试论企业档案管理工作的路径

李然 刘阳

摘  要：加强企业档案管理工作，有利于企业综合管理水平提升，夯实企业管理基础。针对当前企业档案管理工作受重视程度偏低、与中心工作融合度不够、企业档案管理人员专业能力有待提高、企业档案信息利用率不高等问题，笔者着重从加强企业档案管理重视程度、加强企业档案管理队伍建设、强化档案服务职能、注重档案资料收集、充分利用现代化档案管理手段 、建立健全完善企业档案管理制度等六个方面提出相应的解决路径，对大数据时代企业应采取的企业档案管理措施进行具体讨论，希望能对提升企业档案管理工作起到一定的参考作用。

关键词：企业  档案管理工作  问题  路径

中图分类号：G271                              文獻标识码：A                      文章编号：1674-098X（2020）08（b）-0155-03

Abstract： To strengthen the management of enterprise file， is conducive to the improvement of enterprise comprehensive management level， tamp the foundation of enterprise management. In view of the current enterprise file management work is not enough emphasis on the low side， insufficient integration with central work， professional ability needs to improve enterprise file management， enterprise file information utilization rate  not high， the author puts forward the corresponding solutions from the following six aspects： strengthening the attention of enterprise archives management， strengthening the construction of enterprise archives management team， strengthening the function of archives service， paying attention to the collection of archives data， making full use of modern archives management means， and establishing and perfecting the system of enterprise archives management. This paper discusses the measures of enterprise archives management that should be taken by enterprises in the era of big data， hoping to play a certain reference role in improving the management of enterprise archives.

Key Words： Enterprise; File Management; Problem; Path

大数据时代，网络信息技术的发展冲击着各行各业，企业管理模式逐步摆脱传统的人工管理逐渐向信息化、智能化的方向转变。承担企业“后勤”服务的档案管理作为现代企业重要的管理内容与模块，不再是简单的资料存放，而是凭借其强大的信息资源支撑企业正常运转，注重档案数据的应用服务，实现企业档案管理系统与其他业务系统的无缝连接，建立一套符合企业自身特点、体现企业科学管理水平的档案体系，提高档案的工作质量和利用效率，使企业档案工作同步企业发展速度，从人力物力财力等方面优化企业管理模式，提升企业效益，规避和抵御风险，积极探究企业档案管理的适应路径势在必行。

1  企业档案管理工作中存在的主要问题

1.1 企业档案管理工作受重视程度偏低

企业档案管理工作作为企业管理工作的一项，因非企业主业，相对处于弱势地位，大部分企业管理层更专注主业，对档案管理工作不够重视。甚至一些主管档案管理工作的领导也没有对档案工作给予应有的重视，职工传统思维中往往认为档案管理仅仅是资料的保存，没有形成对档案管理的系统性思维。

1.2 企业档案管理工作与中心工作融合度不够

大部分企业档案管理工作和企业中心工作融合度相对较低，如何真正做到二者的有效融合发挥档案管理的价值，方式方法十分重要。部分企业能够意识到二者融合的重要性，却找不到切入点，不知从哪抓起，将企业经营管理工作和企业档案管理工作平行开展，费时费力不见成效，形成恶性循环，导致企业对档案管理工作更加不重视。

1.3 企业档案管理人员专业能力有待提高

受传统企业管理模式影响，企业档案管理工作大部分仍处于较为传统的模式。企业档案管理人员往往存在兼职现象，部分从事档案管理人员操作电脑水平偏低，甚至有电脑盲现象，加之企业专业档案知识培训以及档案管理信息化投入、企业对档案管理的要求不高等多重因素，档案管理人员专业能力停滞不前，综合能力相对薄弱，档案管理队伍不稳定，没有对档案工作形成专业化、标准化、信息化认识。

1.4 企业档案信息利用率不高

部分企业至今并未建立档案信息系统，即便建设也存在在规范性、开发性、服务性、共享性上不一致，不能满足企业档案信息资源共享的需求，导致企业档案信息利用率偏低。

2  企业档案管理工作的路径探索

2.1 加强企业档案管理重视程度

企业领导层要从思想认识上、政治上重视企业档案管理工作的重要性，组织企业各层次负责人、档案管理人员学习《档案法》、企业档案管理相关规定等，形成全企业重视档案工作的氛围，尤其是企业档案信息化建设进程中，并非档案部门自身工作，需要各部门积极配合、提供原始数据和建设性的意见和建议，企业管理层应提高企业档案管理工作的地位和作用，建立定期听取档案工作汇报机制，及时协调解决企业档案工作中存在的问题，同步做好企业档案宣传工作，结合开展“国际档案日”“档案法宣传周”等系列活动积极宣贯企业档案最新进展，强化企业档案管理影响力。

2.2  加强企业档案管理队伍建设

档案管理队伍是企业发展的重要力量，高素质的档案管理队伍，不但是企业档案管理的需要，同时也是企业档案管理人员业务提升的需要，档案管理人员的业务素质直接影响档案管理的质量。尤其是大数据时代背景下，档案信息化建设是档案管理升级的必由之路。推进档案信息化建设的关键是人。由于电子档案的自身属性，电子档案和传统纸质档案的管理方法不同，这对档案管理人员提出了新的要求，学习档案学基础理论，掌握档案工作的规律性，其应熟练运用档案管理工作流程和现代化的档案管理技术。加强档案管理人员的业务技能的同时，其责任心、责任感、事业心的培养也是提高企业档案管理的重要一环，因此要对企业档案管理队伍综合素质的提高常抓不懈，为企业档案工作夯实基础。

2.3 提升企业档案管理水平，强化档案服务职能

加大企业档案管理水平整体提升力度，坚持档案集中统一管理原则，做好档案的收集、整理、分类、保存等基础性工作，强化档案服务职能，发挥企业档案的情报价值、评审价值、维权价值、营销价值，推进档案工作融入企业持续发展工作中，从基础档案、行业信息、全面分析、系统应用等不同层面递次为企业经营发展提供服务信息，用好用活档案信息资源，提高档案利用率。如借助档案数据信息平台，对比分析企业不同指标信息波动变化以及变化的具体形式，动态跟踪分析变化数据，对企业管理层经营决策将发挥一定的作用。有条件的企业建议创建档案室、阅览室、资料库，同时配备专职工作人员，对接各业务部门档案资料的协调控制、归档管理以及应用，强化档案服务职能落地。

2.4 注重档案资料收集

档案管理工作是企业管理工作的基础性工作，而档案管理工作的基层性工作是档案资料收集，实时收集档案资料是保证企业档案完整的关键基础环节。加强档案分类管理，规范档案收集范围，根据企业档案相关管理办法及细则完善档案的基礎数据收集内容，并实行各部门联动，全员采取定期和不定期相结合的方式参与档案资料收集和补充，避免档案基础数据的缺失，确保原始档案信息与进入档案管理信息系统的电子档案信息一致，确保汇总后的档案资料层次清晰、材料齐全，在符合保密原则的情况下合理利用档案。

2.5 充分利用现代化档案管理手段

加强企业档案管理的工作效率，实现企业档案信息共建共享，企业应借助现代化的档案管理技术和管理方法，实现企业档案管理系统化、程序化和规范化、信息化。利用现代信息化的管理设备，通过信息数据清理、信息管理规范建设、信息流动渠道的设计等，借助于信息自动化管理平台，实现档案管理信息化，使企业档案管理数据网上记录、存储、查询、统计、分析、监控，确保企业档案数据的准确性、完整性、规范性、可用性、精准性，改变传统信息管理的事后模式为即时模式，实现企业馆藏档案数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化，使企业档案管理更加科学、合理、合规。

2.6 建立健全完善企业档案管理制度

企业档案工作是一项记录企业历史、服务企业、造福职工的重要事业。要坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，深入贯彻习近平总书记“经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案”关于档案工作的重要指示精神，认真贯彻执行《档案法》有关规定，考虑企业自身实际编制相关档案规章制度，结合实际档案工作开展适时更新规章制度，完善档案管理机制，对企业档案的收集、整理、分类、鉴别、归档范围、保存期限，保密文件收发、存档、销毁、移交、更新等各环节工作流程作出具体规定，保证档案管理制度化运行。

综上所述，企业档案管理工作的有效推进对企业发展起着重要作用。企业必须进一步关注企业档案管理中应注意的问题，积极探索创新档案管理路径，渐进提升企业档案管理水平和服务水平。

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