档案保管和档案建成后管理模式探究

2020-03-03郝玉进

经济视野 2020年15期

文| 郝玉进

在实践过程中，采用合适的档案保管方式，可以有效提高档案保管工作效率，并在合理利用各种现代信息技术的情况下，推动我国档案管理模式的多元化发展。

档案保管模式概述

档案保管模式的特征

1.文件来源的唯一性特点。在档案保管时期，保管的档案都是以实体档案为主，因此是一个实体机关与文件群体唯一对应的关系。档案作为特定机关、组织或个人在社会实践活动中直接形成的产物，在产生处理过程中会形成多方面的历史联系，诸如形式联系、来源联关、内容联系和时间联系等。其中，档案与形成者之间的来源联系是首要联系，也是最根本的联系，假如割裂来源联系，其他联系的科学性就无法保证。

2.文件和档案管理的分阶段性。文件管理和档案管理作为两个相对独立的系统分别运行，文件、档案管理的全部目标和要求被分解到不同的阶段、环节和步骤之中。文件作为形成机关实践活动中产生的各种原始记录，首先对机关的行政管理工作具有全方位的现行效用，是机关工作的工具、凭据。后来随着文件针对的业务活动的办理结束，文件的现行效用逐渐消失并进入半现行阶段。但此时文件对机关的参考作用依然存在。直到最后，绝大部分半现行文件因为第一价值退化而彻底丧失现行作用，只有一小部分文件逐渐显现出长远的历史价值，成为非现行文件，具有保存价值的非现行文件就转化为档案被永久保存起来。因此，文件的价值形态变化贯穿于文件的整个运动过准，它是决定各阶段文件不同特点的最根本因素，从而导致了文件的阶段划分。

档案保管模式的意义

在本文中所表述的“档案保管”指的都是针对档案保管广义层面而言的，即泛指档案日常管理工作。在论述档案保管模式之前，我们先来了解一下“模式”的定义。所谓“模式”是指“某事物的标准形式或使人可以照着做的标准样式”(出自:《现代汉语词典》)。根据“模式”的定义，笔者认为，档案保管模式是可以这样理解的，即：“档案保管模式”是指将有保存价值的文件作为档案保管起来的标准形式。按照《档案法》等法律法规的规定，根据“统一领导，分级管理”的原则，对国家全部档案，必须设置全国规模的档案机构进行管理。又由于各单位的性质不同，所以出现了不同的档案管理机构，其中包括公共档案馆（国家档案馆、专业档案馆）；内部档案机构（企业档案馆、档案室）；档案行政管理机构（各级档案局、处等）；新型档案机构（文件中心、档案寄存中心、档案事务所）。不同的档案保管机构，虽然形成了档案保管模式的多元化，但保管对象都是一致的，在电子文件出现之前主要保管的是档案实体，档案实体是指各种档案材料本身，它是由档案内容和载体两部分构成的。

档案建成后保管模式的基本概述

档案建成后保管模式定义

所谓“建成后保管模式”是针对档案工作长期以来以实体档案管理为中心的“保管模式”而发展变革来的，此处指的 “后”并不是通常意义上所说的那种“后”,即：“落后”于某事物，而是以“后”来达到超越某事物。因此后现代所说的“后”是要永远保持对于现有事物和现有秩序的超越状态，换句话说，永远之“后”的后现代主义，就是永远在一切现有事物之“前”。这样，后现代主义以其“后”的优越地位，永远居“前”。从这个意义上说，“后保管”概念是对“保管”概念的超越。

档案建成后保管模式的主要特征

1.电子文件的来源具有不唯一性特征。在各行业的不断发展中，档案资料的有效保管是各级部门整体效益不断提高和长远发展的重要基础，随着计算机数据库的应用范围变得越来越广。因此，实行的有效保存、电子文件的合理利用，大大推动档案保管模式向着后保管模式方向发展，并且在各种档案数据不断得到完善的情况下，单一来源的概念正逐步发生着改变。总的来说，传统档案保管模式在某些情况下已经不断推动档案保管工作进一步发展，使后保管模式的应用有着非常广阔的空间。

2.文件和档案之间具有不可分离性。随着电子文件的产生，文档一体化发展方式得到不断完善，使文档一体化管理得到真正实践。虽然文件和档案是在事物的不同阶段出现的，但在社会本质、物质形态和相关信息等方面具有同一性，在本质上是相同的。在传统档案保管模式中，文件和档案的分界线是文件的归档，可单独进行管理。因此，其在手工操作情况下具有一定合理性。在电子档案保存中，各种资料都可在电脑和网络的合理应用下进行起草、归类、整理和再利用等，对保持文件工作与档案工作的一体性有着重要影响。由此可见，早期档案保存工作的质量和建成后期档案保管的工作效率有着直接联系，并且以往文件与档案管理方式在当前的档案保存工作中有着一定效用。因此，现代发展中，先进技术的合理应用可以有效提高档案保存的工作效率和档案资料的利用效率，是后保管模式真正成立的重要支持。