浅谈电力企业文件材料归档范围与档案保管期限表编制方法

2020-03-04黄国福

广西电业 2020年10期

●黄国福

一、概述

二、编制背景与现状

为了适应我国市场经济体制完善和法规要求，满足企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，2012 年12 月国家档案局印发了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10 号，以下简称10 号令）。经过几年的实践，中国能源建设集团广西电力设计研究院有限公司编制印发了《电力企业文件材料归档范围和档案保管期限表》（以下简称“归档范围与保管期限表”），规范档案管理工作，取得了非常好的成效。

一是夯实电力企业档案基础工作。归档范围与保管期限表对强化企业的各类文件材料收集、提升企业档案管理水平、优化档案资源、促进企业自律具有重要推动作用。二是实现依法治档案。归档范围与保管期限表决定档案材料的结构与价值，是该院档案工作的圣经，对电力企业档案管理标准化，实现依法依规治档案具有重要的意义。三是它改变过去一表管几十年、表过于简单、操作性不强、三分法与标时制混用的现象。归档范围与保管期限表犹如一把尺子，文件材料形成者及档案人员可以用它度量什么文件应该归档，什么文件不应该归档，什么样的文件材料为永久、30 年或10 年保管期限。因此，归档范围与保管期限表对该院档案工作具有举足轻重的作用。

但是，也有许多电力企业并未认识到归档范围与保管期限表作用，未把这项工作提到应有的高度，从而出现很多问题，概括为以下几个方面：

（一）一表管十年

有的电力企业未按10 号令要求编制归档范围与保管期限表，一直沿用以前旧保管期限，或原表的翻板，或归档范围与保管期限表制定完成后，一成不变，特别是在企业资本结构或主营业务发生较大变化时，未及时修订和完善，一表管十年，未反映企业发展、变更及业务范围变化。

（二）生搬硬套

有的电力企业未从本企业的实际情况出发，生搬硬套10 号令的案例或其他企业的案例，或者在表中随便拉几条，表中的各项未进行细化和量化，操作性不强。

（三）考虑不周

有的电力企业在编制归档范围与保管期限表时，未全面进行分析和鉴别本企业形成文件材料的现实作用和历史价值，未统筹考虑纸质文件材料与其他载体文件材料的管理要求，未能准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限，未考虑多方面的需要。

ABCB1基因C3435T多态性对手术患者术后阿片类药物使用量及镇痛效果影响的Meta分析 …………… 吴成凤等（18）：2537

（四）未协调档案部门与业务部门的关系

有的电力企业在编制归档范围与保管期限表时，未协调档案部门与业务部门的关系，出现档案部门大包大揽或者任由业务部门去做，从而造成编制归档范围与保管期限表未能充反映电力企业服务和企业管理的实际情况，出现漏项、缺项或无用项。

（五）编制不规范

电力企业在编制归档范围与保管期限表时，未按10 号令附表《企业管理类档案保管期限表》的逻辑结构进行清楚、有序排列，从而造成归档范围与保管期限表逻辑混乱，编制的表格不规范，给实际操作带来不便。

鉴于以上种种问题，造成归档范围与保管期限表未能全面、正确反映和覆盖本企业形成文件材料，在实际工作中可操作性不强，档案人员在接收件材料归文时无法正确判定文件材料是否应该归档,无法准确划定保管期限，从而造成很多本应归档的文件材料未得到归档，文件材料大量流失，给电力企业带来严重损失和隐患。

三、制编方法

归档范围与保管期限表制编是一个系统性工程，该表编制好坏直接关系到电力企业档案齐全、完整和价值判定。档案部门作为归档范围与保管期限表编制对口管理部门，要高度重视归档范围与保管期限表编制工作，协调好档案部门与各业务部门的关系，按前期准备、文件起草、讨论与征求意见、上报与下发、贯彻与动态管理做好归档范围与保管期限表编制、发布、使用、修订与维护工作。

（一）前期准备工作

1.认真做好学习和培训

归档范围与保管期限表编制工作是电力企业档案管理工作的创新，也是文件材料收集与整理的标准化工作，为了确保归档范围与保管期限表能用、好用、实用，电力企业必须做好编写人员的培训工作，积极参加档案行政管理部门举办的培训班，对编制人员进行系统培训。同时，对有关职能部门、业务部门关键岗位、关键人进行档案业务培训，让他们了解10 号令和档案理论基础知识，为归档范围与保管期限表编制做好人才的准备。

2.情况调研

电力企业应充分利用企业人事部门、生产管理部门现有的管理体系，采用“头脑风暴法”、排列图、关联图、流程图等统计分析工具，摸清本企业的业务的特点、组织构架及职责，摸清产品和业务组成，梳理出电力企业管理及业务的流程和关键节点，为归档范围与保管期限表编制做好材料的准备。

3.设立专门机构

电力企业应成立归档范围与保管期限表编制领导小组，由分管档案工作的企业负责人任组长，档案部门负责人任副组长，职能部门负责人、业务部门负责人任成员。负责批准归档范围与保管期限表编制工作计划，审定文件材料归档范围和档案保管期限表，协调编制工作中的重大事项等工作。

在领导小组下设归档范围与保管期限表编制办公室，其成员由档案部门、职能部门、业务部门人员组成。具体负责归档范围与保管期限表编制工作计划制定、编写工作组织和起草、宣贯等工作。

（二）编制工作中应注意的问题

电力企业必须按照“5W1H"的方式编制工作计划，合理地安排文件起草、修改、下发、等阶段的各项工作；要将每一项工作落实到人，并有明确的时间节点和工作成果形式，同步制定预算。要特别注意的是，不仅要编制管理类文件材料归档范围和档案保管期限表，还要同时编制和修订其他各类文件材料归档范围和档案保管期限表，如生产和服务提供、科研、重大建设项目等等。

1.文件起草

一是明确分工。归档范围和保管期限表是一项专业性很强的工作，最好在档案部门主导下，职能部门、技术人员、业务人员共同参加，切忌档案部门单打独斗，要想办法吸收技术人员、业务人员参与进来，并负责本岗或所负责的业务文件材料收集范围的编写。

二是确定范围。归档范围和保管期限表的编写范围是企业所有的文件材料和档案，所以要特别注意对新的业务进行梳理，根据企业的实际情况确定编写的范围。

三是结构安排。归档范围和保管期限表一般包括条款和档案保管期限表两个部份。条款主要是对文件材料归档范围和档案保管期限表的编制、保管期限的设置、实施要求、归档范围界定及保管期限划分的原则做出规定。

四是保管期限。保管期限按规定采用标时法，一般分为永久、30 年、10 年，企业也可以自主设置，但不得低于10 年。电子档案由于其存储密度大、管理成本较低可以适当延长保管期限。

2.归档范围和保管期限表的结构

在实际操作中，电力企业要最大限度地利用10 号令提供的附表进行表头的设计，包括序号、归档范围、保管期限三栏。上报审查备案时只限这三栏，审查备案后，建议相关电力企业可以进行适当增删、调整。如把表序号改成类别代号，变成分类编号、归档范围及保管期限表，这样更符合实际操作的需求，实现一表多用。

3.表内文件材料排列与编号

由于组织机构变化非常频繁，表内文件材料的排列最好采用职能序列来安排文件材料排序，最底一层的条目尽可能细化到具体的文件。按职能编制时，整体架构及顺序可以照搬10 号令。

4.表内文件材料内容及细化

10 号令的附表提供了一个样本，不一定适用于电力企业，因此必须将表内文件材料内容进行细化。如“3.4 本企业股东、股权登记文件材料”可按照股东、股权登记工作业务过程或文件材料的成分进行细化。

为了准确地划分保管期限，可以根据永久、30 年、10 年对表中的文件材料再进行细化。例如：涉及企业经营、管理等的全局、间隔周期超过一年才召开的会议，如年度工作会的，材料可划分永久；一年召开一次的专题会议的会议材料划分为30 年；部门召开的专业会议材料划分为10 年。为了达到精细化要求，在编制时最好不用“重要的”“一般的”表达式，尽可能采用量化词来表述，量化的方式有金额、时间、行政级别、地理范围、本企业内外等。如采购合同，“100万元以上（含100 万元）的”为永久，“50～100 万元的”为30 年，“50 万元以下（含50 万元）的”为10 年。

（三）征求意见、签发及报审

电力企业完成归档范围与保管期限表起草后，要召集企业内各业务部门的业务骨干或部门负责人开会讨论，档案部门按照讨论结果进行修改、补充、完善，然后以征求意见稿的形式征求企业内各方面的意见，并按反馈的意见逐条进行梳理、修改、提交企业法人审批后报档案行政管理部或上级主管部门审批备案后发布实施。

（四）动态管理

电力企业在经营期内，股权、管理职能及业务均会发生变化，这些变化最终反映在文件材料的变化，如新业务文件材料的出现，新机构产生的新文件材料，因此，当资本结构或生产经营规模、主营业务范围发生重大变化或距上一次修订保管期限表满5 年时，归档范围与保管期限表均应进行修订。修订的方法可以是局部的，也可以重新颁布，但必须按10 号令要求进行报审、备案。