人员的技术训练，加大经济投入，让员工可以学习更多的理论技术知识，为员工的深造打下良好的经济基础。只有这样才可以提高企业的实力。

3.3完善相关法律法规

企业信息化建设的良好运营需要法律环境来保驾护航，政府应该出台相关的法律法规政策，对于违反企业保密管理政策的人员要加大惩罚力度，防止一些不法分子利用企业的电子文件获取相关利益，欺骗更多的消费者。也只有完善相关法律法规，才可以提高企业的运营质量和效率，促进企业的快速平稳发展。尤其是我国目前面临着重大的企业信息化发展阻碍问题，更需要良好的法律环境保障企业的顺利发展。

四、结束语

总而言之，企业电子文件的安全保密管理工作需要内部环境的支撑，也需要外部环境的保障，提高保密管理工作人员的职业素养，完善对外承包行业的法律法规政策，一定可以提高企业信息的保密程度，提高企业的运行质量和效率。

参考文献：

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[2]王金鹏，尹征.档案开放环境下对涉密电子文件管理的思考[J].办公室业务，2019（17）：99-100.

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