关于铁路企业档案管理过程中如何有效优化库存的思考

■曹 鹏

（中国铁路昆明局集团有限公司）

企业档案是记录企业发展进程的重要依据，其蕴藏着丰富的资源，是属于拥有着非常显著的参考价值的文字和图表信息等[1]。

特别是在新时代的今天，我们铁路企业根据党的十九大和中央经济工作会议精神确定的关于铁路建设的总基调，聚焦于“交通强国，铁路先行”的历史使命。我们云南铁路正着眼于未来，正在努力构建着“八出省、五出境”的铁路骨架网的关键时刻，大量建设项目全面推进，随着建设项目的推进，势必将产生大量的非常有价值的企业档案！我认为我们铁路企业此时应该以此为契机，优化档案库存，最大限度的整合库存库容资源，以便向企业提供更加优质高效地档案服务。

那么如何才能优化库存，整合资源，怎样让档案最大限度地发挥它的对于企业的参谋助手作用呢？我觉得首先应该找到铁路企业档案管理方面普遍存在问题，然后再进行才有针对性地对症下药。本人通过在档案岗位多年工作的总结如下。

1 铁路企业档案管理问题

1.1 对档案工作重视不够

在铁路企业内部自上而下都不同程度的存在着档案意识薄弱的问题。一直以来部分领导干部都认为档案管理就是档案的保管工作，在单位的工作中是不重要的，认为档案管理工作就是保证档案资料不丢失，档案信息不泄密，能应付日常的工作查阅和对外查档能就可以了，在思想上对档案管理工作的重要性缺乏正确地认识和了解。因此，在档案工作硬件方面的投入能省则省，能简则简，以至于我们企业档案工作的现代化程序和信息化工作的进程受到了严重滞后。

1.2 管理意识有待强化

我们企业内部由于工作性质决定了，档案员都是一岗多责，身兼数职，而且有部分单位的档案管理员岗位变动频繁，有很多兼职档案管理员在从事档案管理工作前仅仅经过简单的工作交接就上岗，并没有经过专业的档案管理工作的培训和学习，这就造成了部分兼职档案员对档案的重要性认识不够，归档意识薄弱的问题，甚至部分兼职档案员还存在着认为档案存放在承办部门便于查找利用，不愿意向档案馆移交的错误认识；更有甚者强调其材料有特殊性、保密性，不宜向档案馆移交。以上种种档案意识薄弱的问题，都直接影响到了我们的档案管理水平和服务水平的提升。

1.3 档案库存量大但是质量不高

虽然《档案法》及有关档案的法律法规都有明确的规定，到期档案经过组织鉴定后即可进行销毁。但实际上这些规定并没有得到很好地执行，原因则是多方面的，如：鉴定制度、鉴定原则、鉴定方法的不够明晰，鉴定人员的基本素质参差不齐等等原因，结果就造成了：短期档案变成长期档案，长期档案跻身为永久档案，档案陷入“只进不出”、“只生不死”怪圈的现状，档案库房“住房紧张”的问题逐年突显。档案库存量年年突飞猛进，但是这其中有很多其实是“僵尸”档案，长年在库房睡大觉，库房减负扩充有效库容势在必行。

1.4 档案载体单一

走进我们档案馆库房，我们会看到的都是一柜柜、一架架码放整齐的纸质档案，而我们的照片、光盘等载体的电子档案却寥寥无几。据笔者了解，纸质档案与非纸质档案在馆藏中的数量比是900:1至1000:1之间，也就是说一个拥有15万卷纸质档案的档案馆，其馆藏非纸质档案只有150到170个保管单位之间。载体单一带来的弊病 是多方面的，档案管理人员工作量大，效率低，传统的纸质载体查阅手段单一不便于查阅，这样就造成了档案服务于企业的水平低下，利用效果差的现状，无法发挥档案在企业管理过程应当起到的作用，造成大量人力、物力、财力的浪费。

2 铁路企业档案管理过程中针对问题进行多角度的优化库存

2.1 适当融入创新的思维和理念

在铁路企业的高速发展进程中，太多的历史需要记载，太多的优秀需要传承，档案管理逐渐将成为一项重要的工作内容。我认为首先应该通过大力地宣传与培训，做到了“上岗前必培训”，让归档意识深入人心，把档案工作流程化到每一个工作岗位，让每一个工作人员把归档当作自己工作内容的一部分；同时应该敏锐地跟随着潮流趋势，转变“档案不重要”的认识，快速地融合先进的档案管理思想和观念，积极地响应中国国家铁路集团有限公司关于推行电子公文归档的有关规定，着力提升档案的信息化和现代化的程度，开启档案新的管理模式和管理方法，优化档案资源的检索方式方法，大力提升档案服务企业的水平和利用效果。

2.2 及时剔除失去保存价值的档案并逐步推行电子档案

随着云南铁路建设进入快速发展阶段，大量铁路建设项目齐头并进，大量有巨大参考价值的铁路建设项目档案即将进入档案馆，这对我们档案管理部门带来了极大的挑战和压力，管理部门应该如何应对呢？我认为：

首先，我们应该尽快解决馆藏档案玉石不分的现状。积极开始馆藏档案的鉴定工作。对于那些随着历史发展和时间推移以及经过实践检验，确实已经失去保存价值的档案，坚决予以及时剔除，清除“僵尸档案”，腾出有效库容，保证库存档案的质量的同时还可以腾出有效库容来存在那些真正有价值的档案。

其次，因为纸质档案资料在存放和保管的过程中存在着管理条件高，难度大的现状，纸张老化受损现象是无可避免的，所以电子档案管理必然是今后档案管理工作的一个发展趋势。所以，我们从现在开始，在日常工作中，就要用发展的眼光看问题，实现电子归档系统与电子公文系统的无缝衔接，有效提高档案管理工作效率，逐步建立电子公文档案，进一步丰富档案的存贮介质，提高档案利用效果和效率，为今后全面实现电子档案管理奠定基础。

2.3 严格把住档案进馆的质量关

在接收和征集档案的过程中，为了避免出现“僵尸档案”，必须对要进馆的档案的价值、历史意识进行判断，严格把住档案进馆质量关，在做到应收尽收的基础上，对于一些质量不高，不符合接收条件的档案坚决不予以进馆，档案馆是重要历史资料的集中地，不是文件材料的存放地，不能只图数量不顾质量，要保证做到“该进馆的一卷不漏，不具备进馆价值的也一件不收”。

2.4 提升档案管理人员的自身素质，强化档案管理人员的管理意识

档案管理人员就是档案管理工作的直接参与者，档案管理人员的自身素质很大程度上决定着档案工作的水平，也决定着我们进馆档案的质量，因此提升档案管理人员管理和工作水平对推进档案工作的进一步发展是有积极作用的。首先应该积极为档案管理人员提供学习和提升的机会，组织参加各级各类的培训，创造参观、借鉴各级优秀档案管理部门的先进经验的机会，不断地提升自身的档案工作和管理水平。同时，档案管理人员在具体的工作实践中，也要勤思想，善总结，结合本单位的工作实际，积极思考，大胆创新，努力地彰显出工作的主观能动性，从而稳步地提高档案工作水平。

3 结 语

铁路企业对于国家的影响巨大，其发展的态势能够影响到国家的进步和繁荣，因此需要重视铁路企业中的方方面面。档案管理工作是一项重要的工作内容，尤其是对于铁路企业来说，需要积极的重视一些细节性的问题，采取合理的措施加以处理，保证使其对档案管理工作产生积极的影响。在本文中，作者结合自身工作实际，阐述了企业当前在档案管理中存在的问题和现状，同时针对存在的问题和现状，提出了多种可行的、操作性强的优化库存的手段，来提升企业的档案管理工作水平以及档案库存质量，希望能对铁路企业档案管理工作的提升与发展提供参考和借鉴。