试论档案管理系统运行维护管理与体系建设

孙晓茹

摘  要：在社会信息化发展的当下，信息系统规范化运行维护与体系建设的重要性不断显现。对于档案管理系统运行维护来说，其主要作用是维护网络系统的安全与高效运行，以此提升企业档案管理的信息化水平，进而实现信息数据的高效利用。基于此，本文首先简要分析了企业档案管理系统运行维护与体系建设的基本原则及必要性，并对企业档案管理系统运行维护与体系建设现状进行分析，进而提出企业档案管理系统运行维护与体系建设的具体措施，以期为企业档案管理系统工作的高效运行提供参考。

关键词：企业  档案管理  系统运行维护  体系建设

中圖分类号：G270.7                           文献标识码：A                 文章编号：1674-098X（2020）07（b）-0184-03

Abstract： With the development of social information， the importance of standardized operation and maintenance of information system is emerging. For the operation and maintenance of the archives management system， its main role is to maintain the security and efficient operation of the network system， so as to enhance the level of enterprise archives management information， and then to achieve the efficient use of information data. Based on this， this paper briefly analyzes the basic principles and necessity of the operation maintenance and system construction of Enterprise Archives Management System， and analyzes the present situation of the operation maintenance and system construction of enterprise archives management system， then the paper puts forward the concrete measures of operation and maintenance and system construction of Enterprise Archives Management System， in order to provide reference for the efficient operation of Enterprise Archives Management System.

Key Words： Enterprise; Archives Management; System Operation and maintenance; System construction

在信息化时代，档案管理系统的应用范围逐步拓展，并展现出了重要的应用价值，然而对于系统运行质量的要求也逐步提升。对于企业发展来说，档案管理系统必不可少，同时该系统的运行水平决定着企业档案管理效果。因此，对于企业来说，提高档案管理系统的运行维护与体系建设能力十分必要，企业应从运行维护管理与体系建设中存在问题的总结与分析入手，针对性地采取可行的措施进行问题的合理解决，以此为档案管理系统的稳定运行提供保障。

1  企业档案管理系统建设的基本原则

1.1 预警性

企业档案管理运维管理过程中，应针对多种故障问题或突发状况而制定有效的应对预案，以此确保问题发生时可及时高效地进行故障或问题的解决，进而提升系统的运维效率，实现运维成本的有效控制。

1.2 科学性

档案管理系统的运行维护管理不应仅局限于事后处理，应从问题的预防与控制着手，采取科学的方式减少事故问题的反复出现，以此促进系统管理的科学化与规范化发展。

1.3 指导性

通过系统运维可以及时发现系统中存在的问题，并对问题进行合理解决，进而实现对系统的完善与优化。同时系统的优化与企业业务流程之间存在必然的关联，基于此，运行维护系统建设过程中应将其指导性原则充分发挥出来。

2  企业档案管理系统运行维护与体系建设中存在的问题分析

2.1 档案资料真实性有待提高

在信息化高速发展的时代背景下，档案是企业信息数据收集的重要渠道，档案管理人员有责任保证档案信息内容的真实性。然而由于传统的档案管理模式存在一定的安全隐患，信息数据存在被篡改的可能，同时也易出现文件损毁或遗失的风险，基于此，难以保障档案信息数据的安全性与真实性。此外，档案资料形式多样，除了文件档案以外，还有图表以及声像资料，如果未能明确档案资料的具体责任人，将会导致档案资料管理混乱，进而出现档案资料内容被删改的情况。因此，企业应重视档案资料的真实性问题。

2.2 档案资料的保密性尚需强化

由于传统的档案管理方式需要手工作业，与当下信息化时代的发展需求并不一致，因此，档案资料遗失或损毁问题频繁出现，致使档案资料的安全性与保密性受到了影响。而应用档案管理系统进行档案管理时，需要在计算机的基础上进行档案信息资料的传输，虽然可使档案管理更加高效，但档案资料的保密性也存在一定的威胁。

2.3 档案管理的长久性有待加强

现阶段，信息技术逐步应用于企业办公管理的各个环节，信息化档案资料的应用范围逐步拓展，企业会利用电子档案进行企业相关信息以及运行数据的存储，工作人员可在计算机上进行所需信息的快速查询与使用，这使企业的办公更加高效，然而如果计算机出现故障问题，将会导致信息资料丢失与损毁，如未能进行信息备份，将会对企业带来不可逆转的严重损失，对企业的档案管理的长效发展极为不利。

2.4 档案信息使用的广泛性尚需提升

采用传统的档案管理方式无法实现档案资料的高效利用，同时档案信息的查阅也存在一定难度，不仅费时费力，档案信息也极易破损。因此，需要加强企业档案管理系统的运行维护，进而使档案信息的查找更加便捷，实现档案资料的高效查阅与使用，进而将企业历史档案信息的重要价值充分展现出来。

3  企业档案管理系统运行维护与体系建设的可行性对策

3.1 实现库房管理的智能化

在信息化技术应用范围不断拓展的情况下，企业的各个领域都加强了与信息技术的融合，企业应基于计算机技术、结合企业自身的实际工作需求进行档案库房管理系统的建立，利用计算机进行库房情况的实时监控，对库房中的环境温度进行合理调控。该系统的应用不仅可以使库房的管理效率更高，同时也可使库房管理呈现出智能化与科学化的发展趋势。

3.2 建立健全档案管理网络

企业档案管理的效果会对企业的竞争能力产生影响，基于此，企业应对档案管理模式进行完善与优化，进而使档案管理系统的价值得以充分展现。档案管理系统的建立，可解决传统管理模式的弊端，可通过计算机技术的应用实现大规模数据的分析、处理与安全存储，可以满足当下企业发展的信息需求。基于此，企业应立足于当前的发展实际，实现管理模式的创新与优化，通过网络技术加强各部门之间的沟通与交流，进而实现档案信息数据的有效共享。

3.3 加强档案管理人员的素质建设

档案管理人员是否具备较高的素质与档案管理能力决定着企业的档案管理效果，基于此，企业应重视档案管理人才的培养，结合档案管理系统运行维护管理与体系建设的工作需求而制定合理的培训规划，确保工作人员自身的能力及素质得以有效提升，进而为档案管理系统的高效运维与体系的合理建设提供保障。同时，企业还应投入充足的资金保障培训工作的顺利开展，可聘请相关专门走入企业召开档案管理系统运维相关的讲座。培训过程中，企业应在理论知识强化的同时，注重员工实践操作能力的培养，以使档案管理工作人员可在问题的发现与解决当中实现自身能力的有效提升，进而保障档案管理系统的高效运行。

3.4 强化信息技术的应用程度

信息化时代，信息技术的应用与发展转变了企业的工作模式，并且其对企业经营与发展所起的作用逐步提升，企业对信息技术应用的重视程度也日益提高。然而与西方发达国家相比，本国企业的信息技术能力以及应用状况仍与之有较大差异，部分企业并未建立起完善的档案管理系统，并且运维管理能力较低且体系建设也并不完善。基于此，企业应提高对信息技术的重视，积极将信息技术引入企业经营与发展的各个环节，借鉴国外先进的信息技术手段与成功的档案管理经验，以此促进企业自身档案管理能力的有效提升，确保档案管理系统运行维护工作的正常开展。

4  结语

企业的发展是国民经济发展的基础，企业档案管理系统的运行效果会对企业的整体发展状况产生直接影响。企业应正视档案管理系统运维管理与体系建设中存在的问题，从实现库房管理的智能化入手，建立健全档案管理网络、加强档案管理人员的素质建设并强化信息技术的应用程度，进而通过信息技术手段促进企业档案管理系统运行维护与体系建设能力的显著提升，以此为企业的稳定与健康发展提供保障，进而推动国家经济的发展与进步。

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